Betriebsmittel · Service Automation Suite
Ihre Inventarisierung erkennt das Gerät. Ihre Verwaltung nennt einen anderen Benutzer. Service Automation Suite verknüpft die Datensätze mit Ausgabe, Zuordnung und Rückgabe. Mit den Tools, die Sie bereits nutzen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Namen und Geräte-IDs unterscheiden sich. Exporte zu vergleichen bleibt Handarbeit.
Service Automation Suite verbindet beispielsweise Intune oder Lansweeper über vereinbarte Schlüssel mit TOPdesk und ordnet Benutzer demselben Mitarbeitenden zu.
Eine nutzbare Erfassung, ohne ständig erneut Namen abgleichen zu müssen.
Der Laptop wurde ausgegeben, aber die Empfangsbestätigung befindet sich in einer separaten E-Mail.
Service Automation Suite verknüpft Anfrage und Betriebsmittel mit einer Bestätigung oder Unterzeichnung beispielsweise über ValidSign und aktualisiert den Datensatz.
Verantwortliche Person, Vereinbarung und Nachweis finden Sie bei derselben Übergabe.
Es gibt ein Gerät mit einer Sicherheitslücke, aber verantwortliche Person und Folgeaktion fehlen.
Service Automation Suite kombiniert beispielsweise Intune-Daten mit der Zuordnung und lässt eine gezielte Meldung in Ihrem Servicetool anlegen.
Das zuständige Team erhält den Kontext und kann die Bearbeitung je Betriebsmittel verfolgen.
Szenario · Betriebsmittel
Der Lieferant liefert die ersten Daten. Anschließend gleichen Sie die Erfassung mit dem technisch vorhandenen Bestand ab. Service Automation Suite verbindet diese Schritte zu einem durchgängigen Prozess, beispielsweise mit TOPdesk und Intune.
Nutzen Sie verfügbare Artikel-, Lieferungs- und Seriennummerndaten, um beispielsweise ein Asset in TOPdesk anzulegen oder wiederzuerkennen. Bewahren Sie die Lieferantenreferenz auf und vermeiden Sie doppelte Datensätze.
Erkennen Sie dasselbe Gerät anhand zuverlässiger Identifikatoren. Vergleichen Sie verfügbare Merkmale, Benutzer und Status. Noch nicht in Intune sichtbar? Halten Sie diese Abweichung erkennbar; ein geliefertes Gerät muss noch nicht registriert sein.
Legen Sie für jedes Datenelement die maßgebliche Quelle fest. Aktualisieren Sie technische Merkmale gezielt, überschreiben Sie jedoch nicht ohne Weiteres Einkaufsdaten oder eine bestätigte Zuordnung. Ein angemeldeter Benutzer ist nicht automatisch die Person, die das Betriebsmittel erhalten hat.
Bei einer unsicheren Zuordnung oder fehlenden Angabe entsteht beispielsweise eine Aktivität in TOPdesk. Verarbeiten Sie die bestätigte Korrektur und vergleichen Sie anschließend erneut. So bleiben Erfassung, Ausführung und Rückmeldung miteinander verbunden.
Dustin ist eine bestehende Lieferantenintegration. Bechtle und ALSO sind Beispiele für weitere Lieferantenanbindungen, nicht für bereits eingerichtete Service Automation Suite-Integrationen. API, XML/EDI oder OCI: Die verfügbare Anbindung, Daten und Berechtigungen bestimmen, was wir verbinden können. Lieferung oder technische Erkennung belegt keinen physischen Empfang; diese Bestätigung bleibt ein eigener Prozessschritt.
Szenario · Kleidung & Ausrüstung
Bei einer niederländischen Sicherheitsregion muss klar sein, welche Kleidung und Ausrüstung an Mitarbeitende ausgegeben wurde. Verbinden Sie Ausgabe und Rücknahme mit der Erfassung und den Aufgaben des zuständigen Teams. NIPV liefert Feuerwehrkleidung; Aktivitäten und Nachverfolgung organisieren Sie in Ihrem eigenen Servicemanagementtool, beispielsweise HaloITSM, ServiceNow, Freshservice oder TOPdesk.
Verknüpfen Sie die verfügbaren Daten mit dem richtigen Mitarbeitenden und Standort. Nutzen Sie Ihre Vereinbarungen zu Funktion, zulässigen Betriebsmitteln und Freigabe. Fehlen Informationen? Lassen Sie diese zuerst ergänzen.
Legen Sie die Aktivität in dem Servicemanagementtool an, das Ihr Team nutzt. Machen Sie deutlich, was ausgegeben oder zurückgenommen werden muss, wer dies erledigt und welche Bestätigung erforderlich ist.
Lassen Sie die ausführende Person festhalten, was tatsächlich übergeben wurde. Eine angelegte Aktivität ist kein Nachweis einer Ausgabe; eine Rückgabeaufforderung ist noch keine bestätigte Rücknahme.
Aktualisieren Sie den Datensatz nach Bestätigung der Übergabe. Halten Sie fehlende Betriebsmittel und Teilrückgaben sichtbar, weisen Sie Folgeaufgaben zu und prüfen Sie, was noch offen ist.
Zurückgenommen bedeutet nicht wieder einsatzbereit. Halten Sie eine erforderliche Prüfung oder Freigabe als eigenen Prozessschritt fest.
Die Verbindung zwischen Ihren Tools
Service Automation Suite verknüpft beispielsweise Seriennummern aus Intune oder Lansweeper mit dem Mitarbeitenden und dem Asset-Datensatz in TOPdesk. Vereinbarungen zu Datenquellen und Beziehungstabellen verwalten Sie zentral und verwenden sie bei weiteren Integrationen wieder.
Die Lösung soll auch für andere als ihren ursprünglichen Entwickler verständlich sein. Gemeinsam dokumentieren wir Datenbeziehungen, Zuordnungen und Vereinbarungen, die sich für weitere Prozesse nutzen lassen. Wir vereinbaren, wer testet und die Lösung pflegt, damit ein Kollege die Arbeit übernehmen kann.
Ihr Prozess gibt die Richtung vor
Andere Tools? Wir prüfen die Möglichkeiten, APIs und Berechtigungen in Ihrer Umgebung. Ihre bestehenden Systeme bleiben Ihre Arbeitsumgebung.
Von der Planung zur Ausführung
Die Integration ist ein Teil der Lösung. Die zugehörigen Vereinbarungen machen sie praxistauglich.
Ein Import erfasst einen Zeitpunkt. Ausgabe, Umzug, Austausch und Rückgabe verändern anschließend die Zuordnung. Wir verbinden die vereinbarten Quellen mit diesen Vorgängen und richten Vergleiche sowie die Nachverfolgung von Fehlern ein.
Nicht alles muss vorab perfekt sein. Wir wählen die erforderlichen Daten und Identifikatoren für Ihren ersten Anwendungsfall aus. Unsichere Zuordnungen werden zur Prüfung sichtbar; wir vereinbaren, welche Daten automatisch aktualisiert werden dürfen.
NVM
NVM führte HR und IT in einem standardisierten Mitarbeiterprozess zusammen, in dem Berechtigungen, Postfächer, Laptops und Zugriffe auf Basis von Personaländerungen gesteuert werden.
Kundenreferenz ansehenBerechtigungen, Betriebsmittel und Zugriff auf Basis von Personaländerungen.
Strukton
Strukton verbindet Mitarbeiterprozesse, Identity Management und Assets, um Sicherheit, Compliance und Betriebsmittel im Griff zu behalten.
Kundenreferenz ansehenMitarbeiterprozesse, Identity Management und Assets verbunden.
Mesdag
Mesdag nutzt Service Automation Suite/Qixium als IAM-Orchestrierungsplattform, um Richtlinien, Zuweisungen, Ausnahmen und die Ausführung nachweisbar zusammenzuführen.
Kundenreferenz ansehenRichtlinien, Zuweisungen und Ausnahmen zusammenführen.
Beginnen Sie mit dem, was gerade ins Stocken gerät
Zeigen Sie uns, wo Inventarisierung, Zuordnung oder Rückgabe auseinanderlaufen. Wir prüfen, welche Quellen Sie bereits haben und wie Sie diese sinnvoll verbinden können.
Vom Anliegen zur Ausführung
Gerätedaten und Asset-Datensätze laufen auseinander. Manuelle Exporte zeigen Unterschiede zu spät.
Lesen Sie über Service Automation Suite die vereinbarten Daten beispielsweise aus Intune aus, erkennen Sie bestehende Assets und übertragen Sie Felder sowie Referenzwerte in Ihre Asset-Verwaltung, beispielsweise in TOPdesk. Ordnen Sie dem Betriebsmittel die richtige Person zu und lassen Sie Abweichungen gezielt nachverfolgen.
Eine aktuelle Erfassung mit Überblick über Abweichungen. Daten, API-Berechtigungen und die Verantwortung für die Quellen werden je Umgebung vereinbart.
Das Inventarisierungstool erkennt ein Gerät, aber in Ihrem Datensatz fehlen beispielsweise der richtige Benutzer, Standort oder Status. Ein einzelner Import zeigt nicht, ob alle Daten zusammenpassen.
Über Service Automation Suite verbinden Sie Daten beispielsweise aus Intune, Lansweeper oder Snow mit Ihrer bestehenden Asset-Verwaltung. Sie legen fest, welche Quelle je Feld maßgeblich ist, erkennen dasselbe Betriebsmittel anhand der eingerichteten Schlüssel und kombinieren es mit Mitarbeiter- und Zuordnungsdaten. Service Automation Suite aktualisiert die vereinbarten Felder, beispielsweise in Ihrem Servicetool, und lässt Abweichungen nach Ihrem Ablauf bearbeiten.
Sie führen Inventarisierung und Verwaltung zusammen, ohne ständig Exporte vergleichen zu müssen. Dieselbe Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Betriebsmitteln können Sie bei Ausgabe, Positionswechsel, Rückgabe oder einer Meldung zu diesem Gerät wiederverwenden.
Viele Organisationen haben Teile des Asset Managements automatisiert. Es fehlt jedoch der Zusammenhang zwischen Einkauf, Erfassung, Ausgabe, Zuordnung, Nutzung, Rücknahme und Entsorgung. Dadurch bleibt eine Kontrolllücke bestehen.
Service Automation Suite verbindet den gesamten Lebenszyklus: Eingang und Erfassung, Ausgabe und digitale Übergabe, Bereitstellung und Nutzung, anschließend Rücknahme, Außerbetriebnahme, Datenlöschung, Wiederverwendung oder kontrollierte Entsorgung.
Weniger manuelle Nachbearbeitung, geringere Fehlerwahrscheinlichkeit, bessere Wiederverwendung, weniger Abhängigkeit von Spezialwissen und nachweisbar mehr Kontrolle über Zuordnung und Compliance.
Zeigen Sie nicht nur, welche Lizenzen zugewiesen sind, sondern auch warum, auf welcher Datengrundlage und ob sie tatsächlich genutzt werden.
Lizenzen werden häufig auf historischer Grundlage zugewiesen und bleiben ohne aktuelle Begründung oder Nutzungskontrolle aktiv.
Erkennen, erklären, prüfen, freigeben, ändern und verifizieren: kontrollierte Optimierung statt blindem Entziehen.
Lassen Sie aktive Assets und Dienstleistungen kontrolliert in Vertrag und Abrechnung einfließen.
Asset-Änderungen und Abrechnung laufen häufig auseinander, wodurch Einnahmen entgehen oder Korrekturen erforderlich werden.
Die Asset-Quelle kann TOPdesk, Intune, Ultimo oder eine andere Quelle sein; die Steuerungslogik bleibt in Service Automation Suite.
Überführen Sie zugewiesene und genutzte Microsoft-Lizenzen in einen nachvollziehbaren Abrechnungsprozess.
Lizenzanzahlen, Kundenverträge und tatsächliche Nutzung laufen schnell auseinander.
Graph liefert den Microsoft-Kontext; Service Automation Suite hält Regeln, Freigaben, Ausnahmen und Audit zentral zusammen.
Ihr Prozess ist maßgeblich. Die Tools können unterschiedlich sein. Wir stimmen die Integrationen auf die Möglichkeiten und Berechtigungen in Ihrer Umgebung ab.
Alle Integrationsbeispiele ansehenEine Grundlage. Mehr Möglichkeiten.
Ein Inventar zu füllen ist der Anfang. Der Wert liegt darin, zu wissen, welches Betriebsmittel zu welcher Person, welchem Lieferanten und welcher Dienstleistung gehört und ob dies weiterhin stimmt.
Verknüpfen Sie Seriennummer, Asset-ID und technische Geräte-ID. Nutzen Sie die vereinbarten Merkmale, um denselben Laptop in verschiedenen Quellen wiederzuerkennen.
Ordnen Sie ein Betriebsmittel der richtigen verantwortlichen Person zu, auch wenn Namen oder Benutzerkennungen je Tool unterschiedlich sind. Dieselbe Beziehungstabelle kann weitere Integrationen und Prozesse mit Daten versorgen.
Kombinieren Sie Einkaufs- und Lieferantendaten mit dem technischen Inventar. Lassen Sie Abweichungen prüfen, bevor eine Quelle bestehende Daten überschreibt.
Halten Sie Auswahl, Änderung, Mitarbeitenden und Empfangsbestätigung zusammen. Lassen Sie eine fehlende Rückgabe oder Unterschrift nicht hinter einem aktualisierten Asset-Datensatz verschwinden.
Nutzen Sie die Beziehungen auch bei Sicherheitsmeldungen oder Wiederherstellungsmaßnahmen: Welches Gerät, welche verantwortliche Person und welcher Dienst sind betroffen? Mit verknüpften Tickets und vereinbarten Messkriterien können Sie die Bearbeitung je Betriebsmittel verfolgen.
Behalten Sie die zentralen Beziehungen und Prozessvereinbarungen als Ausgangspunkt bei. Bei einem anderen Tool passen Sie die Anbindung und die Identifikatoren an und prüfen, ob das Ergebnis weiterhin stimmt.
Beziehungen, Zuordnungen und Prozessvereinbarungen haben einen klaren Platz in derselben Umgebung. Kollegen können die Konfiguration und Verarbeitung nachvollziehen, ohne zuerst die persönliche Arbeitsweise des ursprünglichen Entwicklers rekonstruieren zu müssen.
Ihr Prozess entwickelt sich auch nach der Inbetriebnahme weiter. Ein zusätzliches Feld, eine andere verantwortliche Person, eine neue Ausnahme oder eine kleine Prozessänderung werden auf derselben Basis umgesetzt: anpassen, Auswirkungen prüfen, testen und die Verarbeitung verfolgen. Vereinbaren Sie, wer den Betrieb übernimmt, wer prüft und wann unsere Unterstützung benötigt wird.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Ein Mitarbeiter erhält ein anderes Gerät. Das alte Betriebsmittel, der neue Datensatz und offene Service- oder Sicherheitsmeldungen müssen miteinander verbunden bleiben.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Einkauf, Lieferant und technische Bestandsaufnahme liefern jeweils einen Teil des Gesamtbilds. Ein geliefertes Betriebsmittel ist nicht automatisch der richtigen Person als Eigentümer zugeordnet.
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Selbst konfigurieren: den technischen Ansatz ansehenMöchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
