Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten in TOPdesk.
Verwenden Sie Youforce als Quelle für Personen, Niederlassungen oder Unternehmen in TOPdesk. Service Automation Suite erkennt die Beziehungen und aktualisiert die vereinbarten Daten. So beginnt eine Meldung oder Anfrage mit dem richtigen Kontext.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Erkennen, verknüpfen & übersetzen
Ergänzen Sie eine zentrale Liste und Vereinbarungen zu den Quellen. Prüfen Sie Unterschiede, fragen Sie fehlende Daten nach und legen Sie fest, was aktualisiert wird.
Quelle
Personen, Standorte & Unternehmen
Aktualisieren
Personen- und Unternehmensdaten
Die passenden Quelldaten lesen
Übernehmen Sie die relevanten Personen- und Organisationsdaten aus Youforce. Verwenden Sie die vereinbarten Erkennungsfelder, um dieselben Beziehungen wiederzufinden.
TOPdesk gezielt aktualisieren
Legen Sie fehlende Datensätze an und aktualisieren Sie geänderte Daten und Beziehungen. Daten, die an anderer Stelle verwaltet werden, bleiben bei ihrer jeweiligen Quelle.
Auf diesem Kontext aufbauen
Verwenden Sie die aktuellen Personen- und Organisationsdaten bei Serviceanfragen, Changes sowie Eintritts-, Wechsel- und Austrittsprozessen. Die Datensynchronisation bildet die Grundlage; die Prozessausführung ist der nächste Schritt.
Onboarding
Von der Personaländerung zu einem vollständigen Start.
Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt.
Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Matrix für Eintritt, Wechsel und Austritt, Formular & Ausnahmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.
Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen
Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.
Ausführen, bestätigen und aktualisieren
Verknüpfen Sie Konto- und Gruppenaktionen mit der Ausgabe und Bestätigung von Betriebsmitteln. Binden Sie bei Bedarf die Unterzeichnung über ValidSign und die Ablage im Vorgang ein. Melden Sie das Ergebnis an die Aktivitäten zurück.
Den Ablauf mit HR schließen
Wurde das Konto angelegt? Schreiben Sie die vereinbarten Kontodaten oder den Status nach AFAS oder in die gewählte HR-Quelle zurück. Die TOPdesk-Aktivität erhält dasselbe Ergebnis. HR und IT müssen die Bestätigung nicht mehr separat übertragen oder nachfragen.
Vollständige Prozesskette für Eintritt, Wechsel und Austritt ansehen
Positionswechsel
Eine andere Position. Eine passende neue Situation.
Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt.
Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Matrix für Eintritt, Wechsel und Austritt, Formular & Ausnahmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.
Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen
Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.
Ausführen, bestätigen und aktualisieren
Verknüpfen Sie Konto- und Gruppenaktionen mit der Ausgabe und Bestätigung von Betriebsmitteln. Binden Sie bei Bedarf die Unterzeichnung über ValidSign und die Ablage im Vorgang ein. Melden Sie das Ergebnis an die Aktivitäten zurück.
Den Ablauf mit HR schließen
Melden Sie bestätigte Änderungen oder Entzüge an die TOPdesk-Aktivitäten und, soweit vereinbart, an die HR-Quelle zurück. So passen Personalverwaltung, Ausführung und Nachverfolgung wieder zusammen.
Offboarding
Austritt bekannt. Zugriff und Betriebsmittel werden entsprechend angepasst.
Service Automation Suite verbindet IAM mit dem umfassenderen Mitarbeiterprozess. Mit einer Matrix in Service Automation Suite verknüpfen Sie beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Kombinieren Sie diese Vereinbarungen mit aktuellen HR- und TOPdesk-Daten und legen Sie fest, wer die Matrix pflegt.
Daraus ergeben sich die erforderlichen Changes und Aktionen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Matrix für Eintritt, Wechsel und Austritt, Formular & Ausnahmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Verwenden Sie die HR-Änderung und die aktuellen Daten zu Person, Berechtigungen und Betriebsmitteln. Ein Formular oder eine Prüfung ergänzt fehlende Informationen und Ausnahmen.
Die Matrix den Ablauf bestimmen lassen
Service Automation Suite berücksichtigt Funktionsprofile, Bedingungen und Gültigkeitsbeginn. Starten oder aktualisieren Sie den TOPdesk-Change mit den passenden Aktivitäten für HR, IT und Facility Management.
Entziehen, zurücknehmen und abschließen
Verknüpfen Sie den Entzug von Zugriff und Gruppenmitgliedschaften mit der Rückgabe von Betriebsmitteln. Aktualisieren Sie Beziehungen und Datensätze und halten Sie offene Aktivitäten sichtbar, bis das Ergebnis bekannt ist.
Den Ablauf mit HR schließen
Melden Sie bestätigte Änderungen oder Entzüge an die TOPdesk-Aktivitäten und, soweit vereinbart, an die HR-Quelle zurück. So passen Personalverwaltung, Ausführung und Nachverfolgung wieder zusammen.
IAM & Nachweisbarkeit
Von der Zugriffsentscheidung zur nachweisbaren Ausführung.
Ein geschlossenes Ticket erklärt noch nicht, warum Zugriff gewährt wurde oder was tatsächlich ausgeführt wurde. Verbinden Sie die IAM-Entscheidung mit der Genehmigung, den TOPdesk-Aktivitäten und den Ergebnissen aus den beteiligten Systemen. So unterstützen Sie Prüfbarkeit und Rechenschaftspflicht unter anderem im Rahmen von BIO2.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Angewandte Regeln, Aktionen & Ausnahmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Verknüpfen Sie Person, Begründung und erforderliche Genehmigung mit dem angefragten Zugriff oder den Betriebsmitteln.
Aktivitäten mit tatsächlichen Ergebnissen verbinden
Melden Sie Systemaktionen und manuelle Bestätigungen an den TOPdesk-Change und die Aktivitäten zurück. Ein versendeter Auftrag ist noch keine erfolgreiche Ausführung.
Abweichungen nachverfolgbar halten
Machen Sie sichtbar, was ausgeführt wurde, wo Abweichungen bestehen und wer handeln muss. Dies unterstützt Steuerungsmaßnahmen und Kontrollen; die Einhaltung von Anforderungen erfordert auch passende Richtlinien und ein geeignetes Management.
Für Betriebsmittel unterschreiben
Ein Betriebsmittel ausgegeben. Empfang bestätigt.
Ein Mitarbeiter beginnt oder übernimmt eine andere Rolle. Verknüpfen Sie die HR-Änderung mit der Ausgabe beispielsweise eines Laptops oder Telefons und lassen Sie den Empfang digital bestätigen, etwa über ValidSign. Service Automation Suite führt Mitarbeiter, Betriebsmittel, Dokument und Nachverfolgung zusammen.
Die Konfiguration richtet sich nach Ihren Vereinbarungen und den verfügbaren Schnittstellen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Zuweisung, Ausgabe und Unterzeichnung verbinden
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Beim Mitarbeitenden beginnen
Eintritt oder Wechsel und vereinbarte Betriebsmittel
Bestätigung & Vorgang
Beispielsweise digital unterzeichnen und den Nachweis beim Betriebsmittel ablegen
Festlegen, was ausgegeben wird
Verwenden Sie Mitarbeiter und Rolle aus der gewählten HR-Quelle. Prüfen Sie, welches Betriebsmittel zugeordnet ist, welche Genehmigung erforderlich ist und wer die Ausgabe übernimmt. Verknüpfen Sie Mitarbeiter und Betriebsmittel mit derselben Anfrage oder Aktivität.
Den Empfang bestätigen lassen
Erstellen Sie entsprechend Ihren Vereinbarungen eine Empfangs- oder Leihbestätigung mit den passenden Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten. Starten Sie beispielsweise eine Unterschriftsanfrage in ValidSign und verfolgen Sie den verfügbaren Unterschriftsstatus. Eine versendete Anfrage bedeutet noch keinen bestätigten Empfang.
Nachweise speichern und Ausnahmen nachverfolgen
Speichern Sie nach bestätigter Unterzeichnung das Dokument oder den Dokumentverweis beim passenden Betriebsmittel und Vorgang, beispielsweise in TOPdesk. Leiten Sie eine Ablehnung, eine abgelaufene Anfrage oder fehlende Daten an eine verantwortliche Person weiter.
Die Rückmeldung an HR konfigurieren Sie nur dort, wo sie verfügbar und vereinbart ist.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
HR aktualisiert. Der Rest auch?
Service Automation Suite verbindet Youforce mit Ihren anderen Anwendungen, Menschen und Vereinbarungen. Damit Daten stimmen, die Arbeit weitergeht und Sie wissen, was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Microsoft Entra ID
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Zu einem kontrollierten Prozess zusammenführen
Daten → Regeln → Ausführung
Kombinieren
HR + Funktion + Eintrittsdatum
Festlegen & prüfen
Profil bestimmen, prüfen und freigeben
Ausführen & zurückmelden
Entra: Konto und Gruppen · TOPdesk: Laptopausgabe · Willkommensaufgabe: Blumen organisieren
Das vollständige Eintrittsbeispiel ansehen
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Vom Produkt zum Prozess
So nutzen Sie die Integration
Eintritt, Wechsel & Austritt
Lassen Sie Personaländerungen in vereinbarte Konten, Betriebsmittel und Serviceaufgaben einfließen.
Aktuelle Personendaten
Synchronisieren Sie die vereinbarten Personen- und Organisationsfelder mit den beteiligten Anwendungen.
Ausgabe & Rückgabe
Verknüpfen Sie Personaländerungen mit der Ausgabe von Betriebsmitteln und der bestätigten Rücknahme.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie Youforce verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie Youforce mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie Youforce mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie Youforce mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Die Youforce-Änderungen sollen zum richtigen Zeitpunkt wirksam werden.
Verbinden und abrufen
Wählen Sie die Youforce-API und den Datensatz, der für Ihren Mitarbeiterprozess verfügbar ist. Definieren Sie, ob die Service Automation Suite Änderungen abruft oder eine unterstützte Ereignis empfängt.
Den passenden Datensatz finden
Verknüpfe Person und Dienstverhältnis mit der bestehenden Mitarbeiterregistrierung. Gib Start- und Enddaten an; eine Änderung, die empfangen wird, ist nicht dasselbe wie die Durchführung der Änderung heute.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Erstellen Sie die entsprechenden Aufgaben im Zusammenhang mit der vereinbarten Abteilung und Position, unter Verwendung von Youforce als zentrale Quelle für die ausgewählten HR-Bereiche.
Das Ergebnis prüfen
Verfolgen Sie anhand jeder Änderung, welche Aktionen fertig sind und welche noch fehlen. Geben Sie eine Rückmeldung nur dann ab, wenn die gewählte Youforce-Schnittstelle diese unterstützt.
In dieser Integration
Erkennung
Personendaten- und Dienstverbindungsreferenz
Daten
Organisation, Startdatum und Enddatum
Rückmeldung
Durchgeführte Maßnahmen pro Personaländerung
Über die erste Integration hinaus.
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Temporärer Zugriff – auch das Ende ist geregelt.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Identität, Genehmigung, Enddatum und die verfügbare Zugriffsaktion. Verwenden Sie dieselben Daten für die geplante Folgeprüfung.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Entzug bestätigt: Dokumentieren Sie das Ergebnis. Verlängerung beantragt: Fordern Sie eine neue Entscheidung an. Zugriff nicht entzogen: Melden Sie die Ausnahme der zuständigen Gruppe; schließen Sie den Vorgang nicht stillschweigend ab.
Was es Ihnen bringt
Weniger übersehene Ausnahmen und eine nachvollziehbare Beziehung zwischen Entscheidung und tatsächlichem Zugriff.
Ein anderer Name bedeutet nicht sofort eine neue Beziehung.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Zusammenführen
Speichern Sie bestätigte Identifikationen und Vereinbarungen zu den Quellen in einer gemeinsamen Tabelle. Nutzen Sie diese Beziehung für Anfragen, Meldungen und weitere Integrationen erneut.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Bekannter Schlüssel: Nutzen Sie die Beziehung. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlender Identifikation fordern Sie eine Prüfung an. Nach der Bestätigung kann die gespeicherte Beziehung wiederverwendet werden.
Was es Ihnen bringt
Eine konsistente Datenbasis, die Sie als Team pflegen, statt sie für jede Integration erneut zu ermitteln.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
Youforce in Ihrem Prozess
Kommen Sie vorbei. Oder rufen Sie uns an.
Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
