Eintritt, Wechsel und Austritt: Kontrolle über Berechtigungen und Betriebsmittel bei jeder Personaländerung

Eintritt, Wechsel und Austritt: Kontrolle über Berechtigungen und Betriebsmittel bei jeder Personaländerung

Ein neuer Mitarbeiter tritt ein. Die Personalabteilung erfasst die Daten, Konten werden erstellt, Zugangsrechte werden vergeben und die erforderlichen Ressourcen angefordert. Am ersten Arbeitstag müssen alle notwendigen Dinge bereitstehen.

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses erfolgt das Gegenteil: Rechte müssen widerrufen und betriebliche Mittel zurückgefordert werden. Dennoch ist der Zeitraum zwischen Dienstaufnahme und -beendigung mindestens genauso wichtig: ein Mitarbeiter wechselt seine Funktion, Abteilung oder Verantwortlichkeiten.

Genau das zeigt, wie hervorragend der Prozess für Identity & User Management (IDU) tatsächlich organisiert ist.

Ein Mitarbeiter ist mehr als nur ein Konto.

Bei IDU liegt oft der Fokus auf digitalem Zugriff. Welche Anwendungen benötigt eine Person und zu welchen Daten darf diese Person Zugriff erhalten?

In der Praxis ist das jedoch üblich. Eine Funktion kann beispielsweise an einen Laptop, ein Telefon, einen Zugangsausweis, spezifische Anwendungen, Lizenzen, gemeinsam genutzte Postfächer oder andere Unternehmensressourcen gebunden sein.

Das Ausgangspunkt sollte daher nicht sein: Welche Rechte sollten wir hinzufügen?

Die bessere Frage ist: Welche Ressourcen benötigt diese Mitarbeiterin/dieser Mitarbeiter, um die Arbeit zu erledigen, die mit ihrer Rolle verbunden ist?

Mit diesem Ansatz betrachtet man das vollständige Profil eines Mitarbeiters: sowohl die Rechte als auch die verfügbaren Ressourcen.

Einstellen: von einem Profil beginnen

Wenn ein neuer Mitarbeiter registriert wird, sind in der Regel bereits ihre Abteilung, ihre Funktion, der Standort und andere Merkmale bekannt.

Die Informationen können als Ausgangspunkt für den IDU-Prozess dienen. Basierend auf einem Profil können festgelegt werden, welche Rechte und Ressourcen standardmäßig zu der jeweiligen Funktion gehören.

Ein Mitarbeiter im Finanzbereich benötigt daher andere Unterstützung als beispielsweise ein Mitarbeiter im Vertrieb oder in der IT. Dies gilt ebenso für eine Mitarbeiter im Gesundheitswesen, einen Lehrer oder einen Beamten einer Gemeinde.

Durch die Arbeit mit Profilen muss nicht jedes Mal neu für jeden neuen Mitarbeiter überlegt werden, was benötigt wird. Abweichungen sind weiterhin möglich, aber der Standard ist klar und beherrschbar.

Funktionsänderung: Das übersehene Risiko

Eine Änderung der Position ist oft komplizierter als der Eintritt in ein Unternehmen.

Angenommen, jemand wechselt von Position A zu Position B. Das neue Stellenprofil erfordert andere Anwendungen, Rechte und möglicherweise auch andere Ressourcen.

Neue Rechte zu vergeben, stellt in der Regel kein großes Problem dar. Die eigentliche Frage ist: Welche alten Rechte sind nicht mehr relevant?

Wenn Berechtigungen allein hinzugefügt werden, können diese im Laufe des Arbeitsverhältnisses angesammelt werden. Ein Mitarbeiter kann dadurch weiterhin Zugriff auf Informationen oder Systeme erhalten, die nicht mehr zu seiner aktuellen Position gehören.

Dies gilt auch für die Ressourcen. Möglicherweise gehört zu dieser neuen Funktion ein anderes Gerät, wie ein Telefon, eine Zugangskarte oder eine Lizenz.

Eine Änderung der Position sollte daher nicht als isolierte Änderung betrachtet werden, sondern als ein kontrollierter Übergang vom einen Profil zum anderen.

Aussetzung: Ist das tatsächlich vollständig abgeschlossen?

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses scheint der Prozess klar: Konten sperren, Rechte widerrufen und Gegenstände zurückfordern.

Tatsächlich sind hier jedoch mehrere Abteilungen und Systeme beteiligt. Die Personalabteilung kennt das Enddatum, die IT verwaltet Konten und Geräte, die Facility-Abteilung kann für Anpassungen und andere Ressourcen verantwortlich sein, und die Eigentümer der Anwendungen können für spezifische Zugriffsrechte verantwortlich sein.

Ein abgeschlossenes Konto bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Ausscheiden aus dem Unternehmen abgeschlossen ist.

Wurde das Laptop abgegeben? Wurde der Zugangsausweis gesperrt? Wurden Lizenzen widerrufen? Wurden zusätzliche Rechte entzogen? Sind die Firmensysteme wieder für die Wiederverwendung verfügbar?

Erst wenn die gesamte Kette vollständig überprüft wurde, ist der Austritt tatsächlich abgeschlossen.

Service Automation Suite als eine zusätzliche Ebene über den IDU-Prozess.

In vielen Organisationen sind Bereiche wie Personalwesen, Identity & Access Management, Geräteverwaltung und Service Management sowie andere Bereiche bereits miteinander verbunden. Dennoch sind Mitarbeiter weiterhin erforderlich, um zu überprüfen, ob alle Schritte tatsächlich durchgeführt wurden.

Dafür ist die Rolle der Service Automation Suite.

Die Service Automation Suite kann die Steuerung des Prozesses übernehmen, der über verschiedene Systeme und Abteilungen läuft. Eine Änderung von der Personalabteilung kann beispielsweise der Ausgangspunkt sein, um das bestehende Profil mit dem neuen Profil zu vergleichen und anschließend die erforderlichen Maßnahmen zu koordinieren und zu überwachen.

Es geht dabei nicht nur darum, Dinge hinzuzufügen, sondern gerade auch darum ändern und löschen.

Integration verbindet Systeme. Orchestrierung ermöglicht Steuerung.

Von individuellen Rechten zu Lebenszyklus-Steuerung

Ein gut strukturiertes IDU-Prozess wird von dem Mitarbeiter während der gesamten Beschäftigungszeit begleitet:

Ein Dienst → Profil zuweisen → Zugänge und Ressourcen bereitstellen → Funktionsänderungen verarbeiten → Profil anpassen → frühere Zugänge und Ressourcen widerrufen → Ausscheiden → vollständige Beendigung prüfen.

Dadurch entsteht nicht nur mehr Effizienz. Es führt auch zu mehr Kontrolle über Sicherheit, Kontinuität und Governance.

Die interessante Frage ist daher nicht nur, ob euer IDU-Prozess automatisiert ist.

Die Frage ist: Können Sie bei jedem Mitarbeiter nachweisen, dass die aktuellen Rechte und Ressourcen noch auf die aktuelle Tätigkeit zugeschnitten sind?

Mit einem Service Automation Suite Assessment Wir führen den kompletten IDU-Prozess detailliert auf. Von Personaländerungen über Rechte, Profile und Unternehmensressourcen. So wird erkennbar, wo manuelle Kontrollen, Ausnahmen und Risiken bestehen, und wo Orchestrierung mehr Kontrolle bieten kann.

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