Mit der Service Automation Suite können Sie Docusign mit Ihren Ressourcen-, Personal- und Serviceprozessen verbinden.
Mehr über diese Integration
Mit der Service Automation Suite können Sie Docusign mit Ihren Ressourcen-, Personal- und Serviceprozessen verbinden. Lassen Sie Dokumente unterzeichnen, verfolgen Sie das Ergebnis und bringen Sie das unterzeichnete Ergebnis zurück zu den entsprechenden Ressourcen oder Dossiers.
Szenarien in der Praxis
Was möchten Sie mit Docusign organisieren?
Wählen Sie einen Anwendungsfall und sehen Sie sich die zugehörigen Prozessschritte an.
Ermöglichen Sie der Service Automation Suite, einen Darlehensvertrag aus Ihrem Prozess für die Unterzeichnung anzubieten und das ausgefüllte Dokument an den entsprechenden Vermögenswert zurückzuerstatten. TOPdesk ist hier ein Beispiel für die CMDB, mit der Ihr Team weiterhin arbeitet.
Verbinden Sie die Referenzen, prüfen Sie die Daten und stellen Sie sicher, dass die vereinbarte Ausführung eingehalten wird.
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Die Übertragung, die Unterschrift und das Nachweisdokument bleiben zusammen, ohne dass Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt werden müssen.
Dokumente und Assets verknüpfen
Kombinieren Sie die Übereinstimmung mit den vereinbarten Mitarbeiter- und Vermögensdaten. Speichern Sie die eindeutige Vermögensreferenz zusammen mit der Nummer des unterzeichneten Auftrags.
Unterschrift folgt
Beginnen Sie mit der Unterzeichnung und verfolgen Sie den aktuellen Status. Nur vollständig abgeschlossene Unterzeichnungsaufträge werden an den Speicherschritt weitergeleitet; Ablehnungen und abgelaufene Aufträge erhalten eine eigene Nachverfolgung.
Das Dokument, das Sie erhalten haben, bitte wieder einfügen.
Laden Sie das unterzeichnete PDF herunter und fügen Sie es dem gleichen TOPdesk-Asset hinzu. Die Ergebnisse festhalten, doppelte Anhänge vermeiden und fehlgeschlagene Verarbeitung für die Nachverfolgung sichtbar machen.
Akten & Nachbearbeitung
Ein ausgehandelter Vertrag setzt die Arbeit fort.
Verwenden Sie die bestätigte Unterschrift für weitere Schritte in der Personalabteilung, im Kundenservice oder im Kundenmanagement. Das Dokument bleibt mit der Anfrage verbunden, für die es erstellt wurde.
Verbinden Sie die Referenzen, prüfen Sie die Daten und stellen Sie sicher, dass die vereinbarte Ausführung eingehalten wird.
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Das Übereinkommen wird Teil der Ausführung und bleibt im Arbeitsverlauf dokumentiert.
Die korrekte Anfrage erkennen
Verbinden Sie die Unterzeichnete Frist mit der ursprünglichen Anfrage und den beteiligten Parteien.
Ergebnisse und Beweise verarbeiten
Bewahren Sie das vollständige, abgeschlossene Dokument im zugehörigen Dossier unter den entsprechenden Zugriffsrechten auf.
Der nächste Schritt beginnt.
Nachdem ein bestätigtes Abkommen erzielt wurde, sollte beispielsweise eine Aufgabe zur Vermittlung, Übertragung oder Einarbeitung anschließend vorbereitet werden.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Anfrage versendet. Auch bestätigt?
Service Automation Suite verbindet Docusign mit Ihren anderen Anwendungen, Menschen und Vereinbarungen. Damit Daten stimmen, die Arbeit weitergeht und Sie wissen, was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Docusign
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Zu einem kontrollierten Prozess zusammenführen
Daten → Regeln → Ausführung
Kombinieren
Anfrage + Dokument + Vorgang
Festlegen & prüfen
Daten prüfen und richtigen Ablauf wählen
Ausführen & zurückmelden
Dokument oder Unterzeichnung starten · Ergebnis verarbeiten · Vorgang aktualisieren
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Vom Produkt zum Prozess
So nutzen Sie die Integration
Anfrage → Unterzeichnung
Starten Sie den vereinbarten Unterzeichnungsprozess und lassen Sie das verfügbare Ergebnis nachverfolgen.
Vollständiges Dokument bereitstellen
Führen Sie das Dokument und alle gewünschten Informationen aus Ihren Quellsystemen zusammen. Stellen Sie das vollständige Dokument zur Unterzeichnung bereit und verknüpfen Sie das Ergebnis mit dem richtigen Vorgang.
Abweichung → Aufgabe
Leiten Sie fehlende Informationen oder Abweichungen an das Team weiter, das die Nachverfolgung übernimmt.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie Docusign verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie Docusign mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie Docusign mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie Docusign mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Eine abgeschlossene Docusign-E-Mail mit Ausführung verbinden.
Verbinden und abrufen
Verbinden Sie die Docusign eSignature-API mit dem entsprechenden Konto. Verfolgen Sie den Umschlag mithilfe verfügbarer Statusmeldungen oder gezielter Statusüberprüfung.
Den passenden Datensatz finden
Bewahren Sie die Envelope-ID zusammen mit dem Kunden und der Anfrage. Überprüfen Sie, welche Empfänger unterschreiben müssen, bevor die nächste Phase beginnen kann.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Bitte holen Sie die vereinbarten Dokumente ab und beginnen Sie mit der Einarbeitung oder Übergabe. Legen Sie die Beleg- und Datebezeichnungen zurück in das ursprüngliche Verzeichnis.
Das Ergebnis prüfen
Verarbeiten Sie das Ergebnis des Umschlags einmal. Überprüfen Sie die Speicherung und Ausführung separat; ein versendeter Umschlag ist noch keine abgeschlossene Unterschrift.
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Temporärer Zugriff – auch das Ende ist geregelt.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Identität, Genehmigung, Enddatum und die verfügbare Zugriffsaktion. Verwenden Sie dieselben Daten für die geplante Folgeprüfung.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Entzug bestätigt: Dokumentieren Sie das Ergebnis. Verlängerung beantragt: Fordern Sie eine neue Entscheidung an. Zugriff nicht entzogen: Melden Sie die Ausnahme der zuständigen Gruppe; schließen Sie den Vorgang nicht stillschweigend ab.
Was es Ihnen bringt
Weniger übersehene Ausnahmen und eine nachvollziehbare Beziehung zwischen Entscheidung und tatsächlichem Zugriff.
Ein anderer Name bedeutet nicht sofort eine neue Beziehung.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Zusammenführen
Speichern Sie bestätigte Identifikationen und Vereinbarungen zu den Quellen in einer gemeinsamen Tabelle. Nutzen Sie diese Beziehung für Anfragen, Meldungen und weitere Integrationen erneut.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Bekannter Schlüssel: Nutzen Sie die Beziehung. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlender Identifikation fordern Sie eine Prüfung an. Nach der Bestätigung kann die gespeicherte Beziehung wiederverwendet werden.
Was es Ihnen bringt
Eine konsistente Datenbasis, die Sie als Team pflegen, statt sie für jede Integration erneut zu ermitteln.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
Docusign in Ihrem Prozess
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Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
