Google Workspace an den Mitarbeiterlebenszyklus anschließen.
Verbind Änderungen an den Benutzer- und Gruppenkonfigurationen mit HR, Onboarding und Ausscheiden.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten kombinieren und Vereinbarungen anwenden
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Aktualisieren, ausführen und Ergebnis dokumentieren
Entscheidung dokumentieren
Legen Sie fest, wer Zugriff erhält, wofür und für welchen Zeitraum.
Ausführung verbinden
Verknüpfen Sie den freigegebenen Schritt mit der verfügbaren Konto- oder Berechtigungsaktion. Bilden Sie bestehende Identity-Regeln nicht doppelt ab.
Ergebnis zurückmelden
Melden Sie die Ausführung an den Vorgang zurück und leiten Sie Fehler an die zuständige Administration weiter.
Mitarbeitende begleiten
Eine Personaländerung. Die richtigen nächsten Schritte.
Verknüpfen Sie Eintritt, Wechsel und Austritt mit Zugriff, Betriebsmitteln und Serviceaufgaben. HR bleibt die Quelle; die beteiligten Teams erhalten die Aufgaben, die zu ihnen gehören.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten kombinieren und Vereinbarungen anwenden
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Aktualisieren, ausführen und Ergebnis dokumentieren
Den Auslöser erkennen
Nutzen Sie die relevanten Angaben zu Mitarbeitendem, Funktion und Wirksamkeitsdatum aus der vereinbarten Quelle.
Nächste Schritte organisieren
Verknüpfen Sie Freigaben, Konten, Ausgabe und manuelle Aufgaben mit demselben Mitarbeiterprozess.
Ergebnis dokumentieren
Zeigen Sie, was abgeschlossen ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt, auch bei einem Positionswechsel oder Austritt.
Aktionen organisieren
Eine Entscheidung wird zur ausgeführten Arbeit.
Verknüpfen Sie eine Anfrage oder Abweichung mit einem praxistauglichen Prozess. Lassen Sie Menschen entscheiden, wo dies erforderlich ist, und Systeme die vereinbarten Aktionen ausführen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Daten kombinieren und Vereinbarungen anwenden
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Aktualisieren, ausführen und Ergebnis dokumentieren
Ausgangspunkt festlegen
Wählen Sie aus, welche Anfrage, Änderung oder Abweichung Folgearbeiten erfordert und wer entscheidet.
Mensch und System verbinden
Lassen Sie Freigaben, manuelle Aufgaben und verfügbare Systemaktionen aufeinander folgen.
Ergebnis verarbeiten
Halten Sie fest, welcher Schritt ausgeführt wurde und wo noch jemand handeln muss.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Änderung angefragt. Wer organisiert die nächsten Schritte?
Service Automation Suite verbindet Google Workspace mit Ihren anderen Anwendungen, Menschen und Vereinbarungen. Damit Daten stimmen, die Arbeit weitergeht und Sie wissen, was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Google Workspace
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Konten und Gruppen aktualisieren · Betriebsmittelaufgabe starten · Ausführung zurückmelden
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Vom Produkt zum Prozess
So nutzen Sie die Integration
Freigegebene Kontoänderungen
Verknüpfen Sie freigegebene Anfragen mit unterstützten Änderungen an Benutzern und Gruppen.
Eintritt, Wechsel & Austritt
Lassen Sie Personaländerungen in vereinbarte Konten, Betriebsmittel und Serviceaufgaben einfließen.
Abweichung → Aufgabe
Leiten Sie fehlende Informationen oder Abweichungen an das Team weiter, das die Nachverfolgung übernimmt.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie Google Workspace verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie Google Workspace mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie Google Workspace mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie Google Workspace mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Änderungen im HR-System werden auf Google Workspace übertragen.
Verbinden und abrufen
Nutzen Sie die Google Admin SDK Directory API mit der erforderlichen Verwaltungsberechtigung für Ihr Workspace-Domäne.
Den passenden Datensatz finden
Bewahren Sie die feste Google-Benutzer-ID zusammen mit der Personalnummer. Überprüfen Sie die Domäne und die primäre E-Mail-Adresse bei neuen oder geänderten Mitarbeitern.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Übernehmen Sie die vereinbarten Kontofelder und Gruppenmitglieder aus dem HR-Profil. Bei der Abreise: führen Sie die genehmigten Sperr- und Übertragungsschritte separat durch.
Das Ergebnis prüfen
Lesen Sie die Benutzer- und Gruppeninformationen zurück. Eine Namensänderung darf nicht dazu führen, dass ein zweiter Account erstellt wird; ein gesperrter Account bedeutet nicht, dass die Dateien bereits übertragen wurden.
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Ein Ersatzlaptop, bei dem die Zusammenhänge erhalten bleiben.
Ein Mitarbeiter erhält ein anderes Gerät. Das alte Betriebsmittel, der neue Datensatz und offene Service- oder Sicherheitsmeldungen müssen miteinander verbunden bleiben.
Zusammenführen
Nutzen Sie die zentrale Beziehung zwischen verantwortlicher Person und Gerätekennungen. Verknüpfen Sie Ausgabe, technische Bestandsaufnahme und Rückgabe mit den bestehenden Meldungen.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Empfang bestätigt: Aktualisieren Sie Zuordnung und Beziehungen. Wenn das alte Betriebsmittel fehlt oder die Zuordnung unklar ist, veranlassen Sie eine gezielte Prüfung, statt historische Daten zu überschreiben.
Was es Ihnen bringt
Ein aktueller Überblick und eine nachvollziehbare Übergabe, auch wenn ein Verwaltungstool andere Bezeichnungen verwendet.
Temporärer Zugriff – auch das Ende ist geregelt.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Identität, Genehmigung, Enddatum und die verfügbare Zugriffsaktion. Verwenden Sie dieselben Daten für die geplante Folgeprüfung.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Entzug bestätigt: Dokumentieren Sie das Ergebnis. Verlängerung beantragt: Fordern Sie eine neue Entscheidung an. Zugriff nicht entzogen: Melden Sie die Ausnahme der zuständigen Gruppe; schließen Sie den Vorgang nicht stillschweigend ab.
Was es Ihnen bringt
Weniger übersehene Ausnahmen und eine nachvollziehbare Beziehung zwischen Entscheidung und tatsächlichem Zugriff.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
Google Workspace in Ihrem Prozess
Kommen Sie vorbei. Oder rufen Sie uns an.
Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
