Breng het document en de gewenste broninformatie samen, lever het compleet aan voor ondertekening en verwerk de status en het getekende resultaat in je proces.
Het werk tussen je applicaties
Verzoek verstuurd. Ook bevestigd?
Service Automation Suite verbindt ValidSign met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering
Combineer
Aanvraag + document + dossier
Bepaal & controleer
Gegevens controleren en juiste route kiezen
Voer uit & meld terug
Document of ondertekening starten · Uitkomst verwerken · Dossier bijwerken
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Scenario’s in de praktijk
Wat wil je regelen met ValidSign?
Kies een toepassing en bekijk de bijbehorende processtappen.
Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.
Service Automation Suite · Centrale regie
IDU-matrix, formulier & uitzonderingen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.
Laat de matrix de route bepalen
Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.
Uitvoeren, bevestigen en bijwerken
Verbind account- en groepsacties met uitgifte en bevestiging van middelen. Laat waar nodig ondertekening via ValidSign en dossieropslag meelopen. Koppel het resultaat terug aan de activiteiten.
Sluit de keten met HR
Is het account aangemaakt? Schrijf de afgesproken accountgegevens of status terug naar AFAS of de gekozen HR-bron. De TOPdesk-activiteit krijgt dezelfde uitkomst. HR en IT hoeven de bevestiging niet meer los over te nemen of na te vragen.
Bekijk de volledige IDU-keten
Document & vervolg
Van aanvraag naar ondertekend dossier.
Breng het document en de gewenste broninformatie samen, lever het compleet aan voor ondertekening en verwerk de status en het getekende resultaat in je proces.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Dossier herkennen
Koppel het document of de verwijzing aan de juiste aanvraag en betrokken personen.
De afgesproken stap uitvoeren
Gebruik de beschikbare document- of ondertekenfunctie en geef alleen de benodigde gegevens door.
Vervolgwerk starten
Laat de relevante status terugkomen en verbind de volgende activiteit aan dezelfde aanvraag.
Acties organiseren
Een besluit wordt uitgevoerd werk.
Verbind een aanvraag of afwijking aan een werkbaar proces. Laat mensen beslissen waar dat nodig is en systemen de afgesproken acties uitvoeren.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Leg het startpunt vast
Kies welke aanvraag, wijziging of afwijking vervolgwerk nodig heeft en wie beslist.
Verbind mens en systeem
Laat goedkeuringen, handmatige taken en beschikbare systeemacties op elkaar volgen.
Verwerk het resultaat
Houd bij welke stap is uitgevoerd en waar iemand nog moet handelen.
Tekenen voor middelen
Een middel uitgegeven. De ontvangst bevestigd.
Een medewerker start of krijgt een andere rol. Verbind de HR-mutatie met uitgifte van bijvoorbeeld een laptop of telefoon en laat de ontvangst digitaal bevestigen, bijvoorbeeld via ValidSign. Service Automation Suite brengt medewerker, middel, document en opvolging samen. De inrichting volgt jullie afspraken en de beschikbare interfaces.
Service Automation Suite · Centrale regie
Toewijzing, uitgifte en ondertekening verbinden
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Start bij de medewerker
In- of doorstroom en afgesproken middelen
Bevestiging & dossier
Bijvoorbeeld digitaal tekenen en bewijs bij het middel
Bepaal wat wordt uitgegeven
Gebruik de medewerker en rol uit de gekozen HR-bron. Controleer welk middel is toegewezen, welke goedkeuring nodig is en wie de uitgifte uitvoert. Koppel medewerker en middel aan dezelfde aanvraag of activiteit.
Laat de ontvangst bevestigen
Stel volgens jullie afspraken een ontvangst- of bruikleenverklaring samen met de juiste medewerker- en middelgegevens. Start bijvoorbeeld een tekenverzoek in ValidSign en volg de beschikbare tekenstatus. Een verzonden verzoek betekent nog geen bevestigde ontvangst.
Bewaar het bewijs en volg uitzonderingen op
Leg na bevestigde ondertekening het document of de documentreferentie vast bij het juiste middel en dossier, bijvoorbeeld in TOPdesk. Laat weigering, een verlopen verzoek of ontbrekende gegevens bij een eigenaar terechtkomen. Terugmelding naar HR richt je alleen in waar dat beschikbaar en afgesproken is.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Aanvraag → ondertekening
Start het afgesproken ondertekenproces en laat de beschikbare uitkomst opvolgen.
Compleet document aanleveren
Breng het document en alle gewenste informatie uit je bronsystemen samen. Lever het complete document aan voor ondertekening en koppel de uitkomst aan het juiste dossier.
Uitgifte & retour
Verbind personeelswijzigingen met middelenuitgifte en bevestigde inname.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je ValidSign verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Waarom ValidSign verbinden met Service Automation Suite en Scope4mation?
Haal meer uit ValidSign en de applicaties die jullie al gebruiken. Met onze Nederlandse technologie en proceskennis verbind je de hele keten. Jullie houden regie over de gegevens, de inrichting en hoe je verder bouwt.
Service Automation Suite + Scope4mation
Proces & regie
Eén proces, jullie eigen applicaties
Gebruik de gegevens die jullie al bijhouden. Service Automation Suite verbindt aanvragen, besluiten en uitvoering tussen HR, IT, facilitair en leveranciers. Minder overtypen en achter losse acties aan.
Wie heeft wat — en waarom?
Vergelijk wat iemand heeft met wat volgens jullie regels nodig en toegestaan is. Verbind een afwijking met beoordeling, actie en controle van het resultaat.
Gegevens delen met een reden
Welke gegevens gaan waarheen, voor welk doel en wie mag erbij? Neem jullie classificatie en beveiligingseisen mee in de inrichting van iedere gegevensstroom.
Autonomie & keuzevrijheid
Jullie proces bepaalt de keten
Combineer de applicaties die bij jullie passen. Verbind gegevens en processtappen over leveranciers heen, zodat de mogelijkheden van één applicatie niet de hele werkwijze bepalen.
Ontwikkeld en ondersteund vanuit Nederland
Service Automation Suite is onze eigen technologie. Bij Scope4mation werk je met de mensen die het platform ontwikkelen én de processen helpen inrichten. Een rechtstreeks gesprek over jullie vraag en de volgende stap.
Ook morgen kunnen kiezen
Maak inrichting en proceskennis overdraagbaar. Bij verandering kijken we samen wat je kunt hergebruiken, wat moet worden aangepast en hoe je gegevens en beheer overdraagt.
Samen bouwen & beheren
Een gereedschapskist om verder te bouwen
Verbind je applicaties met visuele bouwstenen. Begin met één toepassing en hergebruik verbindingen, gegevens en acties voor de volgende. Zelf doen, samen leren en gericht uitbreiden.
Proceskennis én technische uitvoering
Wij helpen het hele proces uitwerken: van de huidige en gewenste situatie tot de inrichting, uitzonderingen en overdracht. Met jullie praktijkkennis en onze integratie- en proceservaring.
Beheer op jullie manier
Self-Managed, Co-Hosted of Managed: zelf beheren, samen beheren of het afgesproken beheer aan ons overlaten. Vooraf duidelijkheid over dienstverlening, onderhoud, kosten en uitbreiding.
Onder de motorkap
Deze koppeling, stap voor stap.
Zo richten we dit voorbeeld in
Een ondertekend document terugplaatsen in het dossier
Verbinden en ophalen
Gebruik de beschikbare ValidSign-API om het gekozen tekenverzoek en de status op te halen of een ondersteunde statusmelding te ontvangen.
De juiste registratie vinden
Bewaar de tekenverzoekreferentie naast het dossier- of TOPdesk-nummer. Controleer of de status bij het juiste document en de juiste ontvangers hoort.
De afgesproken actie uitvoeren
Haal na bevestigde afronding het ondertekende document en beschikbaar bewijs op. Plaats deze bij het afgesproken dossier en start het bijbehorende vervolgwerk.
De uitkomst controleren
Controleer dat het document echt in het doelsysteem staat. Verlopen en geweigerde verzoeken krijgen een eigen vervolg; een herhaalde melding maakt geen tweede dossierbijlage.
In deze koppeling
Herkenning
Tekenverzoek, document en dossierreferentie
Gegevens
Ondertekenstatus, bestand en beschikbaar bewijs
Terugmelding
Opgeslagen ondertekend document
Verder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Samenbrengen
Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert
Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
ValidSign in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
