Mehr Kontrolle über kommunale Prozesse

Warum kommunale Verfahren zunehmend eine zentrale Steuerung verlangen

Eine Gemeinde nutzt eine Vielzahl von Anwendungen. Für Bereiche wie Bürgerdienste, das Sozialwesen, Finanzen, Personalwesen, IT, Dokumentenmanagement und zahlreiche weitere Tätigkeiten stehen spezialisierte Lösungen zur Verfügung.

Das ist von selbst verständlich. Die Herausforderung entsteht, wenn ein Prozess durch mehrere dieser Umgebungen hindurchgeht.

Wer behält dann den Überblick über das Ganze?

Ein Prozess endet nicht an der Grenze einer Anwendung.

Nehmen Sie eine neue Mitarbeiterin/einen neuen Mitarbeiter, der in einer Gemeinde eingestellt wird. Die Personalabteilung registriert den Mitarbeiter, aber damit ist der Prozess noch lange nicht abgeschlossen. Es sind Konten, Zugriffsrechte, Anwendungen und möglicherweise Geräte erforderlich. Je nach Funktion können verschiedene Teams und Administratoren beteiligt sein.

Jedes System kann seine eigenen Komponenten hervorragend verwalten. Dennoch kann der Gesamtprozess verlangsamt werden, wenn eine Aufgabe unvollständig bleibt, Informationen fehlen oder nicht klar ist, welche Schritte bereits durchgeführt wurden.

Das gilt nicht nur für Personalprozesse. Das gleiche Prinzip spielt auch bei vielen Prozessen, bei denen verschiedene Abteilungen, Systeme oder Lieferanten beteiligt sind.

Die Herausforderung besteht dann nicht unbedingt in einer einzelnen Anwendung. Sie liegt vielmehr darin, was zwischen diesen Anwendungen und Verantwortlichkeiten passiert.

Mehr Systeme bedeuten auch mehr Abhängigkeiten.

Gemeenten stehen vor der Herausforderung, mit bestehenden Anwendungen, neuen Lösungen, regionalen Einrichtungen und verschiedenen Anbietern umzugehen. Gleichzeitig verändern sich Prozesse durch neue Dienstleistungen, politische Maßnahmen und Gesetzesbestimmungen. Dies führt zu einer zunehmenden Vernetzung.

Eine Änderung in einer Umgebung kann Auswirkungen auf Prozesse haben, die anderswo stattfinden. Eine Verbindung kann technisch funktionieren, während ein weiterer Schritt dennoch nicht stattfindet. Und eine Ausnahme kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter dennoch manuell eingreifen muss.

Je größer das Landschaft ist, desto schwieriger ist es, all diese Abhängigkeiten aus einzelnen Systemen zu verwalten.

Nicht alles muss ersetzt werden.

Bei Komplexität stellt sich oft die Überlegung, dass Systeme besser konsolidiert oder ersetzt werden sollten. Dies ist jedoch nicht immer notwendig oder wünschenswert.

Viele Anwendungen haben tatsächlich eine klare Funktion und erfüllen diese gut.

Die Frage ist daher nicht nur, wie man das Applikationsumfeld vereinfachen kann, sondern vor allem, wie man… mehr Einfluss auf die Prozesse, die durch dieses Landschaftsbild verlaufen.Das ist ein anderer Ansatz.

Die bestehenden Systeme erfüllen weiterhin ihre Aufgaben. Darüber organisieren Sie, wie Prozessschritte gestartet, nachverfolgt und kontrolliert werden.

Service Automation Suite als eine Grundlage für den Prozess

Innerhalb der Service Automation Suite-Plattform Eine Lösung, die die Kernidee im Fokus hat. Die Service Automation Suite übernimmt nicht die Funktionalität bestehender Anwendungen, sondern kann die Steuerung von Prozessen übernehmen, in denen verschiedene Systeme, Automatisierungen und menschliche Aufgaben zusammenwirken.

Ein Prozess kann beispielsweise mit einem Ereignis in einem Bronzesystem beginnen. Anschließend werden automatisch Maßnahmen ergriffen, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und der Bearbeitung von Ausnahmen.

Darüber hinaus bleibt deutlich erkennbar, an welchem Punkt der Prozess steht und welche Schritte unternommen wurden.

Für eine Gemeinde bedeutet dies, dass Automatisierung nicht nur auf Anwendungsniveau betrachtet wird, sondern im Hinblick auf den Prozess, den die Organisation durchführen möchte.

Regie kann auch bei Veränderungen helfen.

Zentrale Prozesskoordination geht darüber hinaus jedoch nicht nur um Effizienz.

Gemeenten müssen ihre Verfahren regelmäßig anpassen. Wenn ein Verfahren stark auf lose Skripte, Verbindungen und das Wissen spezifischer Administratoren basiert, kann jede Änderung erhebliche Recherchearbeit verursachen.

Wenn die Prozesslogik und Abhängigkeiten besser erkennbar sind, wird es einfacher, sie kontrolliert zu verändern.

Das trägt zur Kontinuität bei. Nicht weil das Applikationsumfeld plötzlich einfacher wird, sondern weil die Gemeinde einen besseren Überblick über das, was in diesem Umfeld passiert.

Wo befindet sich die Leitung/Organisation innerhalb eurer Gemeinde?

Viele Gemeinden haben bereits umfangreiche Investitionen in Integration und Automatisierung getätigt. Daher ist die interessante Folgefrage nicht, wie viel noch investiert werden kann.

Die Frage ist: Wie kann man einen Überblick über den gesamten Prozess gewährleisten, wenn mehrere Systeme und Abteilungen beteiligt sind?

Genau dort kann der Übergang von der Integration zur Orchestrierung einen Mehrwert schaffen.

Mit einem Service Automation Suite Assessment Wir können gemeinsam einige Prozesse untersuchen und aufdecken, wo Abhängigkeiten, manuelle Übertragungen und Verwaltungskosten entstehen.

Verwenden Sie die Präsentation. Von Integration zu OrchestrierungDies kann als Ausgangspunkt dienen, um innerhalb der Gemeinde eine Diskussion über zentrale Prozesskoordination zu führen.

Mehr Kontrolle über die Prozesse in eurer Gemeinde?

Interessiert, wie eine zentrale Prozesskoordination innerhalb Ihrer Gemeinde einen Unterschied machen kann? Geben Sie Ihre Daten hier unten an. Wir werden Sie kontaktieren und gemeinsam prüfen, wo weitere Übersicht, Koordination und Automatisierung möglich sind.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder das zugehörige Dokument.