Anfragen & Genehmigungen · Service Automation Suite
Eine Freigabe führt noch nichts aus. Service Automation Suite verbindet Formulare, Entscheidungen und Aktionen mit Ihren bestehenden Systemen, bis hin zu Unterzeichnung und Rückmeldung.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die anfragende Person wählt etwas aus, das nicht verfügbar ist, oder muss Daten erneut eingeben.
Service Automation Suite-Formulare nutzen beispielsweise Bestände aus TOPdesk und zeigen ergänzende Fragen entsprechend Ihrer Matrix, auch aus dem SSP heraus.
Eine besser ausgefüllte Anfrage mit weniger Rückfragen.
Die Freigabe liegt vor, aber Konten, Betriebsmittel und Aktivitäten warten noch.
Service Automation Suite startet die vereinbarten Aktionen, beispielsweise eine Gruppenänderung in Microsoft Entra und eine Aufgabe in TOPdesk. Fehler erhalten einen Folgeablauf.
Die Anfrage zeigt, was erfolgreich war und wer den Rest übernimmt.
Die Vereinbarung ist versendet. Unterschrift und Nachweis müssen Sie noch nachverfolgen.
Service Automation Suite startet beispielsweise eine ValidSign-Anfrage und meldet Status und unterschriebenes Dokument an die ursprüngliche Anfrage zurück.
Anfrage, Übergabe und Bestätigung bleiben zusammen.
Die Verbindung zwischen Ihren Tools
Service Automation Suite ruft die benötigten Daten ab, wendet Ihre Bedingungen an und verteilt Aktionen auf Menschen und Systeme. Beispielsweise aus einem TOPdesk SSP heraus an Microsoft Entra, die Betriebsmittelverwaltung oder ValidSign.
Die Lösung soll auch für andere als ihren ursprünglichen Entwickler verständlich sein. Gemeinsam dokumentieren wir Datenbeziehungen, Zuordnungen und Vereinbarungen, die sich für weitere Prozesse nutzen lassen. Wir vereinbaren, wer testet und die Lösung pflegt, damit ein Kollege die Arbeit übernehmen kann.
Ihr Prozess gibt die Richtung vor
Andere Tools? Wir prüfen die Möglichkeiten, APIs und Berechtigungen in Ihrer Umgebung. Ihre bestehenden Systeme bleiben Ihre Arbeitsumgebung.
Von der Planung zur Ausführung
Die Integration ist ein Teil der Lösung. Die zugehörigen Vereinbarungen machen sie praxistauglich.
Ein Formular erfasst die Anfrage, organisiert aber nicht von selbst die Ausführung. Wir verknüpfen die Freigabe mit der richtigen Systemaktion, Aufgabe oder Unterzeichnung und bestimmen, welche Bestätigung zum Abschluss erforderlich ist.
Das vereinbaren wir vorab: welcher Schritt wartet, wer Informationen ergänzt und wann Sie erneut prüfen. Service Automation Suite folgt dem eingerichteten Ablauf, ohne eine erforderliche Freigabe stillschweigend zu überspringen.
Arts en Zorg Groep
Arts en Zorg Groep automatisiert Eintritt, Wechsel und Austritt von AFAS nach TOPdesk, sodass Konten, Zugriffe und Betriebsmittel zentral gesteuert werden.
Kundenreferenz ansehenVon der HR-Änderung zu Konten, Zugriff und Betriebsmitteln.
Interstellar
Interstellar nutzt Service Automation Suite als Prozessschicht zwischen der TOPdesk-Zeiterfassung und der finanziellen Verarbeitung in einer wachsenden MSP-Organisation.
Kundenreferenz ansehenZeiterfassung und finanzielle Verarbeitung miteinander verbunden.
Beginnen Sie mit dem, was gerade ins Stocken gerät
Bringen Sie Ihr Formular oder Ihren Anfrageablauf mit. Wir prüfen, welche Fragen, Kontrollen und Folgeaktionen den Prozess tatsächlich abschließen.
Vom Anliegen zur Ausführung
Changes bestehen aus einzelnen Aufgaben, E-Mails und Skripten, weshalb Überblick und Nachverfolgung fehlen.
Service Automation Suite kombiniert Erfassung, Workflow, Systemaktionen, Zusammenarbeit und Nachweise.
Vorhersehbare Ausführung, weniger Übergaben und mehr Kontrolle.
Mitarbeitende reservieren beispielsweise in Outlook, während das Facility Management die Räume in einem anderen System verwaltet. Änderungen und Stornierungen müssen auch dort ankommen.
Über Service Automation Suite verbinden Sie beispielsweise Outlook mit Reservations Management in TOPdesk. Sie konfigurieren die Verarbeitung von Reservierungen, Änderungen und Stornierungen sowie die erforderlichen Folgeaktionen im Facility Management. Bei anderen Kombinationen bestimmen die verfügbaren Schnittstellen, welcher Austausch möglich ist.
Mitarbeitende behalten ihren vertrauten Kalender und das Facility Management arbeitet in seiner bestehenden Verwaltungsumgebung weiter. Die eingerichtete Rückmeldung zeigt, ob die Reservierung verarbeitet wurde oder noch nachverfolgt werden muss.
Steuern Sie Onboarding, Dienstleistungen, Änderungen, Abrechnung und Offboarding von MSP-Kunden als einen Lebenszyklus.
Neue Kunden bringen Tenants, Services, Assets, Verträge und Ausnahmen mit, die andernfalls für jeden Kunden neu eingerichtet werden.
Vom Kundenstart bis zur kontrollierten Beendigung bleiben Status, Verantwortlichkeiten und Audit sichtbar.
Machen Sie die Ausführung über Kunden- und Lieferantenketten hinweg nachweisbar, ohne Belege manuell zusammensuchen zu müssen.
MSP-Prozesse verlaufen über mehrere Kundenumgebungen und Lieferanten, wodurch Protokollierung und Nachweise verstreut sind.
Nachweise entstehen als Teil des Prozesses, statt nachträglich als separates Projekt.
Eine Anfrage oder Ausgabe erfordert eine Unterzeichnung. Separate E-Mails erschweren es, Status und Nachweis wiederzufinden.
Lassen Sie Service Automation Suite aus Ihrem bestehenden Anfrageprozess, beispielsweise in TOPdesk, eine Unterschriftsanfrage etwa bei ValidSign starten. Verarbeiten Sie die Rückmeldung und verknüpfen Sie das unterschriebene Dokument mit dem vereinbarten Vorgang.
Anfrage, Unterzeichnung und Nachweis bleiben zusammen. Unterzeichner, Dokumentenweg, Berechtigungen und Fehlerbehandlung richten wir gemeinsam ein.
Ihr Prozess ist maßgeblich. Die Tools können unterschiedlich sein. Wir stimmen die Integrationen auf die Möglichkeiten und Berechtigungen in Ihrer Umgebung ab.
Alle Integrationsbeispiele ansehenEine Grundlage. Mehr Möglichkeiten.
Anfrage, Entscheidung und tatsächliche Ausführung gehören zusammen. Auch wenn jemand etwas ergänzen muss oder ein anderer Ablauf erforderlich ist.
Nutzen Sie Service Automation Suite-Formulare beispielsweise aus einem TOPdesk SSP oder einer anderen Anfrageumgebung heraus. Kombinieren Sie die Anfrage über Service Automation Suite mit Systemdaten und lassen Sie die eingerichtete Matrix die ergänzenden Fragen und Aktivitäten bestimmen. Führen Sie Ausführung und Ergebnis zur ursprünglichen Anfrage zurück.
Lesen Sie über Service Automation Suite beispielsweise Betriebsmittel und Bestand aus TOPdesk aus und filtern Sie nach Typ, Standort oder Verfügbarkeit. Nutzen Sie eine andere Quelle, richten Sie den Datenaustausch darauf aus. Die gewählte Option kann ohne erneute Eingabe Teil von Ausgabe, Unterzeichnung und Erfassung werden.
Legen Sie Bedingungen, verantwortliche Personen und Freigaben fest. Eine Abweichung erhält eine passende Prüfung statt stillschweigend denselben Standardablauf.
Starten Sie Aktivitäten, Datenänderungen oder eine Unterzeichnung entsprechend dem eingerichteten Ablauf. Halten Sie auch manuelle Aufgaben als Teil des Prozesses fest.
Halten Sie fest, welche Person welches Betriebsmittel gewählt hat und zu welcher Anfrage die Aktion gehört. Verwenden Sie diese Beziehungen bei Lieferung, Unterzeichnung und Verwaltung wieder.
Einen Auftrag zu versenden oder ein Dokument bereitzustellen ist nicht dasselbe wie Ausführung. Lassen Sie das bestätigte Ergebnis die nächsten Schritte bestimmen und halten Sie Ablehnungen und Fehler sichtbar.
Beziehungen, Zuordnungen und Prozessvereinbarungen haben einen klaren Platz in derselben Umgebung. Kollegen können die Konfiguration und Verarbeitung nachvollziehen, ohne zuerst die persönliche Arbeitsweise des ursprünglichen Entwicklers rekonstruieren zu müssen.
Ihr Prozess entwickelt sich auch nach der Inbetriebnahme weiter. Ein zusätzliches Feld, eine andere verantwortliche Person, eine neue Ausnahme oder eine kleine Prozessänderung werden auf derselben Basis umgesetzt: anpassen, Auswirkungen prüfen, testen und die Verarbeitung verfolgen. Vereinbaren Sie, wer den Betrieb übernimmt, wer prüft und wann unsere Unterstützung benötigt wird.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Einkauf, Lieferant und technische Bestandsaufnahme liefern jeweils einen Teil des Gesamtbilds. Ein geliefertes Betriebsmittel ist nicht automatisch der richtigen Person als Eigentümer zugeordnet.
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Selbst konfigurieren: den technischen Ansatz ansehenMöchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
