Een collega start
HR heeft de gegevens, maar ICT en facilitair voeren ze opnieuw in. We verbinden de mutatie met de afgesproken accounts, middelen en taken. Minder overtypen en wachten op de eerste werkdag.
Service Automation Suite voor overheid & gemeenten
Meer doen met dezelfde mensen.
Overtypen, goedkeuringen najagen en toegang controleren kosten je medewerkers tijd. Met Service Automation Suite automatiseren we het werk tussen je gemeentelijke systemen. Samen met jouw team beginnen we bij één knelpunt en maken we tijdwinst, kosten en veilige uitvoering inzichtelijk.
Samenhang tussen mensen, systemen en leveranciers.Waar blijft de tijd?
Minder handwerk. Bij iedere verandering.
Een functie verandert
Nieuwe rechten komen erbij; oude toegang en losse goedkeuringen blijven liggen. We verbinden de wijziging met controle en opvolging. Minder herstelwerk en onnodige toegang.
Een medewerker vertrekt
Wie controleert accounts, licenties, laptop, pas en sleutels? We verbinden intrekking en retour met een eigenaar en terugmelding. Minder lijstjes en achteraf uitzoeken.
Dit zijn voorbeelden, geen afgebakend pakket. We brengen mensen, systemen en afspraken samen vanuit één visie. Begin waar voor jouw team de meeste winst zit.
Wat levert het jouw team op?
Vul aantallen, minuten en kosten in. De calculator vergelijkt vrijgespeelde uren en werkwaarde met inrichting, licenties en beheer. Minder externe inzet, overwerk of vermeden extra bezetting kan er een financiële besparing van maken.
Een raming, geen bewezen besparing. We toetsen de aannames en het resultaat samen met jouw medewerkers.Veiligheid onderdeel van je proces
Maak met ons jouw BIO2-maatregelen onderdeel van de uitvoering: toegang tijdig intrekken, goedkeuringen vastleggen en afwijkingen opvolgen. Je team en CISO bepalen risico’s en passende maatregelen; Service Automation Suite helpt de ingerichte controles uitvoeren en resultaten vastleggen. Dat ondersteunt je verantwoording, maar maakt je niet automatisch BIO2-compliant.
In de praktijk
Deze gemeenten gingen je voor
Meer dan HR. Meer dan toegang.
Een account is geregeld. Maar is het werk ook af?
Een nieuwe collega heeft meer nodig dan een account. Een vertrek vraagt meer dan rechten intrekken. Middelen, goedkeuringen, taken en leveranciers moeten mee. Service Automation Suite verbindt dat werk met de gegevens en systemen die je al hebt.
HR weet wat verandert
Persoon, functie, afdeling en datum vormen de aanleiding. Je HR-systeem blijft de bron.
IAM regelt de toegang
Accounts en digitale rechten houden hun plek in je bestaande IAM-inrichting. Die hoef je niet te vervangen.
Wij verbinden de hele uitvoering
Service Automation Suite combineert brongegevens, een matrix en afspraken. We verbinden toegangsacties met uitgifte, taken, ondertekening en terugmelding, inclusief een route voor fouten.
Dezelfde aanpak werkt ook buiten het medewerkerproces: een aanvraag, een document of een leveranciersmelding. Niet alles tegelijk; begin waar nu het meeste blijft liggen.
Wij helpen je van plan naar werkende toepassing.
We bepalen samen het resultaat, richten de koppelingen en controles in en testen de volledige route. Voor ingebruikname spreken we af wanneer het goed is en wie wijzigingen en uitzonderingen daarna oppakt.
Bespreek jouw eerste resultaatHerkenbaar in de uitvoering
Logische losse keuzes. Een versnipperd geheel.
Een extra applicatie, script of lijst lost iets op. Maar wie bewaakt daarna het proces tussen afdelingen en leveranciers? Je hoeft niet alles te vervangen. Begin met één overdracht en maak die herhaalbaar.
HR & bedrijfsvoering
Een mutatie is verwerkt, maar rechten, middelen en taken lopen achter.
Dienstverlening & zaken
Status en vervolg raken verspreid over zaak, mailbox en servicemelding.
VTH & leefomgeving
Documenten, adviezen en ondertekening vragen losse overdrachten.
Sociaal domein
Samenwerking vraagt duidelijke toegang, doelbinding en minimale gegevensdeling.
Zo werken je systemen samen.
Voorbeeldroutes · inrichting en toegang per omgeving toetsenBronregistratie
Uitdienstdatum en functie zijn de aanleiding. HR blijft de bron.
Procesafspraken
Bepaal einddatum, uitzonderingen, goedkeuring en eigenaar van iedere stap.
Gerichte uitvoering
Microsoft Entra ID
Accounts en pasrechten intrekken; devices en middelen laten retourneren.
Terugkoppeling
Lees resultaten terug. Een mislukte stap blijft open bij de verantwoordelijke.
Zaakgebeurtenis
Rx.Mission
Een zaakstatus of document geeft aanleiding voor een afgesproken vervolg.
Regels & autorisatie
Controleer doel, benodigde gegevens, zaaktype en toegestane actie.
Document & actie
Verken documentgeneratie, ondertekening en registratie via beschikbare interfaces.
Dossier bij de bron
Leg status en documentverwijzing terug. Toets API-versies en bewaarafspraken.
Signaal & context
Microsoft IntuneEen afwijking of melding vraagt beoordeling, niet automatisch een ingrijpende actie.
Beleid naar besluit
Pas afgesproken drempels toe en betrek de juiste beheerder of securityrol.
Opvolging in de keten
Verbind onderzoek, leverancier en herstel met dezelfde melding.
Bewijs & escalatie
Bewaar tijdstip, beslissing en resultaat. Escaleer volgens jullie incidentprocedure.
Bekijk instroom, doorstroom en uitstroom in detail
IDU · INSTROOM, DOORSTROOM & UITSTROOM
Iedere medewerker op tijd toegang. Iedere vertreker aantoonbaar afgesloten.
HR-MUTATIEPersoon · functie · startdatum
→
STANDAARDPAKKETRolprofiel bepaalt accounts, rechten, middelen en takenEen leidinggevende kan gecontroleerd aanvullen of afwijken.
→
WERK VERDELENEén change met activiteiten voor IT, facilitair, security en leveranciers
→
UITVOEREN & OVERDRAGENDigitaal ondertekenenAccounts, groepen, middelen en digitale overdracht
Digitaal ondertekenenAlles terug naar het dossier. De keten blijft controleerbaar.
TOPdesk: persoon, change en assets
Service Automation Suite koppelt de change en activiteiten aan de medewerker en de betrokken assets. Uitgifte, wijzigingen en retour komen bij diezelfde persoon en middelen terug.
Een audittrail in TOPdesk
Wie deed wat, wanneer en met welk akkoord? Status, uitvoeringsresultaten, ondertekende documenten en uitzonderingen komen terug bij de change en activiteiten. Zo is de afhandeling achteraf te controleren.
Terugmelding naar AFAS / Youforce
Service Automation Suite meldt de voortgang en afgesproken wijzigingen terug naar HR via de ingerichte koppeling. AFAS of Youforce blijft de bron voor medewerkergegevens; TOPdesk houdt uitvoering en bewijs bij elkaar.
Regie en controle over de hele ketenStart→Bewaken→Afwijking herstellen→Hercontroleren→Bewijs
Jouw landschap blijft het vertrekpunt
Van HR en werkplek tot zaak en document.
Niet één verplicht pakket. Per proces kiezen we de beschikbare koppelvlakken en leggen we vast wat al kan, wat configuratie vraagt en wat nog ontwikkeld moet worden.
HR, medewerkers & uren
Verbind medewerkergegevens met tijdregistratie, toegang, middelen en service.
Identiteit & fysieke toegang
Verbind digitale rechten, devices en toegangspassen met hetzelfde medewerkerproces.
Service & leveranciers
Iedere partij werkt in het eigen systeem; afspraken en terugkoppeling blijven verbonden.
Zaken & VTH
Verken de overdracht van zaakstatus, documentverwijzing en vervolgactie.
Documenten & ondertekening
Neem documentgeneratie, ondertekening en registratie bij de bron mee.
Standaarden & brongegevens
Een ontwerproute, geen belofte dat landelijke voorzieningen al aangesloten zijn.
- ZGW-API’sZaken, documenten, besluiten, catalogi, notificaties en autorisaties.
- Haal CentraalWaar passend en toegestaan: bronbevraging via de betreffende API.
- Digikoppeling / FSCBepaal het toepasselijke profiel en organiseer identificatie, vertrouwen en logging.
- StUF / SOAP / RESTBestaande interfaces gecontroleerd laten samenwerken tijdens de transitie.
Verdieping: architectuur, beveiliging en gemeentelijke kaders
Common Ground & GEMMA
Common Ground als richting. Service Automation Suite voor procesregie.
Met Service Automation Suite verbinden we bestaande systemen en richten we in hoe het werk ertussen moet lopen. We verzamelen de gegevens die een proces nodig heeft en brengen status en opvolging bij elkaar. Bronregistraties blijven leidend; de Common Ground-principes helpen de inrichting te bepalen.
Mensen & dienstverleningMedewerker · behandelaar · inwoner · ondernemer
Hier organiseert Service Automation Suite de samenhang.Integreren · verzamelen · vastleggen · uitvoerenAutorisatie, controles en opvolging in dezelfde route.
De juiste aansluiting op jouw systemen.Passend bij jouw applicaties, API-versies en toegangsrechten.
Jouw systemen blijven de bron.HRZaken & VTHDocumentenService & middelen
HRZaken & VTHDocumentenService & middelenOver de hele route: doelbinding, toegang, veilige uitwisseling en logging. Voorbeeldlandschap; koppelvlakken toetsen we per omgeving.
Dit voegen we met Service Automation Suite toe.
Integreren & verzamelen. We bepalen welke bron leidend is en welke gegevens en gebeurtenissen nodig zijn. Via beschikbare koppelvlakken verbinden we de systemen die de gemeente al gebruikt.
Vastleggen & uitvoeren. Samen leggen we vast wie wat mag, wanneer een actie volgt en wat er bij een uitzondering gebeurt. Service Automation Suite ondersteunt de uitvoering, controle en terugmelding over systemen heen.
Overzicht & hergebruik. Breng voortgang, afwijkingen en eigenaarschap centraal in beeld, zonder van Service Automation Suite een nieuwe bronregistratie te maken. Getoetste procesafspraken kunnen de basis vormen voor een volgende afdeling of gemeente.
We toetsen de aansluiting per proefketen en benoemen wat bestaat en wat ontwikkeling vraagt. Dit is geen Common Ground-certificering of VNG-goedkeuring.
BIO2 & aantoonbare uitvoering
Beleid op papier. Controle in het proces.
Vanuit onze gemeentelijke ervaring maken we beveiliging onderdeel van het proces: van autorisaties en controles tot logging en opvolging. BIO2, privacy en toepasselijke wetgeving zijn aandachtspunten vanaf de start. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de risicoafweging en naleving.
Toegang & bevoegdhedenWie mag welke gegevens en acties gebruiken?
Koppel functie- en HR-mutaties aan goedkeuring, aanpassing en intrekking van rechten.
Vast te leggen: Aanleiding, akkoord, uitgevoerde wijziging en resultaat.
Assets & eigenaarschapWelke middelen en systemen horen bij wie?
Vergelijk inventaris met registraties en laat verschillen gericht beoordelen.
Vast te leggen: Bron, eigenaar, afwijking en afgehandelde vervolgactie.
Wijzigingen & controlesHoe voorkom je onzichtbare uitzonderingen?
Leg beslisregels en akkoordmomenten vast; controleer uitkomsten na uitvoering.
Vast te leggen: Wijzigingsreden, beslisser, test en terugmelding.
Incidenten & leveranciersWie onderzoekt, herstelt en escaleert?
Verbind melding, verantwoordelijk team en leverancier met jullie incidentprocedure.
Vast te leggen: Tijdlijn, acties, eigenaar en escalatiebesluit.
Continuïteit & herstelWat gebeurt er als een systeem niet reageert?
Richt foutpaden, herstartregels en handmatige opvolging in; test herstel met beheer.
Vast te leggen: Fout, herstelpoging, actuele status en verantwoordelijke.
Verantwoording & bewijsKun je laten zien wat is gebeurd?
Bewaar relevante procesuitkomsten en documentverwijzingen volgens vastgestelde afspraken.
Vast te leggen: Herleidbare controles, uitkomsten en uitzonderingen.
De kaders. En wat ze in je inrichting vragen.
BIO2Risicogerichte informatiebeveiliging
Bepaal scope, risico’s, maatregelen, eigenaren en bewijs met de CISO. De BIO2 omvat meer dan de procescontroles die Service Automation Suite kan ondersteunen.
Officiële bronAVGDoelbinding & minimale gegevens
Leg met de FG vast welke gegevens nodig zijn, op welke grondslag, voor wie en hoe lang. Beoordeel ook verwerkersafspraken en een eventuele DPIA.
Officiële bronENSIAOnderbouw je verantwoording
Procesbewijs kan controles ondersteunen. ENSIA blijft een gemeentelijk verantwoordingsproces; Service Automation Suite vervangt de zelfevaluatie of beoordeling niet.
Officiële bronCbw / NIS2Governance & incidentprocedures
Bepaal toepasselijkheid, verantwoordelijkheden en formele meldroutes met je security- en juridisch team. Een serviceticket is niet automatisch een wettelijke melding.
Officiële bronWoo / archivering / DUTOInformatie terugvindbaar houden
Stem documentverwijzingen, metadata, bewaring en vernietiging af met informatiebeheer. Service Automation Suite is in deze route geen vervanging van het DMS, RMA of e-depot.
Officiële bronGIBITBeheer, overdracht & exit
Maak afspraken over API-toegang, beveiliging, dienstverlening, export en overdraagbaarheid. Leg de gekozen voorwaarden contractueel vast.
Officiële bronDigitoegankelijkBruikbare digitale kanalen
Neem toegankelijkheid mee bij formulieren en portalen. Onderzoek en verklaring horen bij het betreffende kanaal, niet bij alleen de koppeling.
Officiële bronDeze selectie is een gesprekshulp, geen volledige normtoets. De toepasselijke eisen verschillen per proces en omgeving. Logo’s en kadernamen zijn bronverwijzingen, geen keurmerk, certificaat of verklaring van goedkeuring.
Security, privacy & contracten
Goed geregeld voor jouw gemeente.
VNG-verwerkersovereenkomst
Het VNG-model als basis voor verwerkersafspraken met jouw gemeente.
Download modelovereenkomstGIBIT 2025
GIBIT 2025 met specifieke afspraken voor jouw opdracht en dienstverlening.
Bekijk contractafspraken
ISO Assurance Pack
ISO 27001-certificering van Scope4mation binnen het beschreven toepassingsgebied.
Bekijk certificaat & pakketNederlandse opslag
Gegevensopslag in Nederland, met afspraken over back-ups en toegang.
Bespreek jouw inrichtingDigitale autonomie in de praktijk
Houd keuze over gemeentelijke processen.
Digitale dienstverlening loopt van aanvraag en zaak tot uitvoering door teams en leveranciers. Zaakregistratie, HR- en serviceapplicaties houden hun eigen rol. Met Service Automation Suite verbinden we de afgesproken gegevens en processtappen, met duidelijke bronhouders en verantwoordelijkheden.
Begin met één overdracht. Leg koppelingen, controles en beheer vast voor hergebruik. Bij een andere leverancier bekijken we wat kan blijven en welke mapping, API-aansluiting en tests moeten veranderen. Zo behoud je bestaande investeringen en maak je overdraagbaarheid een concrete afspraak.
Lees onze visie op digitale autonomieEén visie. Een team.
Denk groot. Begin klein. Bouw samen verder.
Een grote ambitie vraagt niet om één groot project. Samen met jouw team kiezen we één knelpunt, richten de uitvoering in en toetsen het resultaat. De volgende toepassing bouwt daarop voort. Zo groeien automatisering, grip en regie mee, zonder telkens opnieuw te beginnen.
Jouw proceskennis. Onze ervaring. AI als versneller.
Jij kent het werk; wij helpen afspraken maken, verbinden, inrichten en testen. Herbruikbare onderdelen en AI helpen ons analyse, inrichting en wijzigingen te versnellen. Onze adviseurs controleren de uitwerking; jouw team beoordeelt het resultaat. Minder opnieuw bouwen en minder specialistisch uitzoekwerk voor je eigen mensen.
We spreken af wie beheert, wijzigt en opvolgt. Je hoeft niet alle technische kennis zelf op te bouwen: we begeleiden je team en kiezen samen welke ondersteuning nodig blijft.
