Van HR-mutatie of aanvraag naar dezelfde werkwijze

Een nieuwe medewerker krijgt een laptop omdat HR de indiensttreding doorgeeft. Een bestaande medewerker vraagt een vervangend apparaat aan in het Self Service Portal. Voor de servicedesk zijn dat verschillende ingangen, maar veel vervolgstappen zijn hetzelfde. Toch worden die vaak apart ingericht en bijgehouden.

Verschillende aanleidingen met een gedeelde route

Met Service Automation Suite laten we een HR-mutatie en een aanvraag in het TOPdesk SSP aansluiten op dezelfde afgesproken werkwijze. De aanleiding kan verschillen; herkenning van de medewerker, keuze van het middel, benodigde bevestiging en administratieve verwerking hoeven niet telkens opnieuw te worden bedacht. De uitvoerder bevestigt uitgifte of inname in het Service Automation Suite-formulier. In de ingerichte standaardroute worden de afgesproken asset- en documentgegevens vervolgens verwerkt, zonder dat dezelfde handeling apart in TOPdesk en het HR-dossier moet worden overgenomen.

De HR-bron kan bijvoorbeeld AFAS of Visma Youforce zijn. We verbinden de beschikbare gegevens met de relevante registraties en activiteiten. De inrichting bepaalt welke gebeurtenis de route start en wanneer een beoordeling nodig is.

Instroom doorstroom en uitstroom bij elkaar

Bij instroom wil je middelen op tijd klaarzetten. Bij een functiewijziging verandert mogelijk wat iemand nodig heeft. Bij vertrek wil je uitgegeven middelen terugnemen en openstaande acties afhandelen. Bekijk daarom de hele lifecycle, ook als je met één stap begint.

Fysieke middelen en digitale toegang kunnen in hetzelfde medewerkerproces samenkomen. Een laptop innemen, een pas terugvragen en accounts laten aanpassen zijn verschillende acties, met eigen uitvoerders en bevestigingen. Service Automation Suite verbindt die acties met de informatie en afspraken die erbij horen.

De teams houden hun eigen werkplek

HR blijft verantwoordelijk voor de personeelsinformatie. IT en facilitair verzorgen hun uitvoering. TOPdesk kan de assets, wijziging en activiteiten vastleggen; ValidSign sluit aan waar een ontvangstbevestiging of verklaring nodig is. Het document kan daarna ook naar het aangesloten personeelsdossier.

Zo hoeft een medewerker niet te weten welk team welke administratie bijhoudt. De gekozen ingang brengt de benodigde informatie naar de juiste vervolgactie.

Maak de overdracht tussen teams expliciet

Spreek vooraf af welke bron leidend is, wie een mutatie beoordeelt en wat als afgerond telt. Een HR-datum kan bijvoorbeeld een vertrek aangeven, terwijl een telefoon nog niet retour is. Houd zulke verschillen zichtbaar en wijs de opvolging toe.

Begin met één herkenbare route en de mensen die die dagelijks uitvoeren. Test met hen de uitkomst en uitzonderingen. Daarna bouw je verder met dezelfde gegevens en afspraken, in plaats van een aparte oplossing voor iedere ingang te maken.

Bekijk de voorbeelden voor AFAS, Youforce en TOPdesk.

Van losse overdrachten naar regie

Gemeente Zoetermeer bracht losse scripts, e-mails en individuele kennis samen in een beheersbaar in-, door- en uitstroomproces met TOPdesk als centraal regiepunt. Dat is een herkenbaar vertrekpunt als HR, IT en facilitair dezelfde mutaties ieder op hun eigen manier afhandelen. Bekijk de aanpak van Gemeente Zoetermeer.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

Assetgegevens met de praktijk verbinden · Bekijk een andere invalshoek