Service Automation Suite für Behörden und Kommunen
Verbinden Sie Vorgänge, Dokumente, HR und Dienstleistungen. Mit Service Automation Suite wird aus einer Übergabe ein funktionierender Folgeschritt, mit Kontrolle der Verarbeitung. Beginnen Sie mit einer kommunalen Aufgabe.
Wo Sie den Unterschied machen
Beginnen Sie mit der Arbeit, die zwischen Teams und Anwendungen liegen bleibt. Diese Beispiele zeigen, was Sie mit Ihren bestehenden Tools kombinieren können: Daten, Prüfung, Ausführung und Rückmeldung. Wählen Sie einen Prozess; gemeinsam richten wir die Prozesskette anhand der verfügbaren Integrationen und Ihrer Arbeitsweise ein.
Verbinden Sie das Vorgangs- oder Dokumentensystem mit der Ausführung. Lassen Sie Service Automation Suite fehlende Metadaten, Dokumentenverweise und Bearbeitungsstände erkennen und eine Korrekturaufgabe an die verantwortliche Person weiterleiten.
Eine Personaländerung startet die vereinbarte Vorbereitung. Verbinden Sie TOPdesk-Aktivitäten mit IAM, Arbeitsplatz, Arbeitsmitteln und Unterzeichnung. Führen Sie Bestätigungen zur jeweiligen Aktivität und an HR zurück.
Ein kommunaler Antrag betrifft häufig mehrere Teams oder Dienstleister. Halten Sie Vorgangsreferenz, Freigabe und TOPdesk-Aufgaben zusammen; das bestätigte Ergebnis bestimmt den nächsten Schritt.
Ein Mitarbeiter erhält einen Laptop oder Ausweis. Kombinieren Sie HR, TOPdesk und ValidSign: Lassen Sie den Empfang unterschreiben und legen Sie das Dokument bei der Ausgabe und in der Personalakte ab.
Eine Facility- oder IT-Meldung geht an einen externen Dienstleister. Verbinden Sie TOPdesk mit dessen Servicetool und führen Sie Antworten und Behebungsstatus zur ursprünglichen Meldung der Kommune zurück.
Verbinden Sie die genehmigte Übergabe mit dem Dokumenten- oder Archivsystem. Übernehmen Sie Metadaten und Verweise und legen Sie die Empfangsbestätigung bei der ursprünglichen Akte ab.
Verknüpfen Sie den festgelegten Aussonderungskatalog mit dem Prozess. Lassen Sie Auswahl und Ausnahmen durch eine befugte Person prüfen; bearbeiten Sie Ausführung und Bestätigung mit dem Dokumenten- oder Archivsystem.
Sammeln Sie Dokumentenverweise und Bearbeitungsstände für ein Auskunftsersuchen oder eine Veröffentlichung. Lassen Sie Vollständigkeit, personenbezogene Daten und Veröffentlichung durch befugte Beschäftigte prüfen.
Ersetzen Sie Ihr HR-, Service- oder Dokumentensystem? Erfassen Sie Daten und Abhängigkeiten, passen Sie die Anbindung an und testen Sie die bestehenden Prozessschritte mit dem neuen Tool.
Gutes Informationsmanagement beginnt im Prozess. Verknüpfen Sie Dokumente und Kontext mit der Ausführung und arbeiten Sie Aufbewahrungsentscheidungen und Offenlegung gemeinsam mit dem Informationsmanagement aus. Diese Informationen bieten dafür den Ausgangspunkt.
Bei Kommunen helfen wir, Informationssicherheit und BIO2-Anforderungen in die tägliche Arbeit einzubeziehen. Mit Service Automation Suite verbinden wir Prozesse, Anwendungen und Verantwortlichkeiten: von der Personaländerung bis zur Prüfung und zum Entzug von Zugriff. So werden Sicherheitsvereinbarungen Teil der Ausführung.
Wir verbinden beispielsweise Youforce, TOPdesk und kommunale Anwendungen entsprechend Ihren Arbeitsvereinbarungen. Gemeinsam dokumentieren wir Prozesswissen und Datenaustausch, damit eine spätere Systemwahl auf dem Vorhandenen aufbaut.
Unsere Verantwortung: niederländische Technologie, gemeinsam entwickeln und Wissen weitergeben. Auch unsere eigene Konfiguration berücksichtigen wir bei Vereinbarungen über Betrieb und Wechselmöglichkeiten.
Die Aufmerksamkeit der VNG für öffentliche Steuerung, gemeinsame Standards und eine geringere Abhängigkeit von digitalen Technologien entspricht unserer Überzeugung. Ihre Fachkenntnisse und die Möglichkeit, Entscheidungen selbst zu treffen, sollen auch bei Veränderungen in der Technologie oder bei Lieferanten erhalten bleiben. Gemeinsam können wir durch niederländische Technologie, wiederverwendbare Verbindungen und den Wissensaustausch erfolgreich zusammenarbeiten.
Wir sind unterwegs. Nicht alles ist noch erreicht. Gemeinsam mit Kunden und Partnern arbeiten wir Schritt für Schritt an einer zunehmend unabhängigen Umsetzung, mit Menschen, die die Richtung vorgeben. Möchten Sie mitmachen?
Lesen Sie, warum wir die Politik der VNG unterstützen.Legen Sie fest, welches Quellsystem maßgeblich ist, wer Daten nutzen darf und wo Informationen verarbeitet werden. Machen Sie dies zum Bestandteil der Konfiguration und der Anbietervereinbarungen.
Erfassen Sie Abhängigkeiten und Exporte. Testen Sie bei einem anderen Vorgangsbearbeitungs- oder HR-System Feldzuordnungen, Beziehungen und Rückmeldungen anhand einer begrenzten Auswahl, bevor Sie wechseln.
Bewahren Sie Prozessregeln und Betriebsdokumentation bei der Konfiguration auf. Vereinbaren Sie auch für Service Automation Suite, wer die Pflege übernimmt, wie die Übergabe erfolgt und welche Daten Sie beim Ausstieg zurückerhalten.
Wählen Sie den Prozess und kombinieren Sie die Tools, die Sie bereits haben. Nachfolgend sehen Sie Beispiele dafür, welche Rolle eine Anwendung in Ihrer Branche spielen kann. Weitere HR-, Service-, Dokumenten- oder Verwaltungstools können ebenfalls über die verfügbaren Integrationen angebunden werden.
YouforceÜbertragen Sie Startdatum, Funktion und Austritt auf Zugänge, Arbeitsmittel und Serviceaufgaben. In dieser Branche geht es um Beschäftigte, Standorte und kommunale Akten.
AFASNutzen Sie Personaländerungen als Auslöser für Konten, Arbeitsmittel und Service; melden Sie das Ergebnis an die Personalakte zurück. In dieser Branche geht es um Beschäftigte, Standorte und kommunale Akten.
TOPdeskVerbinden Sie Anträge, Aktivitäten und Anbieterupdates mit Ausführung und Rückmeldung. In dieser Branche geht es um Beschäftigte, Standorte und kommunale Akten.
Microsoft Entra IDÜbertragen Sie genehmigte Eintritte, Rollenwechsel und Austritte auf Konten und Gruppen. In dieser Branche geht es um Beschäftigte, Standorte und kommunale Akten.
ValidSignEin Mitarbeiter erhält einen Laptop oder Ausweis. Kombinieren Sie HR, TOPdesk und ValidSign: Lassen Sie den Empfang unterschreiben und legen Sie das Dokument bei der Ausgabe und in der Personalakte ab.Wählen Sie einen Dokumentenfluss oder einen Personalprozess. Beziehen Sie bei Bedarf Informationsmanagement, HR und IT ein, vereinbaren Sie das Ergebnis und testen Sie mit Ihren eigenen Regeln für Quelldaten.
Prozessverantwortliche, Quellenverantwortliche und das ausführende Team legen die erste Übergabe fest. Beziehen Sie Informationsmanagement oder Sicherheit ein, wo dies erforderlich ist.
Wir verbinden die vereinbarten Quellen, Regeln und Aktionen. Testen Sie Verarbeitung, Fehlerbehandlung und Rückmeldung anhand klarer Abnahmekriterien.
Legen Sie Betrieb und Wartung fest. Bewerten Sie die ersten Ergebnisse und wählen Sie anschließend den nächsten Prozessschritt. Sie übernehmen den Betrieb selbst, gemeinsam mit uns oder mit vereinbarter Unterstützung.
Gemeinsam mit Scope4mation · Niederländische Technologie · Mit einem Prozess beginnen
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