Untersuchen Sie eine Verbindung zwischen der ALSO-Bestellkoordination und Ihren internen Serviceprozessen.
Mehr über diese Integration
Untersuchen Sie eine Verbindung zwischen der ALSO-Bestellkoordination und Ihren internen Serviceprozessen. ALSO verwendet XML/EDI für Bestellungen und Rückmeldungen, einschließlich Lieferdaten und Seriennummern. Die Service Automation Suite kann die vereinbarten Daten mit Aktivitäten und Ressourcenregistrierung verknüpfen, abhängig von den Zugriffsrechten und der Konfiguration. Dies ist ein Beispiel für eine Integration, keine vorgefertigte Service Automation Suite-Verbindung.
Szenarien in der Praxis
Was möchten Sie mit ALSO organisieren?
Wählen Sie einen Anwendungsfall und sehen Sie sich die zugehörigen Prozessschritte an.
Verknüpfen Sie eine ALSO-Bestellung mit der internen Anfrage.
Untersuchen Sie eine Verbindung zwischen der ALSO-Bestellkoordination und Ihren internen Serviceprozessen. ALSO verwendet XML/EDI für Bestellungen und Rückmeldungen, einschließlich Lieferdaten und Seriennummern. Die Service Automation Suite kann die vereinbarten Daten mit Aktivitäten und Ressourcenregistrierung verknüpfen, abhängig von den Zugriffsrechten und der Konfiguration.
Dies ist ein Beispiel für eine Integration, keine vorgefertigte Service Automation Suite-Verbindung.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Anfrage, Lieferantenreferenz und Vereinbarungen verknüpfen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Anfrage & Kontext
Anfragende Person, Standort und benötigtes Betriebsmittel
Lieferant & Rückmeldung
Vereinbarter elektronischer Datenaustausch
Beim freigegebenen Bedarf beginnen
Nutzen Sie beispielsweise eine Anfrage aus TOPdesk. Halten Sie fest, für wen das Betriebsmittel gedacht ist, an welchem Standort es benötigt wird und welche Freigabe erforderlich ist. Eine Anfrage ist noch keine Erlaubnis zu bestellen.
Ihre Vereinbarungen anwenden
Vergleichen Sie die Anfrage mit einer zentralen Liste oder Matrix: Funktion, Standort, zulässiger Artikel und Budget. Fehlen Informationen oder weicht die Anfrage ab, fordern Sie zuerst Ergänzungen oder eine Entscheidung an.
Testen Sie die XML/EDI-Verbindung.
ALSO bietet eine direkte Bestellanbindung an das eigene Backoffice. Vereinbaren Sie Format, Übertragung, Kundenabsprachen und Berechtigungen, bevor Sie Service Automation Suite anbinden. Eine XML-Nachricht ist nicht automatisch eine REST-API; der technische Weg muss nachweislich passen.
Lieferung & Erfassung
Die Lieferdaten und Seriennummern werden intern notiert.
ALSO beschreibt Rückmeldungen zu Bestellungen, Lieferterminen, Rückständen und Seriennummern. Prüfen Sie, wie Service Automation Suite die vereinbarte Auswahl mit Wareneingangsaufgaben und Betriebsmitteln verknüpfen kann. Eine erwartete Seriennummer bestätigt noch nicht, dass ein Gerät empfangen oder ausgegeben wurde.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Mit Anfrage und bestätigtem Empfang verknüpfen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Lieferantendaten
Verfügbarer Status, Artikel- und Lieferreferenzen
Interne Ausführung
Empfangsaufgabe, Betriebsmittelerfassung und Rückmeldung
Dieselbe Bestellung und Position wiedererkennen
Verknüpfen Sie externe Referenzen mit der richtigen Anfrage und den richtigen Artikeln. Behandeln Sie Teillieferungen getrennt, sofern die Quelle diese Daten liefert; ein wiederholter Status darf keine doppelte Erfassung auslösen.
Empfang und Ausgabe organisieren
Lassen Sie Empfang oder Übergabe bestätigen. Aktualisieren Sie anschließend den vereinbarten Datensatz, beispielsweise Betriebsmittel, Person und Standort in TOPdesk. Nutzen Sie nur tatsächlich verfügbare Merkmale.
Ergebnis zurückmelden
Zeigen Sie der anfragenden Person und dem beteiligten Team, was bereit ist und was noch offensteht. Ein Lieferstatus schließt die interne Anfrage nicht automatisch ab; Ihre Abschlussbedingungen bestimmen dies.
Abweichungen & nächste Schritte
Fehlt etwas? Machen Sie daraus eine gezielte Folgeaufgabe.
Ein abweichender Artikel, eine fehlende Lieferung oder Rückgabeanfrage erfordert Nachverfolgung. Halten Sie Lieferantenreferenz und interne Verantwortung zusammen.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Anfrage, Lieferantenreferenz und Vereinbarungen verknüpfen
Verknüpfen Sie die Daten mit Ihren Richtlinien, Risikobewertungen und Kontrollen. Fordern Sie bei Bedarf Informationen oder eine Entscheidung an, überwachen Sie Aktionen und dokumentieren Sie das Ergebnis.
Anfrage & Kontext
Abweichung, betroffenes Betriebsmittel und verantwortliche Person
Lieferant & Rückmeldung
Verfügbare Rückmeldung oder Folgeaktion
Behandle zurückgelassene Artikel und Abweichungen getrennt.
Nutzen Sie verfügbare Bestell- und Regelreferenzen, um eine Nachbestellung oder einen Fehler bei der richtigen Anfrage beizubehalten. Starten Sie niemals eine zweite Bestellung aufgrund einer vorübergehenden Störung oder unklaren Reaktion.
Der richtigen Person die Aufgabe zuweisen
Starten Sie beispielsweise eine Kontrollaufgabe in TOPdesk mit Anfrage, Betriebsmittel und Lieferantenreferenz. Rückgabe, Austausch oder ergänzende Informationen folgen erst über den dafür vereinbarten Ablauf.
Prüfen und erneut aktualisieren
Nutzen Sie das bestätigte Ergebnis, um Datensätze und offene Aktivitäten zu aktualisieren. Konfigurieren Sie eine mögliche Rückmeldung an den Lieferanten separat über die vereinbarte Schnittstelle und die zulässigen Nachrichten.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Lieferant angebunden. Wer organisiert die Ausführung?
Eine Lieferantenintegration macht Daten in Ihrem internen Prozess nutzbar. Service Automation Suite verknüpft sie mit Aktivität, verantwortlicher Person und bestätigter Ausführung. Lassen Sie beispielsweise Empfang und Ausgabe organisieren und aktualisieren Sie den Datensatz erst nach der vereinbarten Bestätigung.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Vereinbarungen prüfen, Referenzen verknüpfen und Ausnahmen bewerten
Ausführen & zurückmelden
Empfang und Ausgabe bestätigen · Datensatz aktualisieren · Ergebnis zurückmelden
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie ALSO verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie ALSO mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie ALSO mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie ALSO mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
ALSO-Einkauf mit Anfrage und Wareneingang verbinden
Verbinden und abrufen
Nutzen Sie die mit ALSO vereinbarten XML/EDI-Nachrichten. Wählen Sie nur Daten der vereinbarten Organisation aus.
Den passenden Datensatz finden
Verbind interne Anfragen mit Bestellungen und Bestellregeln. Bewahren Sie diese Referenzen, um sicherzustellen, dass spätere Lieferungen innerhalb derselben Bestellung bleiben.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Verarbeiten Sie den Wareneingangsstatus und verfügbare Seriennummern in der Registrierung für Wareneingänge und Ressourcen. Lassen Sie eine Mitarbeiter die physische Wareneingabe und -ausgabe bestätigen.
Das Ergebnis prüfen
Überprüfen Sie die Teil- und Nalleingaben pro Bestellregel. Wenn das Ergebnis einer Bestellung unklar ist, überprüfen Sie zuerst die vorhandene ALSO-Bestellung, bevor Sie erneut bestellen.
In dieser Integration
Erkennung
Reihenfolge und Ordnungsvorschriften
Daten
Lieferstatus und verfügbare Seriennummern
Rückmeldung
Empfangs- und Ausgabeaufgabe mit Bestellreferenz
Über die erste Integration hinaus.
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Unterzeichnung abgelehnt. Der Prozess endet nicht in einer Sackgasse.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie Anfrage, Unterschriftsanfrage und Dokument miteinander. Lesen Sie den verfügbaren Status aus und verwenden Sie die vereinbarten Bedingungen für die weiteren Schritte.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Unterschrieben: Dokument verarbeiten und Aktivität bestätigen. Abgelehnt: Grund an die verantwortliche Person weitergeben. Vorübergehendes technisches Problem: nur entsprechend der eingerichteten Fehlerregel erneut versuchen.
Was es Ihnen bringt
Die passende Folgeaktion für jedes Ergebnis, ohne eine versendete Unterschriftsanfrage als abgeschlossene Aufgabe zu zählen.
Ein anderer Name bedeutet nicht sofort eine neue Beziehung.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Zusammenführen
Speichern Sie bestätigte Identifikationen und Vereinbarungen zu den Quellen in einer gemeinsamen Tabelle. Nutzen Sie diese Beziehung für Anfragen, Meldungen und weitere Integrationen erneut.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Bekannter Schlüssel: Nutzen Sie die Beziehung. Bei mehreren möglichen Treffern oder fehlender Identifikation fordern Sie eine Prüfung an. Nach der Bestätigung kann die gespeicherte Beziehung wiederverwendet werden.
Was es Ihnen bringt
Eine konsistente Datenbasis, die Sie als Team pflegen, statt sie für jede Integration erneut zu ermitteln.
Einen Bericht zu aktualisieren ergibt noch keinen zuverlässigen Datensatz.
Ein Aufruf der Quelle kann erfolgreich sein, obwohl Daten fehlen, anders codiert sind oder noch nicht vollständig abgerufen wurden.
Zusammenführen
Kombinieren Sie Paginierung und Ausgabezuordnung mit den vereinbarten Datenprüfungen. Verwenden Sie gemeinsame Beziehungstabellen, um Quellen zusammenzuführen.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Prüfung erfolgreich: Stellen Sie den Datensatz bereit. Abweichung: Veranlassen Sie eine Prüfung und machen Sie die Aktualität sichtbar. Für einen vorübergehenden API-Fehler wird ein begrenzter Wiederherstellungsablauf vorgesehen.
Was es Ihnen bringt
Eine klarere Unterscheidung zwischen einem technisch erfolgreichen Import und Informationen, auf deren Grundlage Sie fundiert steuern können.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
ALSO in Ihrem Prozess
Teil eines gemeinsamen Prozesses
Von der Lieferung zur aktuellen Asset-Verwaltung
Lieferantendaten bilden den ersten Datensatz. Vergleichen Sie anschließend beispielsweise mit Intune und aktualisieren Sie TOPdesk gezielt entsprechend Ihren Vereinbarungen zu Datenquellen. Abweichungen werden nachverfolgt; bestätigte Ergebnisse werden erneut geprüft.
Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
