GGz Centraal: von der Qualitätssicherung zur weiteren Prozessverbesserung

Die Herausforderung: ein bewährter Prozess beibehalten

Innerhalb von GGz Centraal spielen Prozesse der Zufluss, Weiterleitung und Ausleitung eine wichtige Rolle im Tagesbetrieb. Jährlich werden Tausende von Änderungen verarbeitet, die direkt Auswirkungen auf Konten, Berechtigungen, Arbeitsplätze, Ressourcen und die Unterstützung der Mitarbeiter haben.

Genau deshalb stellte die Organisation eine besondere Herausforderung dar.

Nicht die Erfindung eines neuen Prozesses, sondern die Beibehaltung eines Prozesses, der sich seit Jahren in der Praxis bewährt hat.

Ein bewährter Prozess ersetzen

Viele Organisationen beginnen ein Automatisierungsverfahren, ausgehend von einer Situation, in der die Prozesse größtenteils manuell abgewickelt werden. Bei GGz Centraal war das jedoch anders.

Das bestehende IDU-Prozess war bereits weitgehend automatisiert und wurde täglich von verschiedenen Abteilungen genutzt. Die Herausforderung lag daher nicht darin, den Prozess von Grund auf neu zu gestalten, sondern darin, die zugrunde liegende Lösung zu ersetzen, ohne dabei die Qualität, Zuverlässigkeit oder Benutzererfahrung zu verlieren.

Gleichzeitig wollte GGz Centraal Möglichkeiten für weitere Entwicklung schaffen. Es sollte möglich sein, neue Funktionen und zusätzliche Automatisierungen einfach hinzuzufügen, ohne dass dafür wieder maßgeschneiderte Lösungen entwickelt werden müssen.

Nicht nur Technologie, sondern auch Prozesse

Gemeinsam mit Scope4mation wurde zunächst die aktuelle Situation betrachtet.

Nicht nur auf Systeme und Verbindungen, sondern gerade auch auf die zugrunde liegenden Prozesse.

Welche Abteilungen sind beteiligt?

Welche Maßnahmen werden ergriffen?

Wo entstehen Ausnahmen?

Und wie können wir sicherstellen, dass die bestehende Qualität erhalten bleibt, während gleichzeitig Raum für weitere Verbesserungen geschaffen wird?

Der Ansatz führte zu einer zentralen Schicht, in der Prozesse übersichtlich, kontrollierbar und zukunftssicher gestaltet wurden.

Mehr als nur Automatisierung

Der Prozess hat mehr gebracht als nur eine technische Reparatur.

Durch die zentrale Organisation der Prozesse entstand ein besseres Verständnis des Mitarbeiterwegs, Verantwortlichkeiten wurden klarer definiert und unterstützende Teams erhielten einen besseren Überblick über bevorstehende Aktivitäten und Prozessschritte.

Darüber hinaus eröffnete dies die Möglichkeit, Prozesse weiter zu optimieren, ohne dabei bestehende Arbeitsabläufe zu stören.

Ergebnisse

Seit der Einführung der Service Automation Suite verarbeiten die GGz-Zentren jährlich etwa 2.000 Zu- und Abgangsänderungen Aus einem zentralen Prozess.

Darüber hinaus erreichte die Organisation unter anderem:

• mehr Verständnis für die durchgeführten Aufgaben und Prozessschritte
• weniger manuelle Arbeit.
• bessere Zusammenarbeit zwischen HR, IT und unterstützenden Teams;
• Höhere Vorhersagbarkeit von Prozessen
• Eine zukunftssichere Ausstattung für zukünftiges Wachstum.

Wie erfährt von GGz Centraal, wie die Übergangsstrategie von einem bewährten Prozess für Drogenabhängige zu einer zukunftsfähigen Organisationslösung geführt wurde?

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