Daten & Verwaltung · Service Automation Suite
Dieselben Daten erneut eingeben, Abweichungen untersuchen und Fehler beheben. Service Automation Suite verbindet Ihre Datensätze und Kontrollen, damit eine Änderung nicht überall erneut Arbeit verursacht.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Eine Abteilung oder Kontaktangabe hat sich geändert, aber nicht in jedem Tool.
Service Automation Suite liest beispielsweise AFAS oder Youforce aus, erkennt dieselbe Person und aktualisiert vereinbarte Daten beispielsweise in TOPdesk.
Weniger Abtippen und weniger unterschiedliche Versionen desselben Datensatzes.
Stunden sind gebucht, aber die Finanzabteilung erhält sie über separate Exporte.
Service Automation Suite verbindet beispielsweise Servicestunden mit AFAS, anhand Ihrer Kundencodes, Kontrollen und Verarbeitungsvereinbarungen.
Sie sehen, was verarbeitet wurde und welche Buchung noch korrigiert werden muss.
Jede Integration ermittelt erneut, welcher Kunde oder welche verantwortliche Person gemeint ist.
Ein Kunde kann in Dynamics 365 und Ihrem Servicetool unterschiedliche Nummern haben. Service Automation Suite pflegt die Beziehung zwischen diesen Datensätzen zentral. Weitere Integrationen verwenden dieselbe Zuordnung und dieselben Vereinbarungen zu Datenquellen.
Sie bauen auf denselben Vereinbarungen auf statt auf neuen separaten Listen.
Die Verbindung zwischen Ihren Tools
Legen Sie fest, welche Quelle je Datenelement maßgeblich ist. Verbinden Sie beispielsweise Kundendaten aus Dynamics 365 Sales, Verwaltungsdaten aus Business Central und Servicedaten aus Ihrem Servicetool. Service Automation Suite erkennt dieselben Beziehungen, prüft Abweichungen und aktualisiert die vereinbarten Daten.
Die Lösung soll auch für andere als ihren ursprünglichen Entwickler verständlich sein. Gemeinsam dokumentieren wir Datenbeziehungen, Zuordnungen und Vereinbarungen, die sich für weitere Prozesse nutzen lassen. Wir vereinbaren, wer testet und die Lösung pflegt, damit ein Kollege die Arbeit übernehmen kann.
Ihr Prozess gibt die Richtung vor
Andere Tools? Wir prüfen die Möglichkeiten, APIs und Berechtigungen in Ihrer Umgebung. Ihre bestehenden Systeme bleiben Ihre Arbeitsumgebung.
Von der Planung zur Ausführung
Die Integration ist ein Teil der Lösung. Die zugehörigen Vereinbarungen machen sie praxistauglich.
Weil nicht immer klar ist, welche Quelle maßgeblich ist und wie dieselbe Person oder derselbe Kunde erkannt wird. Gemeinsam dokumentieren wir diese Beziehungen und Vereinbarungen zu Datenquellen und verwenden sie wieder. Abweichungen werden geprüft, statt Daten stillschweigend zu überschreiben.
Nein. Wir beginnen mit den bestehenden Systemen und verfügbaren Schnittstellen. Legen Sie für jedes Datenelement fest, wo es gepflegt und wo es benötigt wird. Service Automation Suite übernimmt die konfigurierte Verarbeitung und Rückmeldung; Ihre Quelle behält ihre eigene Rolle.
GGz Centraal
GGz Centraal ersetzte einen bewährten automatisierten Prozess für Eintritt, Wechsel und Austritt, ohne bei Qualität oder Zuverlässigkeit Abstriche zu machen.
Kundenreferenz ansehenEinen bestehenden Mitarbeiterprozess bei einem Systemwechsel erhalten.
Interstellar
Interstellar nutzt Service Automation Suite als Prozessschicht zwischen der TOPdesk-Zeiterfassung und der finanziellen Verarbeitung in einer wachsenden MSP-Organisation.
Kundenreferenz ansehenZeiterfassung und finanzielle Verarbeitung miteinander verbunden.
Beginnen Sie mit dem, was gerade ins Stocken gerät
Bringen Sie eine Liste, Datenquelle oder wiederkehrende Korrektur mit. Wir ermitteln, welche Quelle maßgeblich ist und welche Verarbeitung Sie zuerst verbinden können.
Vom Anliegen zur Ausführung
Punkt-zu-Punkt-Integrationen werden anfällig und schwer zu verwalten, sobald Datenmengen und Ausnahmen zunehmen.
Dataflow Composer strukturiert Quellen, Transformationen und Ausgabe; API Composer übernimmt die Systeminteraktion.
Wiederverwendbare Datenströme mit besserem Betrieb und weniger individuellen Anpassungen.
Mitarbeiterdaten werden häufig an mehreren Stellen gepflegt und laufen dadurch auseinander.
Service Automation Suite nutzt AFAS oder Youforce als Quelle und synchronisiert relevante Mitarbeiterdaten kontrolliert nach TOPdesk.
Weniger doppelte Verwaltung und aktuellere Mitarbeiterdaten für Serviceprozesse.
Stunden sind häufig bereits erfasst, aber Validierung, Zusammenführung, Ausnahmen und Weiterverrechnung erfordern noch manuelle Kontrollen. Dadurch entstehen Korrekturen, Verzögerungen und Abhängigkeiten von individuellem Wissen.
Service Automation Suite ruft relevante Zeiterfassungen ab, reichert sie an und prüft sie, wendet vereinbarte Regeln an und leitet nur vollständige und gültige Daten an den Finanzprozess weiter. Ausnahmen bleiben für gezielte Nachverfolgung sichtbar.
Weniger Verwaltungsaufwand, weniger Korrekturen, schnellere Abrechnung und ein wiederholbarer Ablauf von der Serviceerfassung zur finanziellen Verarbeitung.
Von erbrachter Dienstleistung, Asset oder Lizenz zur nachvollziehbaren Abrechnung über mehrere Kunden hinweg.
Die MSP-Abrechnung betrifft Zeit, Assets, Lizenzen, Verträge und Ausnahmen; manuelle Abstimmung lässt sich schlecht skalieren.
Ein wiederverwendbares Prozessmodell über Kundenumgebungen hinweg, mit Protokollierung, Freigaben und Audit-Trail.
Ihr Prozess ist nicht Ihre Anwendung: Bewahren Sie Richtlinien, Prozesslogik und Steuerung, während sich die technische Grundlage verändert.
Wenn Geschäftslogik in Skripten oder einer einzelnen Anwendung steckt, wird jede Migration zum Neuaufbau des Prozesses.
Technologie verändert sich. Prozesse und Steuerung bleiben.
Von der tatsächlichen Nutzung zur nachvollziehbaren Abrechnung.
Verbrauch, Vertragsvereinbarungen und Abrechnung liegen häufig in unterschiedlichen Systemen, weshalb der Abgleich Handarbeit bleibt.
Quellen für Nutzungsdaten und Finanzsysteme bleiben austauschbar; Service Automation Suite überwacht die Prozesskette und Ausnahmen.
Ihr Prozess ist maßgeblich. Die Tools können unterschiedlich sein. Wir stimmen die Integrationen auf die Möglichkeiten und Berechtigungen in Ihrer Umgebung ab.
Alle Integrationsbeispiele ansehenEine Grundlage. Mehr Möglichkeiten.
Ihre Datenschicht macht unterschiedliche Systeme für denselben Prozess nutzbar. Sie bewahren Bedeutung und Beziehungen, nicht nur die Kopie eines Feldes.
Legen Sie fest, wo Personen, Unternehmen, Betriebsmittel und Zuordnungen verwaltet werden. Nicht jedes Feld muss aus derselben Anwendung stammen.
Pflegen Sie Identifikatoren aus verschiedenen Tools in zentralen Tabellen. Verwenden Sie dokumentierte Beziehungen wieder, statt für jede Integration erneut Namen abzugleichen.
Übertragen Sie die vereinbarten Felder und Auswahlwerte passend zur empfangenden Anwendung. Dieselbe Zuordnungstabelle kann mehrere Integrationen unterstützen.
Prüfen Sie Vollständigkeit, Duplikate und Konflikte. Unsichere Zuordnungen oder fehlende Daten werden gezielt nachverfolgt.
Halten Sie fest, was aktualisiert wurde und was fehlgeschlagen ist. Beheben Sie die Ursache und verarbeiten Sie gezielt erneut, ohne die gesamte Verwaltung manuell rekonstruieren zu müssen.
Beziehungen, Zuordnungen und Prozessvereinbarungen haben einen klaren Platz in derselben Umgebung. Kollegen können die Konfiguration und Verarbeitung nachvollziehen, ohne zuerst die persönliche Arbeitsweise des ursprünglichen Entwicklers rekonstruieren zu müssen.
Ihr Prozess entwickelt sich auch nach der Inbetriebnahme weiter. Ein zusätzliches Feld, eine andere verantwortliche Person, eine neue Ausnahme oder eine kleine Prozessänderung werden auf derselben Basis umgesetzt: anpassen, Auswirkungen prüfen, testen und die Verarbeitung verfolgen. Vereinbaren Sie, wer den Betrieb übernimmt, wer prüft und wann unsere Unterstützung benötigt wird.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Einkauf, Lieferant und technische Bestandsaufnahme liefern jeweils einen Teil des Gesamtbilds. Ein geliefertes Betriebsmittel ist nicht automatisch der richtigen Person als Eigentümer zugeordnet.
Ein Aufruf der Quelle kann erfolgreich sein, obwohl Daten fehlen, anders codiert sind oder noch nicht vollständig abgerufen wurden.
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Selbst konfigurieren: den technischen Ansatz ansehenMöchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
