Wie sich die Arbeitsbelastung in der kommunalen IT selbst verstärkt

Wie sich die Arbeitsbelastung in der kommunalen IT selbst verstärkt

Gemeenten haben in den letzten Jahren stark in die Digitalisierung investiert. Neue Anwendungen wurden eingeführt, Prozesse wurden automatisiert und immer mehr Dienstleistungen werden digital angeboten. Dennoch erleben viele IT-Abteilungen nicht, dass ihre Arbeitsbelastung sinkt – im Gegenteil: für viele IT-Manager scheint das genaue Gegenteil der Fall.

Digitalisierung bedeutet auch mehr Verwaltung.

Jede neue Anwendung bringt neue Verantwortlichkeiten mit sich.

Aktualisierungen.
Sicherheitsupdates.
Autorisierungsmanagement
Lieferantenkontakt
Links.
Überwachung.

Wo früher ein einzelnes System verwaltet wurde, erfordert ein modernes Anwendungs- und Softwareumfeld kontinuierliche Aufmerksamkeit von verschiedenen Fachbereichen. Die Digitalisierung reduziert zwar manuelle Arbeit in Prozessen, erhöht aber gleichzeitig die Belastung bei der Verwaltung des digitalen Umfelds.

Die Anzahl der Anfragen nimmt zu.

Die Erwartungen innerhalb der Organisation verändern sich. Die Abteilungen wollen schneller auf neue Gesetze reagieren. Führungskräfte verlangen mehr Informationen zur Steuerung. Die Nutzer erwarten benutzerfreundliche digitale Prozesse. Neue KI-Anwendungen werden eingesetzt.

Jede Entwicklung führt zu neuen Wünschen und Änderungswünschen. Dadurch verschiebt sich die Arbeit von IT zunehmend von der Verwaltung hin zum kontinuierlichen Begleitung von Veränderungen.

Vorfälle verdrängen Verbesserungen.

Viele IT-Abteilungen erleben die gleiche Situation. Der Terminkalender ist voll mit Verbesserungsvorschlägen, doch sobald es zu einem Ausfall kommt oder eine dringende Änderung erforderlich ist, verschiebt sich die Aufmerksamkeit.

Projekte werden verschoben. Innovationen werden aufgeschoben. Verbesserungen werden vernachlässigt.

Die Folge ist, dass die Organisation hauptsächlich damit beschäftigt ist, die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen, während strukturelle Verbesserungen zunehmend in den Hintergrund treten.

Der Arbeitsmarkt erhöht den Druck.

Es gibt eine weitere Entwicklung hinzu: Erfahrene IT-Fachkräfte sind schwer zu finden.

Gemeenten konkurrieren mit kommerziellen Unternehmen um dieselben Fachkräfte. Dadurch nimmt die Abhängigkeit der vorhandenen Mitarbeiter zu.

Das Wissen konzentriert sich bei einer begrenzten Anzahl von Personen. Wenn jemand ausfällt oder den Betrieb verlässt, nimmt der Druck auf das Team weiter zu.

Eine größere Komplexität erfordert mehr Koordination.

Ein großer Teil der Arbeit besteht inzwischen nicht mehr aus technischen Aufgaben.

Zunehmend wird die Abstimmung in die Zeit eingebettet.
Mit Lieferanten
Mit funktionaler Verwaltung
Mit den Prozessbeteiligten
Mit Informationssicherheit
Mit anderen Abteilungen.

Je komplexer das Landschaft von Anwendungen wird, desto mehr Zeit ist erforderlich, um Veränderungen sorgfältig zu koordinieren.

Belastung entsteht nicht nur durch Kapazität.

Wenn die Arbeitsbelastung steigt, wird oft nach der verfügbaren Kapazität gefragt, aber die Kapazität ist nicht immer die Ursache.

Die Frage ist auch, wie viel Zeit an…

• Die Analyse von Abhängigkeiten
• manuelle Kontrollen;
• Zweimal die Arbeit
• Unerwartete Auswirkungen von Veränderungen;
• Abstimmung zwischen verschiedenen Parteien.

Diese unauffälligen Tätigkeiten beanspruchen zunehmend mehr von der verfügbaren Zeit.

Die Frage ist nicht, ob der IT-Bereich stark beansprucht wird.

Na bijna jeder kommunalen IT-Abteilung ist ein sehr vollgepackter Terminkalender.

Die wichtigere Frage ist:

Wie hoch ist die tatsächlich verfügbare Kapazität?

Wie viel Zeit wird für Innovationen aufgewendet und wie viel für Verwaltung, Koordination, Behebung von Problemen und die Bewältigung unvorhergeseener Schwierigkeiten?

Die Antwort auf diese Frage verrät oft mehr über die Reife einer Organisation, als über die Anzahl der Mitarbeiter in der Abteilung.

Mehr Digitalisierung erfordert auch mehr Kontrolle.

Gemeinden werden in den kommenden Jahren weiterhin digitalisieren.

Das bedeutet:

Mehr Prozesse.
Weitere Systeme.
Weitere Informationen.
Mehr Abhängigkeiten.

Deshalb ist es immer wichtiger, nicht nur die Kapazität zu betrachten, sondern auch die Handhabbarkeit des gesamten digitalen Umfelds.

Je kann also sagen, dass je besser Veränderungen vorhersehbar sind und je mehr Verständnis für Prozesse und Abhängigkeiten besteht, desto mehr Möglichkeiten entstehen, wieder in die Zukunft zu blicken, anstatt ständig hinter den Fakten her zu laufen.

Erkennt Ihre Organisation diese Entwicklung?

Viele Gemeinden erleben, dass der Arbeitsdruck im IT-Bereich trotz jahrelanger Digitalisierung weiter zunimmt. Die Ursache liegt oft nicht nur an einem Mangel an Fachkräften, sondern auch an der wachsenden Komplexität von Prozessen, Systemen und den zunehmenden Abhängigkeiten zwischen ihnen.

Möchten Sie erfahren, wo innerhalb Ihrer Organisation die größten Engpässe entstehen und welche IT-Aufgaben immer mehr Zeit beanspruchen, beispielsweise im Bereich der Verwaltung, Abstimmung und des Umgangs mit Vorfällen?

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