Minder beheerwerk en meer grip op bedrijfsmiddelen

De kosten van bedrijfsmiddelen zitten niet alleen in de aanschaf. HR, IT en facilitair besteden ook tijd aan overnemen, controleren, documenten opslaan en ontbrekende informatie najagen. Als niemand die handelingen bij elkaar optelt, blijft een belangrijk deel van de uitvoeringslast buiten beeld.

Meet het werk dat je wilt verminderen

Kies één proces, bijvoorbeeld laptopuitgifte. Breng met de betrokken medewerkers in kaart hoeveel aanvragen er zijn, welke registraties ze bijwerken en hoeveel tijd controle en herstel vragen. Dat geeft een onderbouwd vertrekpunt voor automatisering.

Met Service Automation Suite verbinden we de afgesproken stappen. TOPdesk kan de assetregistratie en activiteiten ondersteunen; ValidSign verzorgt ondertekening waar dat nodig is. De aangesloten HR-applicatie levert medewerkercontext en kan de documenten voor het personeelsdossier ontvangen.

Een eenvoudig rekenvoorbeeld

Stel dat een organisatie 120 overdrachten per maand verwerkt. De administratie kost nu gemiddeld acht minuten per overdracht. Na inrichting verwacht het team daarvoor nog drie minuten nodig te hebben, inclusief de resterende controle.

• Verschil per overdracht: vijf minuten.
• Mogelijk vrijgespeelde tijd: 600 minuten, oftewel tien uur per maand.
• Bij twaalf vergelijkbare maanden: 120 uur per jaar.

Dit is een fictief rekenvoorbeeld. Toets aantallen en tijden met de eigen medewerkers. Neem ook inrichting, abonnement, beheer en de eigen inzet mee in de businesscase. Vrijgespeelde uren zijn capaciteit; pas als uitgaven werkelijk vervallen, ontstaat een directe kostenbesparing.

Grip vraagt om bewijs van uitvoering

Naast tijdwinst wil je kunnen nagaan wie een middel heeft ontvangen, welke verklaring is getekend en wat bij vertrek nog openstaat. Maak die vastlegging onderdeel van de uitvoering, in plaats van een aparte administratie achteraf.

Dat ondersteunt verantwoording en auditvoorbereiding. Spreek af wie beslist, wie toegang heeft tot de informatie en hoe afwijkingen worden opgevolgd. De waarde zit in aantoonbaar uitgevoerde afspraken, niet alleen in de aanwezigheid van een dashboard of document.

Ook de werkwijze moet overdraagbaar zijn

Als één collega alle losse stappen kent, blijft de organisatie kwetsbaar bij afwezigheid of vertrek. Breng uitvoerstappen, bronafspraken en verantwoordelijkheden samen in een inrichting die het team kan begrijpen en beheren. Samen met ons spreek je af welke kennis bij jullie blijft en welke ondersteuning je wilt.

Begin met een beperkte scope en meet de uitkomst. Gebruik daarna dezelfde bouwstenen en ervaring voor het volgende middel of proces. Zo kan een bredere verbetering groeien uit een eerste stap die praktisch uitvoerbaar is.

Gebruik de ROI-calculator als hulpmiddel bij het gesprek en bekijk de actuele pakketten en prijzen. Onderzoek samen welke aannames voor jullie situatie kloppen.

Tijdwinst in een bestaand medewerkerproces

In het gepubliceerde klantverhaal rapporteert NVM meer dan 250 uur jaarlijkse tijdwinst bij het verbinden van HR en ICT rond personeelsmutaties. Dat resultaat gaat over het medewerkerproces als geheel. Gebruik de beschreven aanpak als gesprekspunt en meet voor jouw eigen proces welke handelingen en uren werkelijk veranderen. Bekijk het resultaat en de context bij NVM.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

Uitgifte en inname als één proces · Bekijk een andere invalshoek