Verknüpfen Sie die auf Meldungen, Changes und Aktivitäten erfassten Stunden mit dem passenden Kunden oder Projekt in AFAS. Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten bilden dafür die Grundlage.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Kunde, Projekt & Verarbeitung verknüpfen
Ergänzen Sie eine zentrale Liste und Vereinbarungen zu den Quellen. Prüfen Sie Unterschiede, fragen Sie fehlende Daten nach und legen Sie fest, was aktualisiert wird.
Quelle
Erfasste Stunden & Servicearbeit
Aktualisieren
Stundennachweis oder Abrechnung
Servicestunden zusammenstellen
Verwenden Sie die vereinbarte Stundenerfassung sowie die zugehörige Person, Organisation und Tätigkeit.
Mit Kunde und Projekt verknüpfen
Erkennen Sie die Kundenbeziehung und das Projekt in AFAS. Legen Sie fehlende Daten zur Prüfung vor.
Nach der vereinbarten Prüfung verarbeiten
Lassen Sie die Daten in die Stundenerfassung oder Rechnungsstellung einfließen. Die Finanzabteilung behält die Prüfung; das Ergebnis wird an den Prozess zurückgemeldet.
Von AFAS zu TOPdesk Beliebt
Aktuelle Personen- und Unternehmensdaten in TOPdesk.
Verwenden Sie AFAS als Quelle für Personen, Niederlassungen oder Unternehmen in TOPdesk. Service Automation Suite erkennt die Beziehungen und aktualisiert die vereinbarten Daten. So beginnt eine Meldung oder Anfrage mit dem richtigen Kontext.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Erkennen, verknüpfen & übersetzen
Ergänzen Sie eine zentrale Liste und Vereinbarungen zu den Quellen. Prüfen Sie Unterschiede, fragen Sie fehlende Daten nach und legen Sie fest, was aktualisiert wird.
Quelle
Personen, Standorte & Unternehmen
Aktualisieren
Personen- und Unternehmensdaten
Die passenden Quelldaten lesen
Übernehmen Sie die relevanten Personen- und Organisationsdaten aus AFAS. Verwenden Sie die vereinbarten Erkennungsfelder, um dieselben Beziehungen wiederzufinden.
TOPdesk gezielt aktualisieren
Legen Sie fehlende Datensätze an und aktualisieren Sie geänderte Daten und Beziehungen. Daten, die an anderer Stelle verwaltet werden, bleiben bei ihrer jeweiligen Quelle.
Auf diesem Kontext aufbauen
Verwenden Sie die aktuellen Personen- und Organisationsdaten bei Serviceanfragen, Changes sowie Eintritts-, Wechsel- und Austrittsprozessen. Die Datensynchronisation bildet die Grundlage; die Prozessausführung ist der nächste Schritt.
Zurück nach AFAS Beliebt
Das Ergebnis gehört auch zurück nach AFAS.
AFAS kann Daten liefern und Ergebnisse empfangen. Lassen Sie nach einem abgeschlossenen Prozessschritt die vereinbarten Daten in AFAS aktualisieren. Dies ist ein eigenständiger Ablauf und nicht automatisch die umgekehrte Variante jeder Synchronisation.
Service Automation Suite · Zentrale Steuerung
Ergebnis prüfen & übertragen
Ergänzen Sie eine zentrale Liste und Vereinbarungen zu den Quellen. Prüfen Sie Unterschiede, fragen Sie fehlende Daten nach und legen Sie fest, was aktualisiert wird.
Ausführung
Abgeschlossene Aktivität oder Prozessstatus
Aktualisieren
Vereinbarte Felder oder Datensatz
Die bestätigte Ausführung erkennen
Nutzen Sie den bestätigten Abschluss einer Aktivität, etwa ein angelegtes Konto. Das Ergebnis und nicht allein der Auftrag löst die Rückmeldung aus.
Festlegen, was AFAS erhalten soll
Service Automation Suite wendet die Vereinbarungen zur Erkennung, Feldzuordnung und Verarbeitung an. Nur die ausgewählten Daten werden zurückgeschrieben.
Aktualisieren und das Ergebnis dokumentieren
Verarbeiten Sie die Daten über die verfügbare AFAS-Anbindung und melden Sie Erfolg oder Fehler an den ursprünglichen Prozess zurück.
Wie Service Automation Suite Daten und Ausführung verbindet
Die Arbeit zwischen Ihren Anwendungen
Verwaltung aktualisiert. Warum noch Listen vergleichen?
Service Automation Suite verbindet AFAS mit Ihren anderen Anwendungen, Menschen und Vereinbarungen. Damit Daten stimmen, die Arbeit weitergeht und Sie wissen, was noch Aufmerksamkeit benötigt.
Eine Änderung, Anfrage oder Meldung
Service Automation Suite
Daten, Personen, Betriebsmittel und Beziehungen auf einer gemeinsamen Grundlage.
Vergleichen
Was ist vorhanden? Was sollte vorhanden sein?
Festlegen, was benötigt wird
Matrix · Richtlinien · gesetzliche Anforderungen
Die nächsten Schritte organisieren
Kontrollen · Aufgaben · Freigaben · Aktionen
Ausführung ↔ Rückmeldung
Ihre Mitarbeitenden und Tools
Zum Beispiel. Auch mit anderen Teams, Lieferanten und Anwendungen.
Prüfen. Informieren. Berichten.
Was ist abgeschlossen? Wer ist am Zug? Welche Abweichung erfordert eine Aktion?
Beginnen Sie mit einer Integration, einer Liste oder einer Kontrolle. Bauen Sie mit denselben Daten und Vereinbarungen darauf auf.
Zu einem kontrollierten Prozess zusammenführen
Daten → Regeln → Ausführung
Kombinieren
Kunde + freigegebene Stunden + Vertrag
Festlegen & prüfen
Prüfen und Rechnungsdaten vorbereiten
Ausführen & zurückmelden
Finanzabteilung prüfen lassen · Verwaltung aktualisieren · Status zurückmelden
Prüfen Sie Quelle und Vereinbarungen, testen Sie Änderungen und verfolgen Sie das Ergebnis. Manuelle Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person und eine Bestätigung.
Visuell konfigurieren. Einfach verwalten.
Verwenden Sie Bausteine wieder, passen Sie Ihren Prozess an und testen Sie die Änderung. Den Betrieb übernehmen Sie selbst, gemeinsam mit uns oder überlassen ihn Scope4mation.
Vom Produkt zum Prozess
So nutzen Sie die Integration
Arbeit → Abrechnung
Stellen Sie freigegebene Stunden und Artikel zur Prüfung und Verarbeitung durch die Finanzabteilung bereit.
Kundendaten synchron halten
Teilen Sie vereinbarte Kunden- und Kontaktdaten mit Service- oder Verwaltungssystemen.
Abweichung → Aufgabe
Leiten Sie fehlende Informationen oder Abweichungen an das Team weiter, das die Nachverfolgung übernimmt.
Verbinden Sie die Abläufe zwischen Ihren Anwendungen
Womit möchten Sie AFAS verbinden?
Wählen Sie die Rolle in Ihrem Prozess. Hier finden Sie Anwendungen aus den Szenarien und ergänzende Richtlinien, die Sie gemeinsam erkunden können. Wir bestimmen die Daten, Aktionen und verfügbaren Verbindungen für jede Kombination.
Verbinden Sie AFAS mit Ihren anderen Anwendungen. Automatisieren Sie die Abläufe dazwischen und behalten Sie selbst die Kontrolle.
Prozess & Steuerung
Weniger manuelle Arbeit
Verbinden Sie AFAS mit HR, IT und Lieferanten. Lassen Sie Daten und Aktionen automatisch weiterfließen.
Kontrolle über die Ausführung
Dokumentieren Sie Vereinbarungen, verfolgen Sie Abweichungen nach und prüfen Sie das Ergebnis.
Daten gezielt teilen
Legen Sie fest, welche Daten Sie mit wem und unter welchen Bedingungen teilen.
Autonomie & Wahlfreiheit
Ihre Anwendungen, ein Prozess
Kombinieren Sie AFAS mit den Anwendungen, die zu Ihnen passen.
Direkter Kontakt zu den Entwicklern
Arbeiten Sie direkt mit Scope4mation: niederländische Technologie, Prozesswissen und Unterstützung an einem Ort.
Spielraum für Veränderungen
Verwenden Sie Ihre Konfiguration wieder und halten Sie Prozesswissen übertragbar, wenn sich Systeme oder Vereinbarungen ändern.
Gemeinsam entwickeln & betreiben
Klein anfangen, darauf aufbauen
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall und verwenden Sie die Bausteine für den nächsten wieder.
Gemeinsam in die Praxis
Wir unterstützen Sie bei Konfiguration, Ausnahmen und Übergabe. Ihre Praxis bildet den Ausgangspunkt.
Betrieb nach Ihren Vorstellungen
Selbst betreiben, gemeinsam betreiben oder uns den Betrieb überlassen. Mit klaren Vereinbarungen im Voraus.
Unter der Haube
Diese Integration, Schritt für Schritt.
So konfigurieren wir dieses Beispiel
Vorbereitung des Servicewerks für die Fakturierung in AFAS Profit
Verbinden und abrufen
Lesen Sie die erforderlichen AFAS-Stamdaten über die eingerichteten GetConnectoren. Wählen Sie mit der Finanzabteilung den UpdateConnector für die vereinbarte finanzielle Verarbeitung.
Den passenden Datensatz finden
Verbind genehmigte Zeiten und Artikel mit dem entsprechenden Vertriebspartner. Überprüfen Sie die Verwaltung, Artikelnummer, Preis und Referenz.
Die vereinbarte Aktion ausführen
Bereiten Sie die AFAS-Lieferung gemäß der von Ihnen gewählten Rechnungsabwicklungsroute vor. Lassen Sie die Finanzabteilung vor der endgültigen Verarbeitung im Prozess die Kontrolle übernehmen.
Das Ergebnis prüfen
Bewahren Sie die AFAS-Verarbeitungsreferenz. Eine abgelehntes Beziehung- oder Artikelnummer erfordert Korrektur; eine unsichere Ergebnis überprüfen Sie, bevor Sie sie erneut anbieten.
Verwenden Sie dieselben Daten und Vereinbarungen im nächsten Prozess wieder.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Erfasst, aber noch nicht korrekt zugeordnet.
Die Servicearbeit wurde ausgeführt, aber die Stunden lassen sich keinem bekannten Kunden, Projektcode oder vereinbarten Verarbeitungsablauf zuordnen.
Zusammenführen
Verknüpfen Sie die Stunden mit den zentralen Kunden- und Projektbeziehungen sowie den Vereinbarungen zur administrativen Verarbeitung. Fordern Sie fehlende Daten gezielt an.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Akzeptiert: Speichern Sie die Referenz der finanziellen Verarbeitung. Abgelehnt: Lassen Sie die verantwortliche Person die Ursache beheben. Bei einer erneut gesendeten Zeile muss geprüft werden, ob sie bereits verarbeitet wurde.
Was es Ihnen bringt
Weniger Recherche und Korrekturen zwischen Serviceteam und Verwaltung, ohne Fehler automatisch als abrechenbare Arbeit zu behandeln.
Bestellt, geliefert und tatsächlich in Gebrauch?
Einkauf, Lieferant und technische Bestandsaufnahme liefern jeweils einen Teil des Gesamtbilds. Ein geliefertes Betriebsmittel ist nicht automatisch der richtigen Person als Eigentümer zugeordnet.
Zusammenführen
Vergleichen Sie Bestellung, Lieferdaten, Seriennummer und Bestand mit den zentral gespeicherten Eigentümerbeziehungen. Eine fehlende Bestätigung bleibt Teil der noch offenen Bearbeitung.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Wenn die Daten übereinstimmen, aktualisieren Sie den vereinbarten Datensatz. Bei einem unbekannten Gerät, einem abweichenden Eigentümer oder einer unbestätigten Lieferung erstellen Sie eine Aufgabe für die zuständige Bearbeitergruppe.
Was es Ihnen bringt
Weniger Abweichungen zwischen Verwaltungsdaten und technischer Realität sowie gezielte Nachverfolgung, wo etwas nicht stimmt.
Einen Bericht zu aktualisieren ergibt noch keinen zuverlässigen Datensatz.
Ein Aufruf der Quelle kann erfolgreich sein, obwohl Daten fehlen, anders codiert sind oder noch nicht vollständig abgerufen wurden.
Zusammenführen
Kombinieren Sie Paginierung und Ausgabezuordnung mit den vereinbarten Datenprüfungen. Verwenden Sie gemeinsame Beziehungstabellen, um Quellen zusammenzuführen.
Das Ergebnis bestimmt die Folgeschritte
Prüfung erfolgreich: Stellen Sie den Datensatz bereit. Abweichung: Veranlassen Sie eine Prüfung und machen Sie die Aktualität sichtbar. Für einen vorübergehenden API-Fehler wird ein begrenzter Wiederherstellungsablauf vorgesehen.
Was es Ihnen bringt
Eine klarere Unterscheidung zwischen einem technisch erfolgreichen Import und Informationen, auf deren Grundlage Sie fundiert steuern können.
Ihr Prozess passt nicht in eine Standardaktion?
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Möchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
Vom Produkt zum Prozess
AFAS in Ihrem Prozess
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Bei Kaffee, Tee oder online: Erzählen Sie uns, woran Sie arbeiten.
Wir beraten Sie zu Integrationen, Automatisierung und Steuerung, die Ihre Prozesse voranbringen. Auch wenn Ihr Anwendungsfall noch nicht in der Übersicht steht.
