IAM & Mitarbeiterprozesse · Service Automation Suite
HR hat die Änderung verarbeitet. Zugriff, Laptop und Serviceaufgaben folgen aber nicht von selbst. Service Automation Suite verbindet Ihre bestehenden Systeme, damit nicht jedes Team von vorn beginnen muss.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Eintrittsdatum steht fest, aber Konto und Laptop sind noch nicht eingerichtet.
Service Automation Suite übersetzt die HR-Änderung beispielsweise in ein Konto in Microsoft Entra und Ausgabeaufgaben in TOPdesk, entsprechend Ihrer Matrix.
HR und IT sehen, was abgeschlossen ist und welche Aufgabe noch Aufmerksamkeit benötigt.
Neue Berechtigungen kommen hinzu. Die alten bleiben unbemerkt bestehen.
Service Automation Suite vergleicht die neue Funktion mit bestehenden Zuweisungen und lässt beispielsweise Entra-Gruppen hinzufügen oder entziehen. Eine Abweichung folgt Ihrem Freigabeprozess.
Auch nicht mehr benötigte Zugriffe und Betriebsmittel werden Teil der Änderung.
Das Konto ist geschlossen. Aber wer kümmert sich um Telefon, Laptop und offene Aufgaben?
Service Automation Suite verbindet das Austrittsdatum mit Zugriffsaktionen und Rückgabeaufgaben, beispielsweise in Microsoft Entra und TOPdesk. Bestätigungen werden zurückgeschrieben.
Sie sehen, was tatsächlich abgeschlossen ist, und können Entscheidungen und Ausführung nachvollziehen.
Die Verbindung zwischen Ihren Tools
In Service Automation Suite verknüpfen Sie mithilfe einer Matrix beispielsweise Funktionen mit Berechtigungen, Betriebsmitteln und Aufgaben. Service Automation Suite kombiniert diese Vereinbarungen mit aktuellen Daten etwa aus AFAS oder Youforce und vergleicht sie mit bestehenden Zuweisungen. Gemeinsam legen Sie fest, wer die Matrix pflegt und wie Änderungen geprüft werden.
Die Lösung soll auch für andere als ihren ursprünglichen Entwickler verständlich sein. Gemeinsam dokumentieren wir Datenbeziehungen, Zuordnungen und Vereinbarungen, die sich für weitere Prozesse nutzen lassen. Wir vereinbaren, wer testet und die Lösung pflegt, damit ein Kollege die Arbeit übernehmen kann.
Ihr Prozess gibt die Richtung vor
Andere Tools? Wir prüfen die Möglichkeiten, APIs und Berechtigungen in Ihrer Umgebung. Ihre bestehenden Systeme bleiben Ihre Arbeitsumgebung.
Von der Planung zur Ausführung
Die Integration ist ein Teil der Lösung. Die zugehörigen Vereinbarungen machen sie praxistauglich.
Eine Personaländerung sagt noch nicht, wer welchen Zugriff, welche Betriebsmittel und welche Freigabe benötigt. Gemeinsam legen wir dies mit einer Matrix, Vereinbarungen zu den Datenquellen und einer verantwortlichen Person für Ausnahmen fest. Service Automation Suite verbindet diese Entscheidungen mit Aktionen und Rückmeldungen.
Ja, mit einem klar abgegrenzten Mitarbeiterprozess und den IAM-Funktionen, die Sie bereits haben. Wir prüfen die erforderlichen Daten und Berechtigungen und berücksichtigen auch die Kontrolle von Berechtigungsentzug und Rückgabe.
Mesdag
Mesdag nutzt Service Automation Suite/Qixium als IAM-Orchestrierungsplattform, um Richtlinien, Zuweisungen, Ausnahmen und die Ausführung nachweisbar zusammenzuführen.
Kundenreferenz ansehenRichtlinien, Zuweisungen und Ausnahmen zusammenführen.
Cosis
Cosis nutzt Service Automation Suite als zentrale Steuerungsschicht für Eintritt, Wechsel und Austritt zwischen HR, IT und unterstützenden Diensten.
Kundenreferenz ansehenHR, IT und unterstützende Dienste in derselben Prozesskette.
NVM
NVM führte HR und IT in einem standardisierten Mitarbeiterprozess zusammen, in dem Berechtigungen, Postfächer, Laptops und Zugriffe auf Basis von Personaländerungen gesteuert werden.
Kundenreferenz ansehenBerechtigungen, Betriebsmittel und Zugriff auf Basis von Personaländerungen.
Beginnen Sie mit dem, was gerade ins Stocken gerät
Der erste Arbeitstag, ein Positionswechsel oder der letzte Laptop, der noch zurückgegeben werden muss? Bringen Sie eine konkrete Situation mit; gemeinsam bestimmen wir, welchen Schritt Sie zuerst verbinden können.
Vom Anliegen zur Ausführung
HR hat einen neuen Mitarbeitenden erfasst. IT und Facility Management benötigen dieselben Daten für Zugriff, Arbeitsplatz und Betriebsmittel. Ohne durchgängigen Prozess müssen die Teams diese Informationen erneut eingeben und den Fortschritt gegenseitig erfragen.
Mit Service Automation Suite verbinden Sie Ihre bestehenden HR-, Identity- und Servicesysteme. Service Automation Suite liest beispielsweise Eintrittsdatum und Funktion aus HR und wendet die von Ihnen eingerichtete Matrix an. Daraus ergeben sich beispielsweise eine Kontoaktion in Microsoft Entra und Ausgabeaufgaben in TOPdesk. Erforderliche Freigaben, Empfangsbestätigung und eine mögliche Unterzeichnung verknüpfen Sie mit derselben Anfrage.
Dieselben Daten steuern die verschiedenen Teams. Service Automation Suite verarbeitet die bestätigten Ergebnisse und schreibt das vereinbarte Ergebnis zurück. So müssen Sie den Eintritt nicht in jedem System separat organisieren, und offene Aufgaben bleiben sichtbar.
Die Funktion ist bekannt, aber jemand muss noch festlegen, welche Konten und Gruppen dazugehören und wo eine Freigabe erforderlich ist. Bei einzelnen Anfragen muss dieselbe Abwägung immer wieder neu getroffen werden.
In Service Automation Suite verknüpfen Sie Funktion und Abteilung mit einem gepflegten Profil. Service Automation Suite vergleicht den gewünschten Zugriff mit dem bestehenden Datensatz und führt die freigegebenen Aktionen aus, beispielsweise Konten anlegen und Gruppenmitgliedschaften in Microsoft Entra ändern. Berechtigungen, verfügbare API-Aktionen und Kontrollen richten wir je Umgebung ein.
Sie verwenden dieselben Vereinbarungen für alle Mitarbeitenden mit diesem Profil. Die Rückmeldung zeigt, welcher Zugriff eingerichtet wurde und welche Aktion noch geprüft werden muss, ohne jeder Zuweisung manuell nachzugehen.
Bei einem Austritt reicht es nicht aus, ein Konto zu schließen. Gruppenberechtigungen, zugewiesene Betriebsmittel und offene Aufgaben müssen ebenfalls abgewickelt werden.
Service Automation Suite liest beispielsweise das Austrittsdatum aus HR und ermittelt die zugehörigen Konten und Betriebsmittel. Mit dem eingerichteten Ablauf lassen Sie Zugriff sperren oder entziehen, starten Rückgabeaufgaben beispielsweise in Ihrem Servicetool und verarbeiten die Empfangsbestätigung. Fehlende Betriebsmittel oder fehlgeschlagene Aktionen erhalten die vereinbarte Nachverfolgung.
Zugriff und Rückgabe werden anhand derselben Mitarbeiterdaten abgewickelt. Sie sehen, was tatsächlich bestätigt wurde und was noch offen ist; ein geschlossenes Konto bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Austritt abgeschlossen ist.
Personalstammdaten und tatsächlicher Zugriff können auseinanderlaufen. Wenn Sie nur neue Berechtigungen hinzufügen, werden alte Zuweisungen nicht entfernt.
In Service Automation Suite verbinden Sie die aktuellen Quelldaten, die Matrix und bestehende Konten. Service Automation Suite berechnet die vereinbarten Unterschiede und setzt sie in Ergänzungen, Änderungen oder Entzüge um, beispielsweise über Microsoft Entra. Für Abweichungen richten Sie einen Kontroll- oder Freigabeprozess ein.
Sie aktualisieren gezielt, statt jedes Mal alles neu zuzuweisen. Die verarbeiteten Antworten zeigen, was erfolgreich war und welche Abweichungen noch nachverfolgt werden müssen.
Eine fehlende Führungskraft oder eine abweichende Anfrage passt nicht in den Standardablauf. Die Teams müssen wissen, wer die Angaben ergänzen muss, bevor Zugriff gewährt werden kann.
In Service Automation Suite legen Sie die erforderlichen Daten und die Freigabe fest. Fehlt beispielsweise die freigebende Person, lassen Sie den betreffenden Schritt warten und leiten eine Frage oder Aufgabe an die eingerichtete zuständige Person weiter, beispielsweise über TOPdesk. Nach der Ergänzung prüft der Ablauf erneut, ob die Ausführung zulässig ist.
Die Anfrage erhält einen konkreten nächsten Schritt statt einer unklaren Fehlermeldung. Sie verhindern, dass eine erforderliche Freigabe übersprungen wird, und können die Prüfung bei der ausgeführten Aktion wiederfinden.
HR erfasst die Änderung in Youforce. Zugriff, Aufgaben und Betriebsmittel müssen daran anschließen.
Service Automation Suite verknüpft die Personaländerung mit Profilen und Vereinbarungen. Die vereinbarten Aktionen gehen beispielsweise an TOPdesk und Microsoft Entra; Freigaben und Ausnahmen bleiben Teil des Ablaufs.
Prüfen Sie die Rückmeldung und halten Sie sichtbar, was abgeschlossen ist und was nachverfolgt werden muss. Verfügbare Berechtigungen und Systemfunktionen bestimmen die konkrete Konfiguration.
HR erfasst die Änderung in AFAS. Zugriff, Aufgaben und Betriebsmittel müssen daran anschließen.
Service Automation Suite verknüpft die Personaländerung mit Profilen und Vereinbarungen. Die vereinbarten Aktionen gehen beispielsweise an TOPdesk und Microsoft Entra; Freigaben und Ausnahmen bleiben Teil des Ablaufs.
Prüfen Sie die Rückmeldung und halten Sie sichtbar, was abgeschlossen ist und was nachverfolgt werden muss. Verfügbare Berechtigungen und Systemfunktionen bestimmen die konkrete Konfiguration.
Ein Eintritt, Positionswechsel oder Austritt erfordert Aktionen mehrerer Teams.
HR liefert die Änderung. Profile und Vereinbarungen bestimmen Konten, Berechtigungen, Betriebsmittel und Serviceaufgaben. Service Automation Suite verbindet Ausführung und Rückmeldung.
Halten Sie sichtbar, was abgeschlossen ist und welche Ausnahme noch nachverfolgt werden muss.
Ihr Prozess ist maßgeblich. Die Tools können unterschiedlich sein. Wir stimmen die Integrationen auf die Möglichkeiten und Berechtigungen in Ihrer Umgebung ab.
Alle Integrationsbeispiele ansehenEine Grundlage. Mehr Möglichkeiten.
Sie richten Datenaustausch, Matrix und Folgeaktionen in einer Umgebung ein. Service Automation Suite ersetzt Ihr HR-, Identity- oder Servicetool nicht: Sie verbinden die Daten und Funktionen dieser Systeme und ergänzen die fehlenden Arbeitsschritte dazwischen. Zum Beispiel so:
Service Automation Suite verknüpft beispielsweise eine Personalnummer aus HR mit der Konto-ID und der Person in Ihrem Servicetool. Sie verwalten diese Verknüpfung zentral und verwenden sie für Zugriff, Betriebsmittel und Rückmeldung wieder. So muss nicht jede neue Integration erneut Namen abgleichen.
Sie legen beispielsweise in Service Automation Suite fest, dass eine Funktion bestimmte Gruppen und einen Laptop benötigt. Service Automation Suite übersetzt das Profil in Kontoaktionen und Ausgabeaufgaben. Änderungen an den Vereinbarungen verwalten Sie an derselben Stelle statt in einzelnen Integrationen.
Fehlt beispielsweise die erforderliche freigebende Person? Sie konfigurieren in Service Automation Suite, dass der betreffende Schritt wartet und eine Frage oder Aufgabe an HR geht, beispielsweise über Ihr Servicetool. Nach der Ergänzung prüft Service Automation Suite erneut, ob der Schritt fortgesetzt werden darf. So bleibt die Anfrage in Bearbeitung, ohne die erforderliche Freigabe zu überspringen.
Service Automation Suite vergleicht die bestehenden Zuweisungen mit dem neuen Profil. Lassen Sie beispielsweise Gruppenberechtigungen in Microsoft Entra hinzufügen oder entziehen, bei Bedarf mit einem Freigabeschritt. So berücksichtigen Sie nicht nur neue Berechtigungen, sondern bearbeiten auch Zugriffe, die nicht mehr passen.
Nutzen Sie das Austrittsdatum beispielsweise, um über Service Automation Suite Zugriff entziehen zu lassen und Rückgabeaufgaben für zugewiesene Betriebsmittel zu starten. Erfassen Sie eine Empfangsbestätigung im Datensatz und lassen Sie fehlende Betriebsmittel nachverfolgen. So verdeckt ein geschlossenes Konto keinen Laptop, der noch zurückgegeben werden muss.
Service Automation Suite verarbeitet die Antworten der angeschlossenen Systeme und die Bestätigungen der Mitarbeitenden. Sie verknüpfen das Ergebnis beispielsweise mit der ursprünglichen Aktivität in TOPdesk und schreiben die vereinbarten Daten an HR zurück. So können Sie bei einem Audit Anfrage, Freigabe und Ausführung nachvollziehen; ein versendeter Auftrag ist noch keine abgeschlossene Aktion.
Beziehungen, Zuordnungen und Prozessvereinbarungen haben einen klaren Platz in derselben Umgebung. Kollegen können die Konfiguration und Verarbeitung nachvollziehen, ohne zuerst die persönliche Arbeitsweise des ursprünglichen Entwicklers rekonstruieren zu müssen.
Ihr Prozess entwickelt sich auch nach der Inbetriebnahme weiter. Ein zusätzliches Feld, eine andere verantwortliche Person, eine neue Ausnahme oder eine kleine Prozessänderung werden auf derselben Basis umgesetzt: anpassen, Auswirkungen prüfen, testen und die Verarbeitung verfolgen. Vereinbaren Sie, wer den Betrieb übernimmt, wer prüft und wann unsere Unterstützung benötigt wird.
Beginnen Sie mit einem Anwendungsfall. Verknüpfen Sie beispielsweise Kunden-, Mitarbeiter- und Betriebsmitteldaten und legen Sie fest, welche Quelle maßgeblich ist. Verwenden Sie dieselben Beziehungen, bei Bedarf eine Matrix und die konfigurierten Aktionen im nächsten Prozess wieder. Vereinbaren Sie, wer die Daten und Vereinbarungen pflegt. So erweitern Sie die Lösung, ohne dieselben Informationen immer wieder neu verknüpfen und pflegen zu müssen.
Eine Anfrage wartet auf eine Unterschrift über ValidSign. Ablehnung, Ablauf und technische Fehler erfordern jeweils eine andere Bearbeitung.
Zusätzlicher Zugriff wurde für einen bestimmten Zeitraum genehmigt. Ein einzelnes Häkchen hält nicht automatisch fest, warum, für wen und bis wann.
Eine Person oder Organisation wird in der Quelle anders bezeichnet als beim Kunden oder Lieferanten. Ein erneuter Abgleich anhand des Textes kann zu falschen oder doppelten Beziehungen führen.
Konfigurieren Sie den fehlenden API-Aufruf sowie Ein- und Ausgabe in API Composer. Verwenden Sie die Antwort im nächsten Schritt und kombinieren Sie sie mit Datentabellen, Formularen und Automatisierungen. Sie entwickeln innerhalb desselben Produkts weiter und können die konfigurierten Bausteine wiederverwenden.
Aktualisieren Sie über Service Automation Suite beispielsweise eine Meldung in TOPdesk mit den über die API verfügbaren Feldern, etwa Kategorie, Priorität, Status und Bearbeitergruppe. Wenn Sie eine andere Anwendung nutzen, konfigurieren Sie den Aufruf und die Feldzuordnung dafür. Das Ergebnis bestimmt die nächste Aktion: bestätigen, Informationen ergänzen oder eine Bewertung anfordern. Es geht auch darum, was fachlich erreicht wurde, und nicht nur darum, ob der Aufruf technisch angekommen ist.
Selbst konfigurieren: den technischen Ansatz ansehenMöchten Sie Daten bereitstellen oder entgegennehmen? Mit Endpoint Composer machen Sie ein konfiguriertes Service Automation Suite-Datenobjekt über ausgewählte Methoden und Zugriffsprofile zugänglich. Die Folgeschritte organisieren Sie mit den anderen Bausteinen.
