Warum Kommunen ihr Anwendungsportfolio immer weniger im Griff haben

Die Digitalisierung bringt neue Herausforderungen.

Nahezu jede Gemeinde hat in den letzten Jahren erheblich in die Digitalisierung investiert.

Neue Anwendungen unterstützen spezifische Prozesse. SaaS-Lösungen ermöglichen Innovationen schneller und die Integration stellt sicher, dass Daten zwischen Systemen ausgetauscht werden.

Das ist an sich eine positive Entwicklung.

Aber gleichzeitig wächst eine neue Herausforderung.

Das Problem liegt nicht in der Anzahl der Systeme, sondern im Mangel an Übersicht darüber, wie all diese Systeme die Dienstleistungen unterstützen.

Das Landschaft der Anwendungen wächst jedes Jahr weiter.

Während Kommunen früher mit einer begrenzten Anzahl von Kernanwendungen arbeiteten, besteht das Land heute aus zahlreichen, manchmal sogar hunderten Anwendungen. Beispiele hierfür sind:

Lern-Apps
Betriebssysteme
Dokumentenmanagement
Identitäts- und Zugangsmanagement
Cloud-Lösungen
Integrationsplattformen
Portal
Berichtswerkzeuge

Jede Lösung hat eine klare Funktion. Aber zusammen bilden sie ein immer komplexeres Ganzes.

Lokale Optimierung schafft neue Abhängigkeiten.

Neue Anwendungen werden oft eingeführt, um ein konkretes Problem zu lösen. Eine Abteilung möchte effizienter arbeiten, neue Gesetze erfordern zusätzliche Funktionalität. Ein Anbieter stellt eine bessere Lösung vor.

Das sind logische Entscheidungen, aber jede Erweiterung schafft auch neue Abhängigkeiten. Daten müssen ausgetauscht werden. Benutzer erhalten neue Berechtigungen. Verbindungen werden erweitert. Prozesse laufen über mehrere Systeme.

Dadurch wird es immer schwieriger, das Gesamtbild zu erfassen.

Der Überblick verschwindet unbemerkt.

Viele Gemeinden verfügen über einen aktuellen Überblick über ihre Anwendungen, aber eine Liste der Systeme verrät wenig über die zwischengeschalteten Abhängigkeiten.

Welche Prozesse nutzen dieselben Daten?
Welche Anwendungen sind auf eine einzige Verbindung angewiesen?
Welche Änderung betrifft mehrere Abteilungen?
Welche Lieferant ist an einem kritischen Prozess beteiligt?

Es fehlt oft dieser Überblick. Dadurch wird die Wirkung von Veränderungen erst erkennbar, wenn ein Projekt in Verzug gerät oder eine Störung mehrere Prozesse beeinträchtigt.

Mehr Systeme bedeutet nicht automatisch mehr Risiko.

Die Anzahl der Anwendungen ist an sich kein Problem.

Die Herausforderung entsteht, wenn niemand mehr vollständig erkennen kann, wie Prozesse, Systeme und Daten miteinander verbunden sind.

Das macht Organisationen anfälliger. Nicht nur bei Ausfällen, sondern auch bei Migrationen, Sicherheitsupdates, neuen Gesetzen oder Ausschreibungen wird es zunehmend schwieriger, die Folgen einer Änderung im Voraus genau abschätzen zu können.

Die Verwaltungskosten steigen.

Neben der technischen Komplexität wächst auch die organisatorische Komplexität.

Mehr Lieferanten
Mehr Verträge
Weitere Veröffentlichungen
Weitere Sicherheitsupdates
Eine bessere Abstimmung zwischen den Teams.

Aufgrund dieser Faktoren verschiebt sich die Herausforderung für IT-Manager allmählich.

Nicht auf die Verwaltung einzelner Systeme, sondern auf die Steuerung des Ganzen.

Die Frage ist nicht, wie viele Anwendungen eine Gemeinde verwendet.

Praktisch keine Gemeinde wird in den kommenden Jahren mit weniger Anwendungen arbeiten. Die Digitalisierung entwickelt sich weiter.

Neue Gesetze, Innovationen und gesellschaftliche Erwartungen führen dazu, dass sich der digitale Raum weiterhin entwickelt.

Die wichtigere Frage ist daher:

Wie viel Einfluss hat die Organisation noch auf das gesamte Anwendungs-Ökosystem?

Es kann schnell festgestellt werden, welche Systeme ein Prozess unterstützt.
Es ist klar, welche Änderungen Risiken bergen.
Welche Abhängigkeiten beeinflussen die Fortführung des Dienstes?

Das sind Fragen, die mit zunehmender Ausdehnung des Landes immer wichtiger werden.

Kontrolle beginnt mit Verständnis.

Ein komplexes Anwendungs-Ökosystem muss nicht unbedingt ein Problem darstellen.

Solange es klar ist, wie Prozesse, Systeme und Abhängigkeiten zusammenhängen, können Veränderungen kontrolliert umgesetzt werden.

Wenn dieses Verständnis jedoch fehlt, wächst die Komplexität schneller als die Organisation bewältigen kann.

Und genau das ist eine Entwicklung, die viele Gemeinden heute erkennen.

Erkennen Sie diese Herausforderung in Ihrer Kommune wieder?

Ein wachsender Applikationsumfeld muss nicht zwangsläufig ein Problem darstellen. Die Herausforderung entsteht, wenn der Überblick verloren geht und die wechselseitigen Abhängigkeiten immer weniger erkennbar werden.

Möchten Sie erfahren, wie stark Ihre Organisation noch im gesamten Anwendungsbereich präsent ist und wo die größten Risiken oder Verbesserungsmöglichkeiten liegen? Dann füllen Sie bitte das folgende Kontaktformular aus. Einer unserer Berater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein unverbindliches Gespräch zu führen und die Möglichkeiten innerhalb Ihrer Organisation zu besprechen.

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