Eine Unterschrift, die den Prozess weiter unterstützt.
Verbinden Sie digitale Zeichnungen mit ValidSign mit der Vergabe, Aufnahme und Dokumentenerstellung in TOPdesk und HR. So müssen gezeichnete Dokumente nicht mehr als separate Anhänge betrachtet werden.
Es ist praktisch, eine Unterschrift digital zu erstellen. Wenn jemand das unterschriebene Dokument anschließend noch herunterladen, umbenennen und an verschiedenen Stellen speichern muss, entsteht jedoch immer noch eine administrative Kette. Die Unterschrift ist dann zwar digital, aber der weitere Prozess läuft weiterhin manuell.
Beginnen Sie mit dem Termin, den Sie vereinbaren möchten.
Bei der Auslieferung eines Laptops möchten Sie beispielsweise festhalten, wer welches Gerät erhalten hat. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter, Gerät und die entsprechende Dokumentversion zusammengehören, bevor Sie die Unterschriftsanfrage versenden. So vermeiden Sie, dass eine Unterschrift später an ein unbekanntes oder veraltetes Dossier gebunden werden muss.
Die Entscheidung für die Vergabe oder den Empfang im Service Automation Suite-Formular liefert den Kontext für das Dokument. Im eingerichteten Workflow sammelt Service Automation Suite die Daten und verbindet ValidSign mit der Unterzeichnung. Der Mitarbeiter führt die vereinbarte Unterzeichnungsaktion aus. Der Inhalt der Erklärung und wer unterschreiben muss, legen Sie selbst fest.
Das unterzeichnete Dokument an dem richtigen Ort.
Nach der bestätigten Unterzeichnung kann die Verarbeitung fortgesetzt werden. Die Service Automation Suite verknüpft das Dokument mit der vereinbarten Registrierung in TOPdesk und macht es für das Personalarchiv in der verbundenen HR-Anwendung verfügbar. Auch der zugehörige Prozessstatus kann aktualisiert werden.
Das ist der Unterschied zwischen einem einfachen digitalen Zeichenauftrag und einem kontinuierlichen Prozess. Ihr Team arbeitet mit den gleichen Mitarbeiter- und Vermögenswerten und muss die erstellten Dateien nicht erneut übernehmen.
Ein offenes Zeichenanliegen ist noch keine Bestätigung.
Bitte klären Sie auch, was passiert, wenn die Unterzeichnung ausbleibt, abgelehnt wird oder nicht an die korrekte Registrierung gebunden werden kann. Erläutern Sie, wer die Nachverfolgung übernimmt und welche Schritte darauf folgen. So wird eine offene Anfrage nach einer Unterschrift nicht vergessen, sobald die Laptop-Vergabe erfolgt.
Eine Unterschrift und eine physische Rücksendung sind unterschiedliche Ereignisse. Bei der Annahme möchten Sie den tatsächlichen Empfang des Mittels bestätigen. Welche Erklärung dazu, besprechen Sie getrennt.
Die gleiche Vorgehensweise für weitere Dokumente
Der Ansatz ist auch für andere Bestätigungen und Erklärungen bezüglich betrieblicher Mittel geeignet. Beginnen Sie mit einem Dokument und einer Route. Wenn Mitarbeiter, Mittel, Unterschrift und Akten gut aufeinander abgestimmt sind, können Sie die Einrichtung wiederverwenden, wo das gleiche Muster passt.
API Composer sorgt für den notwendigen Datenaustausch und die erforderlichen Maßnahmen. DataFlow Composer bereitet die Daten vor und hält die Beziehungen nutzbar. ValidSign übernimmt die Signierung; TOPdesk und HR bleiben die Orte, an denen die entsprechenden Registrierungen und Dokumente zu liegen kommen.
Weitere Informationen ValidSign und TOPdesk.
Schauen Sie sich diesen Prozess in einer Demonstration an.
Wir können diesen Ansatz demonstrieren. Zeigen Sie, wie Ihr Team aktuell Daten übernimmt oder bei Aktionen vorgeht. Gemeinsam wählen wir einen ersten Schritt, der zu Ihrer Einrichtung passt.
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