Warum Veränderungen in Kommunen immer häufiger ins Stocken geraten

Warum Veränderungen in Kommunen immer häufiger ins Stocken geraten

Gemeenten müssen kontinuierlich auf Veränderungen reagieren.

• Neue Gesetze.
• Verändernde Arbeitsmodelle.
• Neue Sicherheitsbestimmungen.
• Technologische Entwicklungen

Auf dem Papier erscheinen viele Veränderungen übersichtlich.

In der Praxis zeigen sie oft deutlich mehr Auswirkungen, als ursprünglich erwartet wurde.

Nicht weil die Veränderung kompliziert ist, sondern weil die Organisation komplexer geworden ist.

Eine Veränderung betrifft selten nur ein System.

Während früher Änderungen auf eine einzelne Anwendung oder Abteilung beschränkt waren, laufen Prozesse heute quer durch die gesamte Organisation.

Ein Verfahren kann von folgenden Faktoren abhängen:

• mehrere Fachanwendungen
• ein Aktenverwaltungssystem
• Dokumentenmanagement
• Verbindungen zu lokalen Einrichtungen;
• verschiedene Lieferanten
• mehrere interne Abteilungen

Durch diese relativ kleine Änderung können erhebliche Auswirkungen auf einen großen Teil der Organisation entstehen.

Die Abhängigkeiten werden erst im Laufe des Projekts erkennbar.

Viele Gemeinden erkennen das gleiche Muster. Eine Änderung scheint einfach. Bei der Umsetzung stellt sich jedoch heraus, dass mehrere Systeme angepasst werden müssen.

Die Lieferanten müssen Änderungen vornehmen.
Die Verbindungen müssen erneut getestet werden.
Prozessverantwortliche müssen zustimmen.

Dadurch verschiebt sich der Zeitplan und die Durchlaufzeit. Nicht, weil die Menschen ihre Arbeit nicht gut machen, sondern weil die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben größer sind als ursprünglich angenommen wurde.

Veränderungen erfordern zunehmend Abstimmung.

Neben technischen Abhängigkeiten nimmt auch die organisatorische Komplexität zu.

• IT.
• Funktionaler Betrieb.
• Informationsmanagement
• Prozessverantwortliche
• Externe Lieferanten.

Jede Änderung erfordert Abstimmung zwischen mehreren Parteien.

Dadurch geht ein großer Teil der verfügbaren Kapazität nicht dazu, Veränderungen zu bewirken, sondern zu Verhandlungen, Abstimmung und Koordination.

Die Anpassungsfähigkeit nimmt unbemerkt ab.

Viele Organisationen stellen erst fest, dass ihre Anpassungsfähigkeit abnimmt, wenn Veränderungen dauerhaft länger anhalten.

Projekte werden verschoben. Prioritäten ändern sich.

Die Kapazität ist auf die laufenden Änderungen verteilt.

Neue Initiativen sollten warten. Es entsteht langsam das Gefühl, dass Veränderungen immer schwieriger werden.

Während die Nachfrage nach Veränderung weiterhin zunimmt.

Das Problem liegt oft nicht an der Technik.

Neue Technologien sind selten die limitierende Faktor.

Die größte Herausforderung liegt meistens im Mangel an Verständnis.

• Welche Prozesse sind voneinander abhängig?
• Welche Systeme sind betroffen?
• Wer ist für jeden einzelnen Schritt verantwortlich?
• Welche Änderungen haben Auswirkungen auf andere Abteilungen?
• Wenn dieses Überblick fehlt, wächst die Komplexität schneller als die Organisation bewältigen kann.

Die Frage ist nicht, wie schnell eine Gemeinde Veränderungen durchführen kann.

Naar Großteil verfügen die Gemeinden über das Wissen und die Kompetenzen, um Veränderungen umzusetzen.

Die wichtigere Frage ist:

• Wie voraussichtlich verlaufen werden?
• Kann im Voraus geschätzt werden, welche Auswirkungen eine Änderung hat?
• Sind die Abhängigkeiten erkennbar?
• Es ist klar, welche Prozesse gefährdet sind.
• Kann die Organisation schnell reagieren, wenn neue Gesetze oder gesellschaftliche Entwicklungen dies erfordern?

Gerade die Fragen bestimmen zunehmend, wie flexibel eine Gemeinde tatsächlich ist.

Veränderung ist ein fortlaufender Prozess.

Die Menge der Veränderungen wird in den kommenden Jahren stetig zunehmen.

Neue Gesetze.
Digitalisierung.
Cybersecurity
KI
Verändernde Erwartungen von Bewohnern und Mitarbeitern.

Daher wird es immer wichtiger, dass Städte nicht nur Veränderungen vornehmen können, sondern auch die Auswirkungen dieser Veränderungen verstehen.

Daher ist es umso wichtiger, Veränderungen in größeren und komplexeren Organisationen gut zu kontrollieren.

Erkennen Sie diese Herausforderung in Ihrer Kommune wieder?

Veränderungen müssen nicht zwangsläufig zu Problemen führen. Die Herausforderung entsteht, wenn die Auswirkungen einer Änderung erst während der Umsetzung sichtbar werden und Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Systemen und Teams nicht ausreichend erkennbar sind.

Möchten Sie erfahren, welche Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation immer mehr Zeit beanspruchen und wo die größten Abhängigkeiten oder Engpässe liegen? Dann füllen Sie bitte das folgende Kontaktformular aus. Einer unserer Berater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um einen unverbindlichen Gespräch zu vereinbaren.

Gemeinsam werden wir untersuchen, wie man mehr Einblick in die Auswirkungen von Veränderungen gewinnen kann, um Projekte planbarer zu gestalten und die Anpassungsfähigkeit Ihrer Organisation zu erhalten.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder das zugehörige Dokument.