Warum Gemeinden jetzt ernsthaft bei der Einsatzkoordination sparen!

In vielen Gemeinden zeigt sich ein ähnliches Bild. TOPdesk ist eingerichtet, Aktionsreihen laufen und Importe werden durchgeführt. Dennoch herrscht weiterhin hoher Druck – nicht aufgrund von Systemfehlern, sondern weil die gesamte Prozesse nicht automatisiert sind.

Mit BIO2 und den Rahmenbedingungen der VNG ist dies kein organisatorisches Problem mehr, sondern eine strukturelle Kostenposition.

Ich erkläre es dir!

Das beginnt in der Regel selten mit einem einzelnen Fall. Eine Frage führt in der Regel immer zu mehreren Nachfragen. Beginnen Sie mit diesem Gespräch, denn darin liegt der Schlüssel zum Erfolg. Kontakt !

Wo Gemeinden strukturell Geld verlieren

Bei mittelständischen Gemeinden (etwa 100.000 Einwohner) beobachten wir in der Praxis:

• 3 bis 6 Vollzeitstellen (FTE) für Änderungen, Kontrollen, Reparaturarbeiten und Vorbereitung auf Audits.
• Kosten: 225.000 bis 450.000 Euro pro Jahr
• hauptsächlich Arbeit zwischen verschiedenen Systemen, nicht innerhalb von TOPdesk selbst.

Durch die Automatisierung der Prozesse kann dies auf 1-2 Vollzeitäquivalente reduziert werden. Die strukturelle Einsparung liegt damit dazwischen. 200.000 € und 400.000 € pro Jahr.

Warum die TOPdesk-Automatisierung hier endet

Standardimporte und Aktionsreihen automatisieren Schritte, aber keine vollständigen Prozesse. Sobald mehrere Systeme beteiligt sind – wie z.B. HR (AFAS, Youforce, Hr2Day etc.), IAM, Azure, PowerShell oder Signatur – entsteht manueller Aufwand. Und dieser manuelle Aufwand ist die teuerste Kostenposition im kommunalen IT-Bereich.

Praktisches Beispiel: Einsparen innerhalb bestehender TOPdesk-Prozesse

Viele Gemeinden nutzen TOPdesk zur Unterstützung von Bürgerprozessen wie Meldungen und Anträgen. Sobald eine solche Meldung Folgeaktionen außerhalb von TOPdesk erfordert, entsteht häufig Handarbeit. Durch die Automatisierung dieser Kette unterstützt die Service Automation Suite den Prozess von Anfang bis zur Registrierung. Nicht nur für eine Kette, sondern für mehrere gleichzeitig. Dies verhindert Weiterleitungen, Nachbearbeitungen und zusätzliche Prüfungen und führt zu direkten FTE-Einsparungen.

Beispiel aus der Praxis: ValidSign

Digitale Signatur sind unmittelbar mit Compliance verbunden. Wer darf unterschreiben? Auf welcher Grundlage? Welche Nachweise sind erforderlich?

Mit der Service Automation Suite und TOPdesk wird dies zu einer einzigen Kette.

• Beginen Sie in TOPdesk.
• automatische Kontrollen und Maßnahmen
• Unterschrift via ValidSign
• vollständige automatische Erfassung
• Keine unkontrollierten Exporte, keine manuelle Protokollierung, keine Nachbesserungsmaßnahmen bei Audits.

Wir haben gemeinsam mit unserem Partner ValidSign ein Webinar durchgeführt. Sie können hier mehr Details darüber sehen, wie wir das machen! Schauen Sie sich das an. hier Zurück (oder die Folien herunterladen). Oder suchen Sie nach ValidSign auf der Website – wir erklären es dort noch ausführlicher.

Warum dies jetzt passiert

Die Vorgaben von BIO2 und den Richtlinien der VNG zwingen die Gemeinden, die Lieferketten nachweislich kontrollieren zu können. Gemeinden, die dies nun automatisieren, werden langfristig Kosten sparen. Gemeinden, die darauf warten, werden weiterhin hohe Kosten in Form von Vollzeitäquivalenten (FTE) tragen.

Möchten Sie wissen, wie viele FTE Ihr Gemeinde verloren In der Kette?

Wir können es gemeinsam ansehen, melden Sie sich!

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder das zugehörige Dokument.

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