Hängt Ihre Automatisierung von einer einzelnen administrierenden Person ab?

Was passiert mit Ihrer Automatisierung, wenn der einzige Administrator den Betrieb verlässt?

Die meisten IT-Abteilungen haben zumindest eine solche Person. Der Administrator, der genau weiß, warum ein bestimmtes Skript existiert, welche Systeme davon abhängig sind und was man unbedingt nicht verändern sollte – solange diese Person verfügbar ist, stellt das keine Probleme dar. Probleme werden schnell behoben, und bei Änderungen weiß er/sie genau, wo man suchen muss.

Was passiert jedoch, wenn dieser Verantwortliche eine andere Position übernimmt, in Urlaub fährt oder die Organisation verlässt? Dann stellt sich oft heraus, dass ein großer Teil der Automatisierung nicht nur von der Technik abhängt, sondern vor allem vom Wissen einer einzelnen Person.

Automatisierung entwickelt sich oft organisch.

Die meisten Organisationen haben ihre Automatisierung nicht von Anfang an entwickelt. Irgendwann entsteht eine manuelle Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, und ein Administrator entwickelt darauf eine Lösung. Später wird ein Skript hinzugefügt, ein weiteres System angeschlossen und schließlich eine Ausnahme für eine bestimmte Abteilung geschaffen.

Das sind oft durchaus gute Lösungen. Das Problem entsteht jedoch, wenn niemand mehr klar erkennen kann, wie sie zusammenhängen.

Dokumentation hilft, allerdings entspricht sie oft nicht der Realität. Kleine Anpassungen werden schnell vorgenommen, Ausnahmen werden hinzugefügt, und Monate später weiß vor allem die Person, die die Änderung vorgenommen hat, oft nicht mehr, warum sie notwendig war. So entsteht langsam eine Abhängigkeit von der Dokumentation.

Das Risiko wird sichtbar, sobald sich etwas ändert.

Solange die Prozesse reibungslos ablaufen, fällt die Abhängigkeit kaum bemerkbar. Eine gute Automatisierung kann jedoch über Jahre im Hintergrund funktionieren.

Die Anfälligkeit wird bei Veränderungen deutlich. Eine Anwendung erhält ein Update, ein Prozess muss anders gestaltet werden oder eine Verbindung funktioniert nicht mehr wie erwartet – dann beginnt die Suche.

Welche Automatisierungen werden betroffen? Welche anderen Prozesse hängen davon ab? Können wir die Änderung sicher umsetzen? Und was passiert, wenn wir einen bestimmten Schritt anpassen?

Wenn die Antwort ausschließlich von einem bestimmten Experten kommen muss, besteht nicht nur ein Problem der Verwaltung, sondern auch das Risiko, dass die Kontinuität gefährdet wird.

Von technischem Wissen zu Prozesskontrolle

Das bedeutet nicht, dass spezialisiertes Wissen überflüssig wird. Gute Administratoren bleiben unerlässlich.

Die Frage ist lediglich, ob die Organisation vollständig auf das verlassen sollte, was sie im Kopf hat.

Innerhalb der Service Automation Suite-Plattform Daher betrachten wir nicht nur die Implementierung von Automatisierungen, sondern auch die Steuerung des gesamten Prozesses. Welche Schritte werden durchgeführt, in welcher Reihenfolge, welche Systeme sind beteiligt und wo befindet sich ein Prozess?

Durch die Betonung der Zusammenhänge wird Wissen weniger auf eine einzelne Person bezogen.

Ein neuer Administrator muss dann nicht mehr unzählige einzelne Skripte und Verbindungen analysieren, um zu verstehen, wie ein Prozess funktioniert. Die Konfiguration des Prozesses selbst bietet mehr Einblick in das, was passiert.

Die Fähigkeit, Situationen zu kontrollieren, wird wichtiger, je mehr Automatisierung eingesetzt.

Je erfolgreicher eine Organisation die Automatisierung umsetzt, desto wichtiger wird dieses Thema. Denn Automatisierung übernimmt nicht nur Aufgaben, sondern Organisationen vertrauen ihr zunehmend auch.

Ein Prozess für die Einarbeitung, der täglich automatisch durchgeführt wird, wird zum Bestandteil der Unternehmensführung. Dies gilt auch für Prozesse im Zusammenhang mit Rechten, Geräten, Meldungen oder anderen IT-Dienstleistungen.

Dann möchte man nicht, dass die Kontinuität davon von der Verfügbarkeit einer einzelnen Person abhängt.

Der nächste Schritt in der Automatisierung besteht daher nicht immer darin, noch mehr zu automatisieren. Manchmal ist es wichtiger, zunächst zu verstehen, was bereits vorhanden ist.

Würde jemand anderes es morgen übernehmen?

Das könnte tatsächlich der einfachste Test sein.

Wenn ein wichtiger Verantwortlicher morgen nicht verfügbar ist, kann ein Kollege sehen, wie ein automatisiertes Verfahren funktioniert, wo Fehler auftreten und wie es sicher verbessert werden kann.

Wenn das schwierig ist, liegt möglicherweise wertvolle Information an einem unpassenden Ort.

Nicht weil der Verantwortliche diese Kenntnisse nicht besitzen sollte, sondern weil die Organisation zu stark von diesen abhängig geworden ist.

Gute Automatisierung reduziert manuelle Arbeit. Gute Orchestrierung stellt sicher, dass die Kontrolle nicht auf eine einzelne Person beschränkt bleibt.

Wie anfällig ist eure Automatisierung?

Mit einem Service Automation Suite Assessment Wir untersuchen nicht nur die Möglichkeiten der Automatisierung. Wir betrachten auch bestehende Prozesse, Abhängigkeiten, den Verwaltungsaufwand und die Bereiche, in denen das Wissen bei einzelnen Mitarbeitern besonders hoch ist.

Dies lässt erkennen, wo eine zentralere Steuerung einen Beitrag zur Kontinuität und Handhabbarkeit leisten kann.

Interessiert, welche Bereiche Ihrer Automatisierung anfällig sind?

Möchten Sie herausfinden, wo innerhalb Ihrer Organisation Abhängigkeiten bestehen und wo Verbesserungsbedarf besteht? Geben Sie Ihre Daten hier unten an. Wir werden Kontakt aufnehmen, um gemeinsam zu prüfen, welche Vorteile eine Service Automation Suite Bewertung für Ihre Organisation bieten kann.

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