Das Niederländische Institut für Öffentliche Sicherheit (NIPV) unterstützt die Sicherheitsregione und den Feuerwehr, unter anderem durch die landesweite Lieferung von Feuerwehrbekleidung.
Mehr über diese Integration
Das Niederländische Institut für Öffentliche Sicherheit (NIPV) unterstützt die Sicherheitsregione und den Feuerwehr, unter anderem durch die landesweite Lieferung von Feuerwehrbekleidung. Mit der Service Automation Suite können Sie die Ausgabe und die Verwendung mit Ihren internen Arbeitsabläufen verbinden. So behalten Sie den Überblick darüber, wer welche Ressourcen hat und was noch zu koordinieren ist.
Szenarien in der Praxis
Was möchten Sie mit NIPV organisieren?
Wählen Sie einen Anwendungsfall und sehen Sie sich die zugehörigen Prozessschritte an.
Die Abwicklung von Ausgaben/Die Organisation von Ausgaben
Eine Maßnahme vergeben? Geben Sie der Sicherheitsbehörde die Aufgabe.
Wie erhält welche Kleidung oder Ausrüstung, und wer organisiert die Übergabe? Ordnen Sie die Verteilung den zuständigen Mitarbeitern zu und geben Sie dem verantwortlichen Team eine klare Aufgabe. So bleiben Vereinbarung, Durchführung und Registrierung zusammenhängend.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Mittel, Mitarbeiter und Verantwortliche koordinieren/verbinden
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Lieferantenintegration & Kontext
Vereinbarte Daten für die Vergabe oder Übernahme
Sicherheitsregion
Aktivitäten zur Verwaltung und Bestätigung der Vergabe
Bestimmen Sie, wem etwas zugeteilt wird.
Verbinden Sie die verfügbaren Lieferanteninformationen mit dem zuständigen Mitarbeiter, dem Ort und dem betreffenden Produkt. Verwenden Sie ausschließlich die vereinbarten Merkmale und füllen Sie zunächst fehlende Informationen aus.
Lassen Sie die Sicherheitsbehörde die Übergabe regeln.
Erstellen Sie eine Aktivität in Ihrem eigenen Service-Management-Tool. Geben Sie dem zuständigen Team die notwendigen Informationen, verknüpft mit dem Mitarbeiter und dem Produkt.
Bestätigen Sie die tatsächliche Auszahlung.
Lassen Sie den Verantwortlichen bestätigen, dass die Übertragung erfolgreich war. Verarbeiten Sie anschließend die vereinbarten Aufzeichnungen und Rückmeldungen. Eine erstellte Aktivität ist noch kein ausgegebenes Mittel.
Wasserregulierung
Auch das erfordern Anstrengung. Behalte die Aktivität aufrecht, bis sie passt.
Verbinden Sie die Verwendung mit einer Aktivität für die Sicherheitsbehörde. Achten Sie dabei darauf, welches Mittel zurückgegeben werden muss, wer die Rückgabe koordiniert und welche Menge tatsächlich verwendet wurde. Soll etwas fehlen, erfolgt eine gezielte Nachverfolgung.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Die erwarteten und bestätigten Mengen vergleichen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Grund und Registrierung
Vereinbarte Daten zu den einzulegenden Materialien
Sicherheitsregion
Aktivitätsplan für die Übernahme, Kontrolle und Rückmeldung
Mache die Einnahme konkret.
Verweisen Sie die Anfrage an die zuständige Person und die entsprechenden Ressourcen. Definieren Sie, wer innerhalb des Sicherheitskreises die Annahme der Anfrage koordiniert und welche Bestätigung dafür erforderlich ist.
Registrieren Sie, was tatsächlich zurück ist.
Lassen Sie den zuständigen Mitarbeiter die Annahme bestätigen. Offene Rücksendungen, fehlende Artikel oder Abweichungen sind weiterhin sichtbar und erhalten bei Bedarf eine Nachverfolgung.
Aktualisieren Sie die Aufzeichnung.
Dokumentieren Sie die bestätigte Übernahme durch den Mitarbeiter und das betreffende Mittel. Halten Sie eventuelle Kontrollen oder weitere Maßnahmen separat als erkennbar: Eine Übernahme bedeutet nicht automatisch, dass die Person wieder einsatzbereit ist.
Abweichungen & nächste Schritte
Fehlt etwas? Machen Sie daraus eine gezielte Folgeaufgabe.
Ein fehlendes Kleidungsstück, eine Rückgabe oder beschädigte Ware erfordern eine Nachbearbeitung. Geben Sie dem zuständigen Mitarbeiter die notwendigen Informationen, um damit umzugehen, und stellen Sie klar, welche Angelegenheiten noch offen sind.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Anfrage, Lieferantenreferenz und Vereinbarungen verknüpfen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Anfrage & Kontext
Abweichung, betroffenes Betriebsmittel und verantwortliche Person
Lieferant & Rückmeldung
Verfügbare Rückmeldung oder Folgeaktion
Unterschied erkennen
Vergleichen Sie verfügbare Daten mit dem Angefragten und Bestätigten. Dokumentieren Sie, was fehlt oder abweicht, ohne den gesamten Prozess stillschweigend als abgeschlossen zu markieren.
Der richtigen Person die Aufgabe zuweisen
Stellen Sie eine Kontrollaufgabe zusammen, die an das zuständige Team weitergeleitet wird, inklusive des Mitarbeiters, des Mittels und der Abweichung. Achten Sie darauf, wer die Nachbearbeitung übernimmt.
Verarbeiten Sie das Ergebnis.
Aktualisieren Sie die Registrierung, sobald die Bestätigung vorliegt. Beachten Sie Rücksendungen, Ersatzlieferungen und eventuelle Kontrollen als separate Schritte.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Bekleidung wird bereitgestellt. Auch gut dokumentiert?
Bei einer Sicherheitsbehörde wechseln Mitarbeiter, Aufgaben und Ausrüstung. Die Ausgabe, die Annahme und die dazugehörige Registrierung müssen zusammengehalten werden. Die „Service Automation Suite“ verbindet diese Schritte, sodass das verantwortliche Team weiß, was zu tun ist und fehlende Rückgaben sichtbar bleiben.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Vereinbarungen prüfen, Referenzen verknüpfen und Ausnahmen bewerten
Ausführen & zurückmelden
Empfang und Ausgabe bestätigen · Datensatz aktualisieren · Ergebnis zurückmelden
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie NIPV verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie NIPV mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie NIPV mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie NIPV mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Die Vergabe von NIPV-Kleidung an den zuständigen Mitarbeiter
Verbinden und abrufen
Vergleichen Sie die verfügbaren Aufzeichnungen über Lieferungen und Ausgaben mit der Sicherheitsbehörde und dem NIPV. Definieren Sie, welche Daten Sie tatsächlich austauschen können.
Den passenden Datensatz finden
Verbinden Sie den Mitarbeiter, das Kleidungsstück und eventuelle Maße oder Artikelnummer mit der Anfrage. Achten Sie darauf, Ersatz und neue Ausgaben deutlich voneinander zu trennen.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Erstellen Sie beispielsweise in TOPdesk eine Aufgabe für die Auslieferung oder die Annahme. Protokollieren Sie erst nach der Bestätigung, wer das Kleidungsstück erhalten oder abgegeben hat.
Das Ergebnis prüfen
Lassen Sie fehlende Rücksendungen und abweichende Artikel für die weitere Bearbeitung offen bleiben. Der zuständige Mitarbeiter bewertet den Zustand und die Nutzbarkeit der Ausrüstung.
In dieser Integration
Erkennung
Mitarbeiter, Anfrage und Referenz für Kleidung/Artikel
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Ein anderer Name bedeutet nicht sofort eine neue Beziehung.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Zusammenführen
Speichern Sie bestätigte Identifikationen und Vereinbarungen zu den Quellen in einer gemeinsamen Tabelle. Nutzen Sie diese Beziehung für Anfragen, Meldungen und weitere Integrationen erneut.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Bekannter Schlüssel: Nutzen Sie die Beziehung. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlender Identifikation fordern Sie eine Prüfung an. Nach der Bestätigung kann die gespeicherte Beziehung wiederverwendet werden.
Was es Ihnen bringt
Eine konsistente Datenbasis, die Sie als Team pflegen, statt sie für jede Integration erneut zu ermitteln.
Einen Bericht zu aktualisieren ergibt noch keinen zuverlässigen Datensatz.
Ein Aufruf der Quelle kann erfolgreich sein, obwohl Daten fehlen, anders codiert sind oder noch nicht vollständig abgerufen wurden.
Zusammenführen
Kombinieren Sie Paginierung und Ausgabezuordnung mit den vereinbarten Datenprüfungen. Verwenden Sie gemeinsame Beziehungstabellen, um Quellen zusammenzuführen.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Prüfung erfolgreich: Stellen Sie den Datensatz bereit. Abweichung: Veranlassen Sie eine Prüfung und machen Sie die Aktualität sichtbar. Für einen vorübergehenden API-Fehler wird ein begrenzter Wiederherstellungsablauf vorgesehen.
Was es Ihnen bringt
Eine klarere Unterscheidung zwischen einem technisch erfolgreichen Import und Informationen, auf deren Grundlage Sie fundiert steuern können.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
NIPV in Ihrem Prozess
Kleidung & Ausrüstung
Verteilung und Anwendung in Zusammenarbeit mit der Gesundheitsbehörde.
Verbind das NIPV mit regionalen Aktivitäten. Bestätige die Ausgabe und Aufnahme, aktualisiere die Registrierung und verfolge fehlende Ressourcen.
Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
