Warum Asset Management erst funktioniert, wenn Prozesse zusammenarbeiten

Na bijna jeder Gemeinde gehören Hunderte, manchmal sogar Tausende von Betriebsmitteln. Laptops, Mobiltelefone, Bildschirme, Zugangspässe, Drucker und andere IT-Geräte sind für den täglichen Betrieb unerlässlich.

In der Praxis umfasst Asset-Management weit mehr als die Erfassung von Betriebsmitteln. Die eigentliche Herausforderung entsteht, wenn sich etwas ändert: Eine Person tritt ein, wechselt ihre Funktion oder verlässt die Organisation. Gerade dann müssen verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten, damit die richtigen Betriebsmittel bereitstehen und rechtzeitig wieder zurückgenommen werden.

Wenn die Zusammenarbeit nicht gut organisiert ist, entstehen unnötige Risiken.

Assetmanagement beginnt nicht bei einem Laptop.

Viele Organisationen betrachten das Assetmanagement primär als eine Aufgabe der IT. In der Realität beginnt der Prozess oft weit früher.

Das Unternehmen (HR) stellt einen neuen Mitarbeiter vor. Der Vorgesetzte bittet um einen Arbeitsplatz. IT stellt die erforderliche Ausstattung bereit. Die Facility-Abteilung organisiert einen Zugangsausweis. Der Funktionsmanagementbereich vergibt Zugriffsrechte, und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen alle diese Schritte erneut durchgeführt werden.

Jede Abteilung führt ihre eigenen Aufgaben aus. Wenn jedoch keine Abstimmung zwischen den Abteilungen besteht, geht das Gesamtbild schnell verloren.

Ein Laptop, der nicht abgegeben wird, ein Zugangsausweis, der aktiv bleibt, und ein Telefon, das nirgends mehr registriert ist.

Dies sind typische Beispiele, die nicht aufgrund von Gleichgültigkeit entstanden sind, sondern weil Prozesse über verschiedene Abteilungen und Systeme verteilt sind.

Die Registrierung allein reicht nicht.

Viele Gemeinden verfügen über ein System zur Verwaltung von Betriebsvermögen, in dem die einzelnen Anlagen erfasst werden. Dies bildet eine wichtige Grundlage.

Trotz der Registrierung löst dies das Problem jedoch nicht vollständig.

Die Frage betrifft nämlich nicht nur den Standort des Laptops. Die wichtigere Frage ist, ob der gesamte Prozess rund um dieses Betriebsmittel beherrsbar ist.

Es ist klar, wann ein Mittel ausgegeben werden muss?

Wer ist für die Übertragung verantwortlich?

Wann sollte ein Laptop ersetzt werden?

Wird ein Zugangsausweis automatisch bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gesperrt?

Sind alle beteiligten Abteilungen darüber informiert?

Wenn diese Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind, bleibt ein Teil der Arbeit von manuellen Kontrollen und informellen Vereinbarungen abhängig.

Mehr Zusammenarbeit, weniger Verwaltungskosten.

Kommunen, die ihr Asset-Management besser steuern möchten, betrachten deshalb nicht nur die Erfassung von Betriebsmitteln, sondern den gesamten Prozess.

Durch die Zusammenarbeit aller Teams – Personalwesen, IT, Facility Management und andere unterstützende Bereiche – innerhalb eines gemeinsamen Prozesses entsteht mehr Transparenz. Aufgaben werden automatisch zu dem richtigen Zeitpunkt erledigt, und die Verantwortlichkeiten sind klar definiert.

Das bringt verschiedene Vorteile mit sich.

• weniger manuelle Übertragungen
• besseres Verständnis der Unternehmensressourcen
• weniger verlegte Assets;
• geringere Verwaltungskosten
• Verbesserte Unterstützung bei Audits.
• mehr Kontrolle über Informationssicherheit.

Durch diese Maßnahmen wird das Vermögensmanagement nicht nur effizienter, sondern auch zuverlässiger.

Regie über den gesamten Lebenszyklus

Ein Laptop ist erst dann richtig verwaltet, wenn der gesamte Lebenszyklus nachvollziehbar ist – von der Bestellung und Auslieferung bis hin zur Ersatzbeschaffung und Entsorgung.

Dies gilt auch für Telefone, Zugangspässe, Lizenzen und andere Geschäftsressourcen.

Wenn diese Prozesse getrennt voneinander durchgeführt werden, bleibt die Organisation auf Kontrollen und individuelles Wissen angewiesen. Wenn die Prozesse zusammenarbeiten, entsteht Übersicht und es wird einfacher, Risiken zu kontrollieren.

Das ist genau, wo die Regie den Unterschied macht.

Nicht durch den Ersatz bestehender Systeme, sondern durch die Vernetzung und Steuerung von Prozessen.

Assetmanagement ist letztendlich eine organisatorische Frage.

Assetmanagement wird oft als ein technischer oder administrativer Prozess betrachtet. In der Praxis betrifft es jedoch weitaus mehr Aspekte der Organisation.

Es hat Auswirkungen auf Informationssicherheit, Compliance, Dienstleistungen und die tägliche Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.

Deshalb erfordert eine gute Vermögensverwaltung nicht nur einen aktuellen Überblick über die betrieblichen Ressourcen, sondern vor allem die Kontrolle über den gesamten Prozess.

Wie gut ist das Assetmanagement innerhalb der Organisation kontrolliert?

Viele Gemeinden haben ihre betrieblichen Ressourcen gut erfasst. Die Herausforderung besteht oft in der Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung, IT, Facility Management und anderen beteiligten Teams.

Fordern Sie über das folgende Formular ein unverbindliches Orientierungsgespräch an.

In einem kurzen Gespräch werden wir gemeinsam untersuchen, wo Prozesse effizienter gestaltet werden können und wo mehr Eigenverantwortung zu weniger Verwaltungslast, besserer Zusammenarbeit und mehr Kontrolle über Unternehmensressourcen führen kann.

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