Je assetadministratie klopt pas als de praktijk klopt

Een laptop staat keurig in TOPdesk. Het serienummer is bekend en het apparaat verschijnt ook in Intune. Toch kan de registratie onjuist zijn: de laptop is inmiddels doorgegeven aan een collega of ligt ongebruikt in een kast. Een technisch gevonden device zegt nog niet alles over de feitelijke uitgifte.

Iedere bron vertelt een deel

Leveranciersgegevens kunnen helpen bij een eerste registratie van bestelde of geleverde middelen. Autopilot en Intune leveren beschikbare gegevens over devices en technisch beheer. HR geeft context over de medewerker en TOPdesk bevat de afgesproken asset- en procesregistratie.

Met Service Automation Suite brengen we de relevante gegevens samen. API Composer ondersteunt de uitwisseling met de aangesloten systemen. Dataflow Composer combineert, vertaalt en controleert gegevens zodat ze bruikbaar worden in de dagelijkse werkwijze.

Herken het middel voordat je iets bijwerkt

Spreek af hoe je hetzelfde apparaat in verschillende bronnen herkent, bijvoorbeeld met een serienummer. Bepaal vervolgens per gegeven welke bron leidend is. Een uniforme naam, de actuele gebruiker en een technische status hebben niet automatisch dezelfde eigenaar.

Zo voorkom je dat een nieuwe import bestaande informatie onbedoeld overschrijft of dat een apparaat meerdere keren wordt geregistreerd. Een bestaande import hoeft niet te verdwijnen; we bekijken hoe die aansluit op het proces eromheen.

Verbind de registratie aan de handeling

Een bevestigde uitgifte vertelt wie het middel daadwerkelijk heeft ontvangen. Een bevestigde retour vertelt dat het is ingenomen. Als ondertekening is afgesproken, kan ValidSign de ontvangstbevestiging vastleggen en kan Service Automation Suite het document bij de bijbehorende registratie verwerken.

Vergelijk die procesinformatie met wat andere bronnen laten zien. Een afwijkende gebruiker of ontbrekend document wordt dan aanleiding voor gerichte controle, in plaats van een stille overschrijving van het dossier.

Maak een afwijking uitvoerbaar

Als een laptop onderling is doorgegeven, wil je meer dan een lijst met verschillen. Laat de verantwoordelijke beoordelen wat er is gebeurd en kies de passende correctie. Een wijziging met activiteiten in TOPdesk kan de afgesproken registratie en opvolging weer op orde brengen.

Welke technische gegevens beschikbaar zijn, volgt uit de gebruikte systemen, rechten en inrichting. Begin met de velden die je echt nodig hebt voor één concrete controle. Daarna breid je gericht uit naar meer middelen, relaties en lifecyclemomenten.

Bekijk de mogelijkheden met Microsoft Intune en TOPdesk.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

Afwijkingen gericht herstellen · Bekijk een andere invalshoek