Die passenden Fragen und Aktivitäten für diesen Mitarbeiter.

Bestimmen Sie den Ablauf anhand von Position, Abteilung, Standort und Startdatum. Bereits bekannte Informationen werden wiederverwendet; fehlende Angaben fragen Sie gezielt ab.

1. Zusammenführen und festlegen

   Kombinieren Sie Daten aus HR und TOPdesk mit Ihrer Matrix für Berechtigungen, Betriebsmittel und Aufgaben. Legen Sie fest, welche Fragen und Aktivitäten für diese Situation gelten.

2. Automatisch ergänzen

   Stellen Sie ergänzende Fragen über ein Formular. Lassen Sie die erforderlichen Aktivitäten anhand neuer Informationen ergänzen oder aktualisieren, statt das gesamte Onboarding manuell neu zusammenzustellen.

3. Ausführen und zurückmelden

   Führen Sie Kontoaktionen, die Bereitstellung von Betriebsmitteln und Serviceaufgaben nach dem konfigurierten Ablauf aus. Übernehmen Sie Status und Ergebnis in TOPdesk und in die vereinbarten HR-Datensätze; Ausnahmen bleiben Teil desselben Prozesses.

Von der Personaländerung zu einem vollständigen Start.

Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt. Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.

1. Die verfügbaren Informationen kombinieren

   Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.

2. Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen

   Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.

3. Ausführen, bestätigen und aktualisieren

   Verknüpfen Sie Konto- und Gruppenaktionen mit der Ausgabe und Bestätigung von Betriebsmitteln. Binden Sie bei Bedarf die Unterzeichnung über ValidSign und die Ablage im Vorgang ein. Melden Sie das Ergebnis an die Aktivitäten zurück.

4. Den Ablauf mit HR schließen

   Wurde das Konto angelegt? Schreiben Sie die vereinbarten Kontodaten oder den Status nach AFAS oder in die gewählte HR-Quelle zurück. Die TOPdesk-Aktivität erhält dasselbe Ergebnis. HR und IT müssen die Bestätigung nicht mehr separat übertragen oder nachfragen.

Eine andere Position. Eine passende neue Situation.

Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt. Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.

1. Die verfügbaren Informationen kombinieren

   Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.

2. Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen

   Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.

3. Ausführen, bestätigen und aktualisieren

   Verknüpfen Sie Konto- und Gruppenaktionen mit der Ausgabe und Bestätigung von Betriebsmitteln. Binden Sie bei Bedarf die Unterzeichnung über ValidSign und die Ablage im Vorgang ein. Melden Sie das Ergebnis an die Aktivitäten zurück.

4. Den Ablauf mit HR schließen

   Melden Sie bestätigte Änderungen oder Entzüge an die TOPdesk-Aktivitäten und, soweit vereinbart, an die HR-Quelle zurück. So passen Personalverwaltung, Ausführung und Nachverfolgung wieder zusammen.

Austritt bekannt. Zugriff und Betriebsmittel werden entsprechend angepasst.

Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt. Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.

1. Die verfügbaren Informationen kombinieren

   Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.

2. Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen

   Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.

3. Entziehen, zurücknehmen und abschließen

   Verknüpfen Sie den Entzug von Zugriff und Gruppenmitgliedschaften mit der Rückgabe von Betriebsmitteln. Aktualisieren Sie Beziehungen und Datensätze und halten Sie offene Aktivitäten sichtbar, bis das Ergebnis bekannt ist.

4. Den Ablauf mit HR schließen

   Melden Sie bestätigte Änderungen oder Entzüge an die TOPdesk-Aktivitäten und, soweit vereinbart, an die HR-Quelle zurück. So passen Personalverwaltung, Ausführung und Nachverfolgung wieder zusammen.

Das Ergebnis gehört auch zurück nach AFAS.

AFAS kann Daten liefern und Ergebnisse empfangen. Lassen Sie nach einem abgeschlossenen Prozessschritt die vereinbarten Daten in AFAS aktualisieren. Dies ist ein eigenständiger Ablauf und nicht automatisch die umgekehrte Variante jeder Synchronisation.

1. Die bestätigte Ausführung erkennen

   Nutzen Sie den bestätigten Abschluss einer Aktivität, etwa ein angelegtes Konto. Das Ergebnis und nicht allein der Auftrag löst die Rückmeldung aus.

2. Festlegen, was AFAS erhalten soll

   Service Automation Suite wendet die Vereinbarungen zur Erkennung, Feldzuordnung und Verarbeitung an. Nur die ausgewählten Daten werden zurückgeschrieben.

3. Aktualisieren und das Ergebnis dokumentieren

   Verarbeiten Sie die Daten über die verfügbare AFAS-Anbindung und melden Sie Erfolg oder Fehler an den ursprünglichen Prozess zurück.

Genehmigt. Kontrolliert ausgeführt.

Verknüpfen Sie eine genehmigte Anfrage mit Konto- oder Berechtigungsaktionen. Richtlinien und Genehmigung bleiben maßgeblich.

1. Entscheidung dokumentieren

   Prüfen Sie, welche Person, welcher Zugriff und welcher Zeitraum genehmigt wurden. Eine Anfrage ohne Freigabe löst keinen Ausführungsauftrag aus.

2. Die zuständige ausführende Person

   Lassen Sie die verfügbare Konto- oder Gruppenaktion über die konfigurierte Anbindung ausführen. Wenn HelloID den Lebenszyklus verwaltet, schließt Service Automation Suite daran an, ohne dieselben Regeln erneut aufzubauen.

3. Ergebnis zurückmelden

   Dokumentieren Sie, ob die Aktion erfolgreich war. Leiten Sie einen Fehler oder eine Ausnahme an den zuständigen Administrator weiter; ein versendeter Auftrag ist noch keine erfolgreiche Ausführung.

Eine Unterschrift. Der Vorgang vollständig.

Verknüpfen Sie eine Anfrage oder Aktivität mit der digitalen Unterzeichnung. Halten Sie Dokument, Unterschriftsstatus und Nachverfolgung im selben Vorgang zusammen.

1. Anfrage abgeschlossen

   Das Dokument und die Daten der Unterzeichner wurden geprüft. Ein vereinbarter Status oder eine Aktivität gibt den Startschuss.

2. Unterzeichnung anfordern

   Service Automation Suite kann die Unterschriftsanfrage bei ValidSign starten und den verfügbaren Status abrufen oder empfangen. Sie vereinbaren, was bei Ablehnung, Ablauf oder einem Fehler geschieht.

3. Zurück in TOPdesk

   Melden Sie Status und unterschriebenes Dokument an den ursprünglichen Vorgang zurück. Schließen Sie die Aktivität erst nach der vereinbarten Prüfung ab.

Ein Betriebsmittel ausgegeben. Empfang bestätigt.

Ein Mitarbeiter beginnt oder übernimmt eine andere Rolle. Verknüpfen Sie die HR-Änderung mit der Ausgabe beispielsweise eines Laptops oder Telefons und lassen Sie den Empfang digital bestätigen, etwa über ValidSign. Service Automation Suite führt Mitarbeiter, Betriebsmittel, Dokument und Nachverfolgung zusammen. Die Konfiguration richtet sich nach Ihren Vereinbarungen und den verfügbaren Schnittstellen.

1. Festlegen, was ausgegeben wird

   Verwenden Sie Mitarbeiter und Rolle aus der gewählten HR-Quelle. Prüfen Sie, welches Betriebsmittel zugeordnet ist, welche Genehmigung erforderlich ist und wer die Ausgabe übernimmt. Verknüpfen Sie Mitarbeiter und Betriebsmittel mit derselben Anfrage oder Aktivität.

2. Den Empfang bestätigen lassen

   Erstellen Sie entsprechend Ihren Vereinbarungen eine Empfangs- oder Leihbestätigung mit den passenden Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten. Starten Sie beispielsweise eine Unterschriftsanfrage in ValidSign und verfolgen Sie den verfügbaren Unterschriftsstatus. Eine versendete Anfrage bedeutet noch keinen bestätigten Empfang.

3. Nachweise speichern und Ausnahmen nachverfolgen

   Speichern Sie nach bestätigter Unterzeichnung das Dokument oder den Dokumentverweis beim passenden Betriebsmittel und Vorgang, beispielsweise in TOPdesk. Leiten Sie eine Ablehnung, eine abgelaufene Anfrage oder fehlende Daten an eine verantwortliche Person weiter.

   Die Rückmeldung an HR konfigurieren Sie nur dort, wo sie verfügbar und vereinbart ist.

Von der Anfrage im SSP bis zur Ausführung und Rückmeldung.

Der Mitarbeiter beginnt im TOPdesk Self-Service Portal. Service Automation Suite organisiert die Folgeschritte, auch wenn Daten, Entscheidungen oder Aktionen aus anderen Systemen benötigt werden.

1. Anfrage mit Kontext starten

   Nutzen Sie die Anfrage und die vorhandenen Daten zu Person, Organisation und Betriebsmitteln als Ausgangspunkt. Legen Sie anhand der vereinbarten Matrix fest, welche Fragen, Auswahlmöglichkeiten und Genehmigungen erforderlich sind.

2. Ergänzen und ausführen

   Fragen Sie fehlende Informationen über ein Formular ab und lassen Sie Antworten ergänzende Aktivitäten starten oder aktualisieren. Verknüpfen Sie Genehmigungen, manuelle Aufgaben und Systemaktionen mit derselben Anfrage.

3. Zurück zum Antragsteller und Vorgang

   Übernehmen Sie die bestätigten Ergebnisse in TOPdesk und melden Sie Status und Ergebnis an die ursprüngliche Anfrage zurück. Ein Fehler oder eine fehlende Bestätigung wird nachverfolgt, statt die Anfrage fälschlich als abgeschlossen zu markieren.

Aktueller Bestand und die passenden Auswahlmöglichkeiten in Ihrem Formular.

Verwenden Sie Service Automation Suite-Formulare aus Ihrem SSP heraus und kombinieren Sie TOPdesk-Informationen mit Daten aus anderen Quellen. Das Formular ist Teil des Prozesses und nicht nur eine Eingabemaske.

1. Verfügbare Optionen abrufen

   Lesen Sie Betriebsmittel und Bestand aus TOPdesk aus und wenden Sie Filter an, etwa nach Typ, Standort und Verfügbarkeit. Nutzen Sie für die Auswahllisten auch zentrale Tabellen oder Daten aus anderen Anwendungen.

2. Fragen auf die Situation abstimmen

   Lassen Sie die Matrix, vorhandene Daten und frühere Antworten bestimmen, welche ergänzenden Fragen oder Auswahlmöglichkeiten benötigt werden. So fragen Sie beim Onboarding oder bei einer Betriebsmittelanfrage gezielt nach.

3. Die Auswahl in die Folgeschritte übernehmen

   Übernehmen Sie die Antwort bei der passenden Person, dem Change oder der Aktivität. Starten Sie die konfigurierten Folgeaktionen, etwa Genehmigung, Ausgabe, Unterzeichnung und Erfassung, und melden Sie das Ergebnis zurück.

Ein Betriebsmittel auswählen, unterschreiben lassen und die Übergabe dokumentieren.

Zum Beispiel die Ausgabe eines Laptops aus einem TOPdesk-Change. Versenden Sie nicht nur eine Unterschriftsanfrage, sondern halten Sie Auswahl, Betriebsmittel, Mitarbeiter und bestätigte Übergabe zusammen.

1. Mit dem passenden Kontext auswählen

   Lassen Sie den Mitarbeiter oder Bearbeiter über ein Formular ein verfügbares Betriebsmittel auswählen. Verwenden Sie Filter nach Typ, Standort oder Bestand und speichern Sie die Beziehung zum passenden Change oder zur Aktivität.

2. Unterzeichnung und Ergebnis verknüpfen

   Verwenden Sie die ausgewählten Daten im Dokument für ValidSign. Eine versendete Anfrage ist noch keine abgeschlossene Übergabe: Machen Sie den Folgeschritt vom bestätigten Unterschriftsstatus abhängig. Eine Ablehnung oder ein Fehler erfordert Nachverfolgung.

3. Beziehungen, Vorgang und Verwaltung aktualisieren

   Ordnen Sie das Betriebsmittel nach der vereinbarten Bestätigung dem Mitarbeiter zu und übernehmen Sie Status und Dokument in die Aktivität. Derselbe Prozess kann das unterschriebene Dokument an die passende Personalakte weiterleiten, beispielsweise in AFAS.

Ein TOPdesk-Ereignis startet die Folgeschritte in Service Automation Suite.

Lassen Sie eine Anfrage, Statusänderung oder Aktivität über eine konfigurierte Aktionsfolge oder einen API-Aufruf einen Service Automation Suite-Prozess starten. Der Benutzer arbeitet weiterhin in TOPdesk.

1. Startzeitpunkt und Kontext festlegen

   Legen Sie fest, welches Ereignis die Aktion auslöst und welcher Verweis auf die Meldung, den Change oder die Aktivität mitgegeben wird. Konfigurieren Sie den Zugriff für diesen Aufruf.

2. Die Zusammenhänge organisieren

   Service Automation Suite ruft benötigte Daten ab, wendet Bedingungen und Matrizen an und führt die vereinbarten Schritte in anderen Systemen aus. Ein Formular kann fehlende Informationen ergänzen.

3. Ergebnis zurückgeben

   Melden Sie das Ergebnis und mögliche Fehler an den ursprünglichen Vorgang zurück. Machen Sie die weiteren Schritte von der bestätigten Verarbeitung abhängig.

Ein Change, der bei der Freigabe nicht endet.

Machen Sie Change-Management wiederholbar: die passenden Fragen, Genehmigungen und Aktivitäten mit einer klar verantwortlichen Person. Service Automation Suite verbindet die Aktionen außerhalb von TOPdesk und meldet das Ergebnis zurück.

1. Mit einem praxistauglichen Prozess beginnen

   Konfigurieren Sie eine Change-Vorlage mit den benötigten Informationen, Genehmigungsschritten, Aktivitäten und Verantwortlichen. Von der Arbeitsplatzanfrage bis zum Umzug.

2. Entscheidung und Ausführung verknüpfen

   Lassen Sie genehmigte Aktivitäten Systemaktionen starten: ein Dokument unterschreiben lassen, Daten anpassen oder Zugriff einrichten. Manuelle Aufgaben bleiben Teil desselben Ablaufs.

3. Wissen, was tatsächlich abgeschlossen ist

   Schreiben Sie Ergebnisse in den Change und die zugehörigen Aktivitäten zurück. Das Team sieht, welcher Schritt abgeschlossen ist und wo noch jemand handeln muss.

Einen Raum buchen. Zwei Umgebungen aktuell halten.

Reservations hält Raumbuchungen in Outlook und TOPdesk in beide Richtungen aktuell. Buchungen, Änderungen und Stornierungen müssen nicht doppelt erfasst werden. Die Verfügbarkeit sehen Sie in Outlook oder Exchange.

1. In Outlook oder TOPdesk buchen

   Erstellen Sie die Raumbuchung in der Umgebung, in der Sie arbeiten. Reservations verarbeitet die Buchung auch in der anderen Umgebung.

2. Änderungen und Stornierungen abgleichen

   Lassen Sie Änderungen und Stornierungen in beiden Umgebungen wirksam werden. So blockiert eine stornierte Buchung nicht unnötig weiterhin einen Raum.

3. Konflikte und Status sichtbar machen

   Erhalten Sie eine Nachricht bei einer kollidierenden Buchung und sehen Sie den Verarbeitungsstatus in der Umgebung. Halten Sie Verfügbarkeit und Abweichungen sichtbar, ohne zwei Kalender manuell vergleichen zu müssen.

Jeder mit seinem eigenen Servicetool. Gemeinsam weiterkommen.

Kein Nachtelefonieren beim Lieferanten mehr, um den Status zu erfahren. Collaboration Composer (CC) verbindet die Serviceumgebungen von Kunden und Lieferanten mit TOPdesk. Verträge und Servicevereinbarungen bleiben in TOPdesk; CC verbindet die Ausführung zwischen den Parteien.

1. Übergabe vereinbaren

   Legen Sie fest, welche Meldung an die andere Partei übermittelt wird und welche Kundendaten, Felder und Anhänge geteilt werden dürfen.

2. Meldungen verknüpfen

   Service Automation Suite kann verknüpfte Tickets anlegen oder aktualisieren und die vereinbarten Kommentare sowie Statusinformationen in die andere Umgebung übertragen und zuordnen.

3. Fortschritt zusammenführen

   Melden Sie Updates an die ursprüngliche Meldung zurück. Halten Sie Übergabefehler, Konflikte und fehlende Rückmeldungen sichtbar.

Servicearbeit in TOPdesk. Verarbeitung in AFAS.

Verknüpfen Sie die auf Meldungen, Changes und Aktivitäten erfassten Stunden mit dem passenden Kunden oder Projekt in AFAS. Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten bilden dafür die Grundlage.

1. Servicestunden zusammenstellen

   Verwenden Sie die vereinbarte Stundenerfassung sowie die zugehörige Person, Organisation und Tätigkeit.

2. Mit Kunde und Projekt verknüpfen

   Erkennen Sie die Kundenbeziehung und das Projekt in AFAS. Legen Sie fehlende Daten zur Prüfung vor.

3. Nach der vereinbarten Prüfung verarbeiten

   Lassen Sie die Daten in die Stundenerfassung oder Rechnungsstellung einfließen. Die Finanzabteilung behält die Prüfung; das Ergebnis wird an den Prozess zurückgemeldet.

Von der Zugriffsentscheidung zur nachweisbaren Ausführung.

Ein geschlossenes Ticket erklärt noch nicht, warum Zugriff gewährt wurde oder was tatsächlich ausgeführt wurde. Verbinden Sie die IAM-Entscheidung mit der Genehmigung, den TOPdesk-Aktivitäten und den Ergebnissen aus den beteiligten Systemen. So unterstützen Sie Prüfbarkeit und Rechenschaftspflicht unter anderem im Rahmen von BIO2.

1. Die Auswahl bei der Anfrage speichern

   Verknüpfen Sie Person, Begründung und erforderliche Genehmigung mit dem angefragten Zugriff oder den Betriebsmitteln.

2. Aktivitäten mit tatsächlichen Ergebnissen verbinden

   Melden Sie Systemaktionen und manuelle Bestätigungen an den TOPdesk-Change und die Aktivitäten zurück. Ein versendeter Auftrag ist noch keine erfolgreiche Ausführung.

3. Abweichungen nachverfolgbar halten

   Machen Sie sichtbar, was ausgeführt wurde, wo Abweichungen bestehen und wer handeln muss. Dies unterstützt Steuerungsmaßnahmen und Kontrollen; die Einhaltung von Anforderungen erfordert auch passende Richtlinien und ein geeignetes Management.

Vom technischen Signal zur nutzbaren Aufgabe.

Verbinden Sie Monitoring mit TOPdesk. Erstellen Sie nicht nur eine Meldung, sondern ergänzen Sie Kontext und sorgen Sie dafür, dass die zuständige Partei damit weiterarbeiten kann.

1. Erkennen, was Aufmerksamkeit benötigt

   Empfangen Sie ein relevantes Signal und verknüpfen Sie es mit dem Kunden, dem Gerät oder dem betroffenen Service.

2. Die Meldung nutzbar machen

   Ergänzen Sie die Meldung und wenden Sie die vereinbarte Priorität und Weiterleitung an. Erkennen Sie wiederholte Signale, um unnötige Doppelarbeit zu vermeiden.

3. Das zuständige Team handeln lassen

   Verknüpfen Sie den Incident mit dem Bearbeiter oder Lieferanten und verfolgen Sie die Bearbeitung. Lassen Sie eine Wiederherstellung oder einen Folgeschritt entsprechend Ihrem Prozess zurückmelden.

Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten in TOPdesk.

Verwenden Sie AFAS als Quelle für Personen, Niederlassungen oder Unternehmen in TOPdesk. Service Automation Suite erkennt die Beziehungen und aktualisiert die vereinbarten Daten. So beginnt eine Meldung oder Anfrage mit dem richtigen Kontext.

1. Die passenden Quelldaten lesen

   Übernehmen Sie die relevanten Personen- und Organisationsdaten aus AFAS. Verwenden Sie die vereinbarten Erkennungsfelder, um dieselben Beziehungen wiederzufinden.

2. TOPdesk gezielt aktualisieren

   Legen Sie fehlende Datensätze an und aktualisieren Sie geänderte Daten und Beziehungen. Daten, die an anderer Stelle verwaltet werden, bleiben bei ihrer jeweiligen Quelle.

3. Auf diesem Kontext aufbauen

   Verwenden Sie die aktuellen Personen- und Organisationsdaten bei Serviceanfragen, Changes sowie Eintritts-, Wechsel- und Austrittsprozessen. Die Datensynchronisation bildet die Grundlage; die Prozessausführung ist der nächste Schritt.

Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten in TOPdesk.

Verwenden Sie Youforce als Quelle für Personen, Niederlassungen oder Unternehmen in TOPdesk. Service Automation Suite erkennt die Beziehungen und aktualisiert die vereinbarten Daten. So beginnt eine Meldung oder Anfrage mit dem richtigen Kontext.

1. Die passenden Quelldaten lesen

   Übernehmen Sie die relevanten Personen- und Organisationsdaten aus Youforce. Verwenden Sie die vereinbarten Erkennungsfelder, um dieselben Beziehungen wiederzufinden.

2. TOPdesk gezielt aktualisieren

   Legen Sie fehlende Datensätze an und aktualisieren Sie geänderte Daten und Beziehungen. Daten, die an anderer Stelle verwaltet werden, bleiben bei ihrer jeweiligen Quelle.

3. Auf diesem Kontext aufbauen

   Verwenden Sie die aktuellen Personen- und Organisationsdaten bei Serviceanfragen, Changes sowie Eintritts-, Wechsel- und Austrittsprozessen. Die Datensynchronisation bildet die Grundlage; die Prozessausführung ist der nächste Schritt.

Von der Lieferung zur Erfassung. Anschließend mit der tatsächlichen Situation abgleichen.

Lesen Sie die vereinbarten Daten beispielsweise von Ingram Micro, TD SYNNEX, ALSO, Bechtle oder Dustin über die verfügbare API oder Dateien ein. Service Automation Suite kann vorhandene Assets erkennen, neue Assets kontrolliert anlegen und die Daten mit Jamf Pro, Intune, SCCM oder Lansweeper vergleichen. Kein Lieferant stellt automatisch alle Felder bereit; Zugang, Vorlage und Vereinbarungen zu den Quellen bestimmen die Konfiguration.

1. Die verfügbare Lieferung einlesen

   Speichern Sie Bestellung, Bestellposition und Lieferung mit den verfügbaren Artikel- und Seriennummern. Fehlende Seriennummern oder Teillieferungen bleiben zur Prüfung offen; versendet ist nicht gleich empfangen.

2. Das passende TOPdesk-Asset erkennen oder anlegen

   Suchen Sie innerhalb der vereinbarten Organisation anhand fester Kennungen. Aktualisieren Sie nur die maßgeblichen Lieferantenfelder; legen Sie ein Asset nur mit ausreichenden Daten und einer passenden Vorlage an. Halten Sie doppelte oder unklare Zuordnungen getrennt.

3. Mit operativen Quellen vergleichen

   Vergleichen Sie das erfasste Betriebsmittel mit verfügbaren Beobachtungen aus Jamf, Intune oder Lansweeper. Erstellen Sie bei fehlender Registrierung, einem falschen Standort oder einer doppelten Erfassung eine TOPdesk-Aktivität. Speichern Sie Quelle, Prüfzeitpunkt und bestätigtes Ergebnis.

Asset Management arbeitet mit dem aktuellen Bestand.

Verbinden Sie den Gerätebestand aus Microsoft Intune mit TOPdesk Asset Management. Service Automation Suite erkennt Geräte und Beziehungen, ordnet Merkmale zu und hält die vereinbarten Datensätze aktuell.

1. Den relevanten Bestand auswählen

   Verwenden Sie die verfügbaren Gerätemerkmale und den vereinbarten Umfang. Halten Sie fest, welche Quelle für das jeweilige Feld maßgeblich ist.

2. Erkennen und aktualisieren

   Vermeiden Sie doppelte Assets, aktualisieren Sie geänderte Felder und ordnen Sie Betriebsmittel den passenden Personen zu.

3. Den Datensatz mit den Folgeschritten verbinden

   Verknüpfen Sie fehlende Daten, eine andere verantwortliche Person oder einen austretenden Mitarbeiter mit einer Aufgabe, einem Change oder einem Rückgabeprozess.

Asset Management arbeitet mit dem aktuellen Bestand.

Verbinden Sie den Gerätebestand aus Microsoft SCCM mit TOPdesk Asset Management. Service Automation Suite erkennt Geräte und Beziehungen, ordnet Merkmale zu und hält die vereinbarten Datensätze aktuell.

1. Den relevanten Bestand auswählen

   Verwenden Sie die verfügbaren Gerätemerkmale und den vereinbarten Umfang. Halten Sie fest, welche Quelle für das jeweilige Feld maßgeblich ist.

2. Erkennen und aktualisieren

   Vermeiden Sie doppelte Assets, aktualisieren Sie geänderte Felder und ordnen Sie Betriebsmittel den passenden Personen zu.

3. Den Datensatz mit den Folgeschritten verbinden

   Verknüpfen Sie fehlende Daten, eine andere verantwortliche Person oder einen austretenden Mitarbeiter mit einer Aufgabe, einem Change oder einem Rückgabeprozess.

Das alte Element behalten. Das neue Asset daneben aufbauen.

Dieses Beispiel beschreibt eine Konfiguration mit Service Automation Suite neben dem bisherigen Datenbestand, nicht den integrierten TOPdesk-Migrationsassistenten. Beginnen Sie mit einem Objekttyp oder einer begrenzten Auswahl. Der Verweis zwischen Alt und Neu verhindert, dass Sie beim Übergang sämtliche bestehenden Meldungsbeziehungen gleichzeitig umstellen müssen. Welche Historie und Anhänge Sie zusätzlich übernehmen möchten, vereinbaren wir für jede Umgebung.

1. Daten und Beziehungen erfassen

   Ordnen Sie die vorhandenen Arten von Konfigurationselementen den neuen Assettypen zu. Legen Sie fest, welche Felder, Personen, Beziehungen und Meldungsverweise benötigt werden. Lassen Sie ungenutzte Felder im neuen Modell weg, nachdem ihre Verwendung durch Integrationen geprüft wurde. Ursprüngliche Daten können beim alten Element verbleiben.

2. Das neue Asset mit dem alten Element verknüpfen

   Erstellen Sie das neue Asset mit den vereinbarten Daten und einem Verweis auf das ursprüngliche Konfigurationselement. Verknüpfen Sie das neue Asset auch mit den passenden Personenkarten und weiteren relevanten Datensätzen, etwa Standorten und zugehörigen Assets.

   Wir vereinbaren, welche Beziehungen übernommen oder neu hergestellt werden, und prüfen sie. Das alte Element und seine bestehenden Verknüpfungen mit Meldungen bleiben erhalten.

3. Den Namen wiedererkennbar halten

   Benennen Sie beispielsweise das alte Label „LAP-042“ in „LAP-042 (alt)“ um und geben Sie dem neuen Asset den Namen „LAP-042“. Sie ändern den Labelnamen, nicht die Identität des alten Elements. Prüfen Sie die Verweise, bevor Sie die nächste Auswahl verarbeiten.

4. Auch Ihre Integrationen prüfen

   Vergleichen Sie Mengen, Inhalte und Beziehungen. Testen Sie die angepassten Importe und Folgeaktionen. Dokumentieren Sie Umstellungszeitpunkt und Rückfallverfahren und lassen Sie den Übergang durch die verantwortliche Person freigeben.

Daten auslesen und für Analysen nutzbar machen.

Nutzen Sie die verfügbaren TOPdesk-Daten über APIs und, soweit verfügbar, OData, ergänzt um Daten aus anderen Systemen. Stellen Sie daraus einen zusammenhängenden Datensatz für BI zusammen.

1. Gezielt auslesen

   Rufen Sie die vereinbarten Meldungen, Aktivitäten, Personen oder Betriebsmittel über den konfigurierten Zugang ab. Legen Sie fest, welche Felder und Auswahlen für die Berichterstattung benötigt werden.

2. Verknüpfen und vorbereiten

   Verwenden Sie gemeinsame Tabellen, um Kunde, verantwortliche Person und Gerät zu erkennen. Kombinieren Sie Quellen und vereinheitlichen Sie Definitionen und Werte, bevor Sie diese für BI bereitstellen.

3. Aktualisieren und prüfen

   Konfigurieren Sie Aktualisierung und Kontrollen. Halten Sie fehlgeschlagene Verarbeitungen sichtbar, damit ein unvollständiger Datensatz nicht unbemerkt als aktuelle Information verwendet wird.

Informationen bereitstellen, ohne alles zugänglich zu machen.

Gewähren Sie einem Kunden oder anderen Empfänger über einen konfigurierten Endpoint Zugriff auf die vereinbarten Informationen. Nicht auf die gesamte dahinterliegende TOPdesk-Umgebung.

1. Festlegen, was geteilt werden darf

   Legen Sie für jeden Empfänger die erlaubten Daten, Felder und die Kundenauswahl fest. Interne Informationen bleiben außerhalb der bereitgestellten Auswahl.

2. Zugriff und Filterung konfigurieren

   Konfigurieren Sie Authentifizierung, Berechtigungen und Verarbeitung in Service Automation Suite. Prüfen Sie die Abgrenzung bei jeder Anfrage und nicht nur bei der Anzeige des Formulars.

3. Prüfen und weiter betreiben

   Testen Sie erlaubte und nicht erlaubte Zugriffe. Vereinbaren Sie, wer Auswahlen und Zugriffe pflegt, wenn sich Kunden, Daten oder Systeme ändern.