Weniger Handarbeit, mehr Kontrolle: Youforce und TOPdesk über die Service Automation Suite.

Youforce ist für viele Organisationen die zentrale HR-Plattform, in der Personalentscheidungen und Änderungen erfasst werden. Durch die kontrollierte Verknüpfung dieser HR-Prozesse mit IT- und Serviceprozessen in TOPdesk über die Service Automation Suite entsteht Kontrolle, Übersicht und eine nachhaltige Kosteneinsparung.

Kontrolle statt Import

Youforce entscheidet sich bewusst gegen einfache Importe, sondern wählt ein Modell, in dem Organisationen explizit festlegen, welche Daten und Prozesse sie verwalten möchten. Dies erfordert im Vorfeld klare Entscheidungen, verhindert aber versteckte Logik und unkontrollierte Synchronisationen.

Die Service Automation Suite lässt sich hier direkt integrieren. Entscheidungen und Änderungen aus dem HR-Bereich werden an TOPdesk weitergeleitet, geprüft und durch den Prozess gesteuert.

Durchlauf über Zeitlinien

Änderungen im Zusammenhang mit Mitarbeitern werden in Youforce über Zeitlinien dokumentiert. Diese veranschaulichen den Karriereverlauf eines Mitarbeiters und bilden die Grundlage für Prozesse im Zusammenhang mit Einstellung, Weiterentwicklung und Entlassung.

Die Service Automation Suite unterstützt diese Zeitlinien direkt, ohne individuelle Logik oder zusätzliche Übersetzungsschichten. Dadurch bleiben Änderungen inhaltlich korrekt, transparent und technisch handhabbar.

Weniger Handarbeit und strukturelle Einsparungen

Durch die Automatisierung von HR- und IT-Prozessen sinkt die Anzahl manueller Tätigkeiten erheblich. Untersuchungen zu intelligenter Automatisierung zeigen, dass Unternehmen durchschnittlich 20 bis 30 Prozent ihrer Betriebskosten sparen können, insbesondere durch weniger manuellen Aufwand und geringere Kosten für Fehlerkorrekturen.

Für eine mittelgroße Gemeinde bedeutet dies, dass Anfragen für Konten, Änderungen von Autorisierungen, Serviceanfragen und andere Vorgänge im Mitarbeiterlebenszyklus größtenteils automatisch abgewickelt werden können.

Eine Einsparung von 2.000 tot 3.000 Bis zu mehrere Tonnen an struktureller Einsparung können pro Jahr erzielt werden, ohne die Anzahl der Vollzeitäquivalenten (FTE) zu erhöhen.

Wir sind stolze, zertifizierte Youforce-Partner. In dieser Rolle kombinieren wir Fachwissen zu HR-Prozessen mit der Service Automation Suite als Automatisierungs-Level.

Nicht, um Youforce zu vereinfachen, sondern um Organisationen zu unterstützen. Sparen und festhalten auf ihre Dienstleistungen.

Service Automation Suite als Bindeglied

Die Service Automation Suite dient als die verbindende Automatisierungs-Schicht zwischen Youforce, TOPdesk und anderen Systemen wie IAM- und Sicherheitsplattformen. Die Personalabteilung behält die Entscheidungsbefugnis, während die IT automatisch die Umsetzung übernimmt. Dies führt zu konsistenten Prozessen, besserer Compliance und geringeren Verwaltungskosten.

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Altes versus neues Verfahren

Die folgende Gleichung zeigt, wie die HR- und IT-Prozesse in vielen Gemeinden aussehen, wenn keine Service Automation Suite verwendet wird, und wie sie gestaltet werden, wenn Youforce und TOPdesk über die Service Automation Suite miteinander verbunden sind.

Komponente	Altes Verfahren (ohne Service Automation Suite)	Neues System (Youforce + Service Automation Suite + TOPdesk)
Aufnahmemitarbeiter	Manuelle Übertragung von HR-Daten an IT über E-Mail oder Formular. IT erstellt Konten und Berechtigungen.	HR-Entscheidung in Youforce löst automatisch Arbeitsabläufe in TOPdesk über die Service Automation Suite aus.
Wechsel	Änderungen werden manuell übermittelt. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit für Verzögerungen oder unvollständige Informationen.	Die Youforce-Zeitlinien werden sofort verarbeitet. Änderungen sind sowohl inhaltlich als auch zeitlich korrekt.
Austritt	Abhängig von den Meldungen können Konten manchmal zu lange aktiv bleiben.	Kontrollierte Abwicklung gemäß Personalabteilung – Entscheidung. Reduziertes Sicherheitsrisiko.
Betriebsaufwand	Viele manuelle Aktionen, Abstimmungen und Korrekturen.	Standardisierte Arbeitsabläufe, weniger Verwaltung und weniger Ausnahmen.
Kosten	Hohe interne Arbeitsstunden, Fehlerkorrekturen und Reparaturarbeiten.	Reduzierung der strukturellen Kosten durch Automatisierung und weniger handwerkliche Arbeit.

Gemeindenspezifischer Kontext

Gemeenten stehen vor der Herausforderung, die Anforderungen von BIO und NIS2 zu erfüllen, während gleichzeitig begrenzte Ressourcen und die Notwendigkeit zur Anpassung bestehen. Die Realität erfordert nachweisbare Kontrolle und gezielte Automatisierung, nicht jedoch komplexe Maßnahmen, die in der Organisation schwer umzusetzen sind.

In diesem Kontext zeigen wir, wie BIO- und NIS2-Maßnahmen automatisiert werden können, warum eine vollständige IAM-Suite nicht immer für Gemeinden geeignet ist, und wie die Service Automation Suite einen logischen und überschaubaren Wachstumsverlauf bietet. Ein Ansatz, der auf die spezifischen Bedürfnisse von Gemeinden zugeschnitten ist und vorhandene Systeme und Prozesse nutzt.

Automatische Unterstützung für BIO und NIS2

Neben Effizienz spielt die Einhaltung von Vorschriften eine immer größere Rolle. BIO und NIS2 stellen Anforderungen an Zugangsmanagement, Protokollierung, Rückverfolgbarkeit und die rechtzeitige Deaktivierung von Rechten.

In einem manuellen Prozess ist es schwierig, nachvollziehbar zu machen, wer wann welche Entscheidung getroffen hat und ob diese rechtzeitig in die IT-Systeme eingepflegt wurde. Durch die Nutzung von Youforce als HR-Quelle und die Integration der Service Automation Suite als kontrollierter Automatisierungs- und Regelwerk-Schicht in TOPdesk, entsteht eine vollständige Nachvollziehbarkeitskette.

Die Personalentscheidungen werden in Youforce dokumentiert, wobei der Prozess mithilfe von Service Automation Suite gesteuert wird und in TOPdesk erfasst werden. Dies ermöglicht es den Gemeinden, nachzuweisen, dass die Einstellung, Weiterentwicklung und Entlassung von Mitarbeitern kontrolliert ablaufen, wodurch die Abhängigkeit von manuellen Kontrollen und einzelnen Excel-Tabellen reduziert wird.

Dies unterstützt Maßnahmen zur Biosecurity im Bereich der Autorisierungsverwaltung und trägt zu den Zielen von NIS2 bei, wie Risikomanagement, Vorbeugung von Vorfällen und nachweisbare Governance – ohne zusätzlichen administrativen Aufwand für HR und IT.

Warum eine vollständige IAM-Suite nicht immer die richtige Wahl ist

Eine umfassende IAM-Lösung wird oft als die ultimative Lösung für das Identity- und Access Management präsentiert. In der Praxis entspricht dies jedoch nicht immer dem aktuellen Reifegrad und den Bedürfnissen von Kommunen. Die Prozesse sind noch in der Entwicklung, die Verantwortlichkeiten sind verteilt, und der Schwerpunkt liegt primär auf der Kontrolle der Grundlagen.

Ein umfassendes IAM-Projekt erfordert klare Verantwortlichkeiten, effizient strukturierte Prozesse, hohe Datenqualität und eine systematische Verwaltung. Ohne diese Voraussetzungen kann dies zu hohen Kosten, langen Implementationszeiten und einer begrenzten Nutzung der Funktionalität führen. Das Ergebnis ist dann hauptsächlich erhöhter Verwaltungsaufwand, anstatt mehr Kontrolle.

Ein logisches und überschaubares Wachstumsmodell mit Service Automation Suite.

Der Ansatz der Service Automation Suite richtet sich an Organisationen, die in Reife und Wachstum streben. Youforce dient als HR-Quelle, Microsoft Entra als Identitätsplattform und die Service Automation Suite als zentrale und automatisierende Schicht, die auf TOPdesk abzielt.

Mit dieser Lösung können Zu- und Abflüsse sowie der Durchfluss vollständig automatisiert werden, ohne dass eine zusätzliche IAM-Lösung erforderlich ist. Der Ansatz ist übersichtlich, kostengünstig und kann direkt auf Basis vorhandener Lizenzen und Prozesse umgesetzt werden.

Während die Organisation reifer wird, kann das Modell erweitert oder mit ergänzender IAM-Funktionalität kombiniert werden.

So entsteht ein klares Wachstumsmodell: Beginnen Sie mit dem Notwendigen, investieren Sie dort, wo Wert entsteht, und skalieren Sie erst, wenn die Organisation dafür bereit ist. Weniger Aufwand, mehr Kontrolle und keine unnötige Komplexität.

Möchten Sie wissen, was das für Ihre Organisation bedeutet? Gemeinsam prüfen wir gerne, wo Prozesse stocken, welche Prozessketten sich berühren und wo Automatisierung direkt Zeit und Kosten spart. Oder haben Sie eine andere Frage? Nehmen Sie Kontakt !

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