Een handtekening die het proces verder helpt

Een ontvangstbevestiging digitaal laten tekenen is handig. Maar als iemand het ondertekende document daarna nog moet downloaden, hernoemen en op meerdere plekken opslaan, blijft er een administratieve keten over. De handtekening is dan digitaal, terwijl het vervolg nog handmatig loopt.

Begin bij de afspraak die je wilt vastleggen

Bij de uitgifte van een laptop wil je bijvoorbeeld vastleggen wie welk middel heeft ontvangen. Zorg dat medewerker, apparaat en de juiste documentversie bij elkaar horen voordat het tekenverzoek wordt verstuurd. Je voorkomt daarmee dat een handtekening later moet worden gekoppeld aan een onbekend of verouderd dossier.

De keuze voor uitgifte of inname in het Service Automation Suite-formulier levert de context voor het document. In de ingerichte route brengt Service Automation Suite die gegevens samen en sluit ValidSign aan op de ondertekening. De medewerker voert de afgesproken tekenhandeling uit. De inhoud van de verklaring en wie moet tekenen, bepalen jullie zelf.

Het ondertekende document op de juiste plek

Na de bevestigde ondertekening kan de verwerking verdergaan. Service Automation Suite koppelt het document aan de afgesproken registratie in TOPdesk en maakt het beschikbaar voor het personeelsdossier in de aangesloten HR-applicatie. Ook de bijbehorende processtatus kan worden bijgewerkt.

Dat is het verschil tussen alleen een digitaal tekenverzoek en een doorlopend proces. Je team werkt met dezelfde medewerker- en assetreferenties en hoeft de getekende bijlage niet opnieuw over te nemen.

Een open tekenverzoek is nog geen bevestiging

Leg ook vast wat er gebeurt als de ondertekening uitblijft, wordt geweigerd of niet aan de juiste registratie kan worden gekoppeld. Maak duidelijk wie de opvolging doet en welke stap daarop wacht. Zo raakt een open tekenverzoek niet uit beeld zodra de laptop is meegegeven.

Een handtekening en een fysieke retour zijn verschillende gebeurtenissen. Bij inname wil je de werkelijke ontvangst van het middel bevestigen. Welke verklaring daarbij hoort, spreek je apart af.

Dezelfde werkwijze voor meer documenten

De aanpak is ook bruikbaar voor andere ontvangstbevestigingen en verklaringen rond bedrijfsmiddelen. Begin met één document en één route. Als medewerker, middel, ondertekening en dossier goed op elkaar aansluiten, kun je de inrichting hergebruiken waar hetzelfde patroon past.

API Composer verzorgt de benodigde uitwisseling en acties. Dataflow Composer bereidt de gegevens voor en houdt de relaties bruikbaar. ValidSign verzorgt het ondertekenen; TOPdesk en HR blijven de plekken waar de betreffende registratie en documenten thuishoren.

Lees meer over ValidSign en TOPdesk.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

HR en zelfservice verbinden · Bekijk een andere invalshoek