Microsoft SharePoint unterstützt Teams bei der Verwaltung von Dokumenten, Listen und Informationen.
Mehr über diese Integration
Microsoft SharePoint unterstützt Teams bei der Verwaltung von Dokumenten, Listen und Informationen. Mit der Service Automation Suite können Sie diesen Inhalt mit Anfragen, Registrierungen und Prozessausgaben in anderen Anwendungen verknüpfen. Das Dokument bleibt an dem vereinbarten Ort; die beteiligten Teams finden die relevante Information während ihrer Arbeit.
Szenarien in der Praxis
Was möchten Sie mit Microsoft SharePoint organisieren?
Wählen Sie einen Anwendungsfall und sehen Sie sich die zugehörigen Prozessschritte an.
Eine SharePoint-Liste muss nicht isoliert bleiben.
Verwenden Sie eine verwaltete Liste als vereinbarte Quelle oder lassen Sie relevante Daten mit anderen Registern verknüpfen. Definieren Sie, wer den Inhalt verwaltet.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten verknüpfen, prüfen und nächste Schritte bestimmen
Ergänzen Sie eine zentrale Liste und Vereinbarungen zu den Quellen. Prüfen Sie Unterschiede, fragen Sie fehlende Daten nach und legen Sie fest, was aktualisiert wird.
Bestimmen Sie, welche Spalten die relevanten sind, wer sie führt, und welche weiteren Aufzeichnungen erforderlich sind.
Denselben Datensatz wiedererkennen
Verwenden Sie feste, eindeutige Felder und prüfen Sie die vorhandenen Daten, bevor Sie diese aktualisieren.
Verfolgen Sie Änderungen und Unterschiede.
Überprüfen Sie die angegebenen Daten, fügen Sie fehlende Werte hinzu und beurteilen Sie eventuelle Konflikte.
Dokumente & Akten
Das richtige SharePoint-Dokument zur richtigen Anfrage.
Verbinden Sie Dokumente in der vereinbarten Bibliothek mit Anfragen und Dossieren in Ihren anderen Anwendungen. Der Inhalt bleibt in SharePoint verwaltet.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten verknüpfen, prüfen und nächste Schritte bestimmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Wählen Sie die Bibliothek, das Dossier und die Merkmale, anhand der Sie die Anfrage identifizieren können.
Verbinden Sie die Referenz und den Kontext.
Verweisen Sie das vereinbarte Dokument und die zugehörigen Metadaten direkt auf die Anfrage, ohne unnötige zusätzliche Kopien.
Beachten Sie den Zutritt.
Beibehalten Sie die vereinbarten SharePoint-Berechtigungen. Ein Dokumentlink ist keine Erlaubnis, den Inhalt zu öffnen.
Prozessergebnis
Die Arbeit ist abgeschlossen. Das Dossier ist ebenfalls aktualisiert.
Stellen Sie sicher, dass das bestätigte Ergebnis des Prozesses in der vereinbarten Dokument- oder Listenregistrierung angezeigt wird. Teams müssen das Ergebnis nicht zusätzlich eintragen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten verknüpfen, prüfen und nächste Schritte bestimmen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Bestimmen Sie, welche abgeschlossene Änderung in SharePoint den Beginn einer weiteren Änderung auslösen darf.
Nur die vereinbarten Daten ändern.
Verbind das Ergebnis mit dem entsprechenden Ordner und ergänze relevante Metadaten oder Suchfelder.
Überprüfen Sie die Akte.
Stellen Sie fest, welche Informationen aktuell sind. Wenn das Dokument oder seine Rechte fehlen, sollte dies von Amts wegen überprüft werden.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Arbeiten Sie von Microsoft SharePoint. Verbinden Sie den nächsten Schritt.
Microsoft SharePoint unterstützt Teams bei der Verwaltung von Dokumenten, Listen und Informationen. Mit der Service Automation Suite können Sie diesen Inhalt mit Anfragen, Registrierungen und Prozessausgaben in anderen Anwendungen verknüpfen. Das Dokument bleibt an dem vereinbarten Ort; die beteiligten Teams finden die relevante Information während ihrer Arbeit.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Microsoft SharePointMicrosoft Dynamics 365
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Zu einem kontrollierten Prozess zusammenführen
Daten → Regeln → Ausführung
Kombinieren
Anfrage + Dokument + Vorgang
Festlegen & prüfen
Daten prüfen und richtigen Ablauf wählen
Ausführen & zurückmelden
Dokument oder Unterzeichnung starten · Ergebnis verarbeiten · Vorgang aktualisieren
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie Microsoft SharePoint verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie Microsoft SharePoint mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie Microsoft SharePoint mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie Microsoft SharePoint mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Dokumente und Metadaten an dem richtigen Ort in SharePoint speichern.
Verbinden und abrufen
Nutzen Sie Microsoft Graph für die ausgewählte SharePoint Online-Site, Liste oder Dokumentbibliothek. Beschränken Sie den Zugriff auf den erforderlichen Inhalt.
Den passenden Datensatz finden
Bewahren Sie die Referenzen für die Website und die Listen/Bibliotheken in der Anfrage. Übersetzen Sie die vereinbarten Metadaten in die dort eingerichteten Spalten.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Fügen Sie die Datei hinzu oder verknüpfen Sie das Listen-Element. Behalten Sie die Referenz der Dokument- oder des Listen-Elements, damit eine weitere Aktion das gleiche Objekt verwendet.
Das Ergebnis prüfen
Liest Datei und Metadaten zurück. Überprüfen Sie außerdem den vorgesehenen Zugriff: Ein gespeichertes Dokument ist nicht automatisch für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar.
In dieser Integration
Erkennung
Website, Liste/Bibliothek und Artikel-ID
Daten
Datei und konfigurierte Metadaten-Spalten
Rückmeldung
Dokument- oder Verweis auf eine Liste/ein Listelement
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Temporärer Zugriff – auch das Ende ist geregelt.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Identität, Genehmigung, Enddatum und die verfügbare Zugriffsaktion. Verwenden Sie dieselben Daten für die geplante Folgeprüfung.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Entzug bestätigt: Dokumentieren Sie das Ergebnis. Verlängerung beantragt: Fordern Sie eine neue Entscheidung an. Zugriff nicht entzogen: Melden Sie die Ausnahme der zuständigen Gruppe; schließen Sie den Vorgang nicht stillschweigend ab.
Was es Ihnen bringt
Weniger übersehene Ausnahmen und eine nachvollziehbare Beziehung zwischen Entscheidung und tatsächlichem Zugriff.
Ein anderer Name bedeutet nicht sofort eine neue Beziehung.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Zusammenführen
Speichern Sie bestätigte Identifikationen und Vereinbarungen zu den Quellen in einer gemeinsamen Tabelle. Nutzen Sie diese Beziehung für Anfragen, Meldungen und weitere Integrationen erneut.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Bekannter Schlüssel: Nutzen Sie die Beziehung. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlender Identifikation fordern Sie eine Prüfung an. Nach der Bestätigung kann die gespeicherte Beziehung wiederverwendet werden.
Was es Ihnen bringt
Eine konsistente Datenbasis, die Sie als Team pflegen, statt sie für jede Integration erneut zu ermitteln.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
Microsoft SharePoint in Ihrem übergreifenden Prozess
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Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
