Vom Eintritt bis zum Austritt: So automatisieren Sie User Lifecycle Management im Gesundheitswesen

In Gesundheitsorganisationen ändert sich ständig etwas: neue Mitarbeiter beginnen, Positionen wechseln und Mitarbeiter verlassen die Organisation. Jeder dieser Momente erfordert Anpassungen in den IT-Systemen. Dennoch werden diese Anpassungen in vielen Organisationen größtenteils manuell vorgenommen. Dies kostet Zeit, führt zu Fehlern und birgt Risiken.

Daher ist das Management des Benutzerlebenszyklus keine unwichtige Angelegenheit mehr, sondern ein wesentlicher Bestandteil einer gut funktionierenden IT-Organisation im Gesundheitswesen.

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Die Situation: viel handwerkliche Arbeit, aber wenig Übersicht.

In vielen Einrichtungen sieht der Prozess etwa so ab:

• Das Unternehmen gibt einen neuen Mitarbeiter bekannt.
• IT erstellt manuelle Konten in verschiedenen Systemen.
• Rechte werden systematisch festgelegt.
• Bei Änderungen der Position müssen alle Aspekte erneut überprüft werden.
• Bei Beendigung des Dienstverhältnisses können Konten manchmal (zu lange) aktiv bleiben.

Dies führt zu erkennbaren Problemen:

• Zugang für bereits verspätet gebuchte Tickets
• Falsche oder übermäßige Rechte
• Sicherheitsrisiken aufgrund vergessener Konten
• Hoher Arbeitsdruck in IT-Abteilungen

Insbesondere in einem Sektor, in dem Kontinuität und Sicherheit von entscheidender Bedeutung sind, ist dies jedoch anfällig.

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Die Erkenntnis: Lifecycle-Management sollte automatisiert sein.

Der Kern des Problems liegt nicht in der Komplexität, sondern im Mangel an Kohärenz zwischen den Systemen.

HR-Systeme, TOPdesk, Microsoft Entra, EPDs und andere Anwendungen arbeiten oft nebeneinander, ohne zentrale Steuerung. Dies führt zu manueller Arbeit.

Durch die Vernetzung dieser Systeme und die Automatisierung von Prozessen entsteht ein effizierender Lebenszyklus.

• Einstellen Automatische Konten und korrekte Berechtigungen
• Positionswechsel Automatische Anpassung des Zugangs
• Austritt → vollständige und sofortige Demontage

Keine einzelnen Aktionen mehr, sondern ein integrierter Prozess.

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Die Lösung: Automatisieren mit Service Automation Suite

Mit einer Plattform wie Service Automation Suite können Sie diesen Prozess zentral verwalten.

Was dies konkret bedeutet:

1. Automatische Bereitstellung
Neue Mitarbeiter erhalten sofortigen Zugriff auf die entsprechenden Systeme, basierend auf ihrer Rolle.

2. Einheitliche Berechtigungsstruktur
Rechte werden nicht manuell vergeben, sondern auf Grundlage von Funktion oder Abteilung.

3. Echtzeit-Änderungen
Bei einer Änderung der Funktion werden die Rechte automatisch in allen verbundenen Systemen angepasst.

4. Sicheres Ausscheiden
Bei Beendigung des Dienstverhältnisses werden die Konten automatisch und vollständig deaktiviert.

5. Weniger Druck auf IT
Es muss nicht mehr manuell Tickets verwalten, sondern Prozesse initiieren.

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Was bedeutet das in der Praxis?

Für Gesundheitsorganisationen bedeutet dies:

• Schneller Onboarding von Mitarbeitern
• Weniger Fehler und weniger Nachbesserungen
• Verbesserte Sicherheit und Compliance
• Mehr Ruhe und Klarheit im IT-Bereich.

Und vielleicht noch wichtiger: IT kann sich wieder auf die Verbesserung statt auf die Dokumentation konzentrieren.

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Die Verwaltung des Benutzerlebenszyklus ist zu wichtig, um sie manuell zu verwalten. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen entsteht Kontrolle, Geschwindigkeit und Sicherheit.

Nicht durch härter arbeiten, sondern durch intelligenter Planung.

Wie ist das User Lifecycle Management innerhalb Ihrer Organisation organisiert? Und wo findet bei Ihnen noch manuelle Arbeit statt?

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