Mehr Kontrolle über Eintritt, Wechsel und Austritt in Kommunen

Aufnahme, Weiterentwicklung und Abgang sind keine Personalabteilungs-Prozesse.

Innerhalb jeder Gemeinde finden täglich Personalveränderungen statt. Neue Mitarbeiter beginnen, Mitarbeiter wechseln ihre Position oder verlassen die Organisation. Auf den ersten Blick erscheinen dies normale Personalabteilungs-Prozesse. In der Realität hat jede Veränderung weitaus mehr Bereiche der Organisation betroffen, als man oft annimmt.

Ein neuer Mitarbeiter benötigt nicht nur einen Arbeitsvertrag. Es müssen Konten eingerichtet werden, Zugriffsrechte vergeben, ein Laptop und Telefon bereitgestellt sowie Zugangspässe organisiert und möglicherweise auch Arbeitsplätze, Anwendungen oder spezielle Einrichtungen bereitgestellt werden.

Dies gilt auch für Mitarbeiter, die innerhalb des Unternehmens aufsteigen oder ausscheiden. Auch in diesen Fällen müssen Rechte angepasst, Ressourcen abgezogen und Zugänge rechtzeitig beendet werden.

Genau dort entstehen in vielen Gemeinden unnötige Abhängigkeiten.

Ein Prozess, der viele beteiligte Abteilungen umfasst.

Obwohl die Personalabteilung oft als erste Ansprechstelle agiert, sind bei Personaländerungen meist mehrere Teams beteiligt.

Denken Sie an Personalwesen, IT, funktionales Management, Facility Management, Informationssicherheit und die Führungskräfte der Mitarbeiter. Jede Abteilung führt ihre eigenen Aufgaben aus, oft unterstützt durch verschiedene Systeme.

Das funktioniert, solange alle wissen, was zu tun ist.

Doch sobald Informationen fehlen oder ein Schritt vergessen wird, entstehen Verzögerungen. Neue Mitarbeiter können nicht sofort beginnen, Genehmigungen bleiben unnötig aktiv, und betriebliche Ressourcen werden nicht rechtzeitig bereitgestellt.

Nicht weil die Mitarbeiter ihre Arbeit nicht gut erledigen, sondern weil der Prozess über mehrere Abteilungen und Systeme verteilt ist.

Mehr Digitalisierung bedeutet nicht automatisch mehr Übersicht.

Viele Gemeinden haben in den letzten Jahren ihre Personalabwicklungsprozesse weiter digitalisiert. Dennoch läuft ein großer Teil der Abstimmung weiterhin manuell.

E-Mails werden versandt, um Aktionen zu deaktivieren, Aufgaben werden manuell überprüft, und verschiedene Teams führen ihre eigenen Überblicke. Dadurch entsteht ein Prozess, in dem Informationen an mehreren Stellen vorhanden sind, während niemand automatisch einen Gesamtüberblick hat.

Das erfordert Zeit, erhöht das Risiko von Fehlern und macht die Organisation auf Mitarbeiter angewiesen, die genau wissen, wie der Prozess in der Praxis abläuft.

Regie während der gesamten Mitarbeiterreise

Gemeenten, die mehr Kontrolle über den Zufluss, die Weiterentwicklung und den Ausgang von Mitarbeitern wollen, betrachten daher nicht nur die Personalabteilung, sondern das gesamte Prozess.

Wenn alle beteiligten Abteilungen innerhalb eines gemeinsamen Prozesses zusammenarbeiten, entsteht mehr Übersicht. Aufgaben werden zum richtigen Zeitpunkt erledigt, Verantwortlichkeiten sind klar definiert und der Fortschritt ist nachvollziehbar.

Das führt nicht nur zu effizienteren Prozessen, sondern trägt auch zur Informationssicherheit, zur Einhaltung von Vorschriften und zu einer besseren Erfahrung für neue Mitarbeiter bei.

Letztendlich erwartet jeder neue Mitarbeiter jedoch, dass alles am ersten Arbeitstag organisiert ist.

Mehr Kontrolle ohne zusätzlichen manuellen Aufwand

Prozessmanagement bedeutet nicht, dass bestehende Systeme ersetzt werden müssen. Vielmehr liegt die Stärke darin, bestehende Prozesse zu verbinden und einen Überblick zu schaffen.

Dadurch entsteht:

• weniger manuelle Abstimmung
• klare Eigentumsverhältnisse
• bessere Zusammenarbeit zwischen HR, IT und unterstützenden Teams;
• weniger Fehler im Bereich von Rechten- und Ressourcenmanagement
• mehr Vorhersagbarkeit bei der Umsetzung.

Für die Gemeinden wird dies immer wichtiger. Nicht nur wegen Effizienz, sondern auch, weil Gesetze und Vorschriften, Informationssicherheit und Prüfungsanforderungen nachweisbar beherrschbare Prozesse erfordern.

Der Mitarbeiter bemerkt den Unterschied.

Ein gut organisiertes Prozess für die Aufnahme, den Weiterfluss und die Ausstufung ist nicht nur eine interne Verbesserung.

Neue Mitarbeiter können direkt mitarbeiten.

Führungskräfte müssen weniger Zeit mit der Bearbeitung offener Aufgaben verbringen.

Unterstützende Teams arbeiten mit den gleichen Informationen.

Die Organisation hat einen besseren Überblick über Rechte, Ressourcen und Verantwortlichkeiten.

Das macht den Prozess nicht nur effizienter, sondern vor allem zuverlässiger.

Wie läuft der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess innerhalb der Organisation?

Viele Gemeinden haben die einzelnen Schritte gut organisiert. Die Herausforderung liegt oft in der Verzahnung zwischen Personalabteilung, IT und unterstützenden Prozessen.

Fordern Sie über das folgende Formular ein unverbindliches Orientierungsgespräch an.

In einem kurzen Gespräch werden wir gemeinsam untersuchen, wo Abhängigkeiten entstehen, welche Prozesse unnötig kompliziert geworden sind und wo mehr Eigenverantwortung zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf beitragen kann.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder das zugehörige Dokument.