Von einer HR-Mutation oder Anfrage zu derselben Vorgehensweise
Ein neuer Kollege, eine Änderung der Position oder eine Anfrage im TOPdesk SSP können dasselbe Prozess initiieren. Verbinden Sie Personalabteilung, IT und Facility Management mit der Vergabe, Übernahme und Genehmigung.
Ein neuer Mitarbeiter erhält einen Laptop, da die Personalabteilung die Einarbeitung abwickelt. Ein bereits vorhandener Mitarbeiter bittet um einen Ersatz, dies geschieht über das Self-Service-Portal. Für den Servicebereich gibt es verschiedene Zugänge, jedoch sind viele Schritte dennoch separat abgewickelt und erfasst.
Verschiedene Anlässe mit einer gemeinsamen Route
Mit der Service Automation Suite können wir eine Personaländerung und eine Anfrage in TOPdesk SSP an eine einheitliche, vereinbarte Arbeitsweise anbinden. Der Anlass kann variieren – die Identifizierung des Mitarbeiters, die Auswahl des Mittels, die erforderliche Bestätigung und die administrative Verarbeitung müssen nicht jedes Mal neu geplant werden. Der Verantwortliche bestätigt die Ausgabe oder Übernahme im Service Automation Suite-Formular. Die vereinbarten Vermögens- und Dokumentendaten werden anschließend innerhalb der eingerichteten Standardroute verarbeitet, ohne dass dieselbe Handlung separat in TOPdesk und im Personal-Dossier übernommen werden muss.
Die HR-Quelle kann beispielsweise AFAS oder Visma Youforce sein. Wir verknüpfen die verfügbaren Daten mit den relevanten Registrierungen und Aktivitäten. Die Konfiguration bestimmt, welche Ereignis die Route startet und wann eine Bewertung erforderlich ist.
Zufluss, Weiterleitung und Ausstrom – alles zusammen.
Bei der Aufnahme ist es wichtig, die notwendigen Ressourcen rechtzeitig bereitzustellen. Bei einer Änderung der Position kann sich ändern, welche Ressourcen eine Person benötigt. Bei der Verlassen eines Postens ist es wichtig, die ausgegebenen Ressourcen zurückzuerhalten und offene Aufgaben zu erledigen. Daher ist es wichtig, den gesamten Lebenszyklus zu betrachten, auch wenn man mit einem einzelnen Schritt beginnt.
Physische Ressourcen und digitale Zugänge können im selben Mitarbeiterprozess zusammenkommen. Das Benutzen eines Laptops, das Zurückfordern eines Ausweises und das Anpassen von Konten sind unterschiedliche Aktionen, die jeweils eigene Ausführenden und Bestätigungen erfordern. Die Service Automation Suite verbindet diese Aktionen mit der dazugehörigen Information und den Vereinbarungen.
Die Teams haben ihre eigene Arbeitsfläche.
Die Personalabteilung bleibt für die Mitarbeiterinformationen verantwortlich. IT und Facility Management sind für die Umsetzung zuständig. TOPdesk kann Assets, Änderungen und Aktivitäten dokumentieren; ValidSign ergänzt, wo eine Bestätigung oder Erklärung erforderlich ist. Das Dokument kann anschließend auch dem zugehörigen Personalarchiv übergeben.
So muss ein Mitarbeiter nicht wissen, welches Team welche Verwaltung betreut. Der gewählte Eingang bringt die notwendigen Informationen an die entsprechende nächste Aktion.
Mache den Übergang zwischen den Teams explizit.
Vereinbaren Sie im Voraus, welche Quelle als maßgeblich gilt, wer eine Änderung bewertet und wie abgeschlossene Fälle gezählt werden. Ein HR-Datum kann beispielsweise ein Ausscheiden anzeigen, während ein Telefon noch nicht zurückgegeben wurde. Machen Sie solche Unterschiede deutlich und weisen Sie die weitere Bearbeitung zu.
Begin mit einer erkennbaren Route und den Personen, die diese regelmäßig durchführen. Testen Sie mit ihnen das Ergebnis und eventuelle Ausnahmen. Bauen Sie dann weiter mit den gleichen Daten und Vereinbarungen auf, anstatt für jede einzelne Eingabe eine separate Lösung zu erstellen.
Schauen Sie sich die Beispiele an. AFAS, Youforce und TOPdesk.
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Schauen Sie sich diesen Prozess in einer Demonstration an.
Wir können diesen Ansatz demonstrieren. Zeigen Sie, wie Ihr Team aktuell Daten übernimmt oder bei Aktionen vorgeht. Gemeinsam wählen wir einen ersten Schritt, der zu Ihrer Einrichtung passt.
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