Bedrijfsmiddelen uitgeven zonder dubbel werk

Een laptop ligt klaar voor een nieuwe collega. De uitgifte zelf is snel geregeld. Daarna moeten iemand en apparaat aan elkaar worden gekoppeld, moet de assetstatus worden bijgewerkt en hoort de ontvangstbevestiging op de juiste plek te staan. Juist dat vervolg zorgt vaak voor overtypen, losse lijstjes en herstelwerk.

De overdracht als start van de verwerking

Met Service Automation Suite verbinden we de uitgifte of inname aan de afgesproken vervolgstappen. In het Service Automation Suite-formulier kies je uitgifte of inname en leg je vast welk middel bij welke medewerker hoort. Je bevestigt de feitelijke overdracht. Service Automation Suite gebruikt die keuze om de aangesloten registraties bij te werken en de benodigde documenten te verwerken.

Dat kan bijvoorbeeld vanuit een wijziging in HR of een aanvraag in het Self Service Portal van TOPdesk. Beide aanleidingen sluiten aan op dezelfde ingerichte werkwijze. Welke bevestiging, goedkeuring of ondertekening nodig is, volgt uit jullie afspraken.

TOPdesk en ValidSign werken mee

In TOPdesk leggen we de relatie tussen medewerker en asset en de afgesproken status vast. Als een ontvangstbevestiging of bruikleenverklaring moet worden ondertekend, wordt ValidSign onderdeel van de route. Het ondertekende document kan vervolgens bij de registratie in TOPdesk worden gekoppeld en, waar aangesloten, naar het personeelsdossier in HR worden doorgezet.

De fysieke overdracht en het ondertekenen blijven handelingen van mensen. De winst zit in het vervolg dat je niet telkens opnieuw hoeft vast te leggen. Je hoeft voor iedere standaarduitgifte niet apart dezelfde gegevens in verschillende beheeromgevingen te verwerken.

Bij inname loopt de keten door

Ook bij vervanging, functiewijziging of vertrek wil je weten wat daadwerkelijk is ingeleverd. Een bevestigde retour kan de assetstatus en de relatie met de medewerker laten aanpassen. Een middel dat nog ontbreekt, blijft zichtbaar als werk dat iemand moet oppakken.

Zo verbind je de registratie aan een bevestigde handeling. Alleen een uitdienstmelding in HR is nog geen bewijs dat een laptop of toegangspas fysiek retour is.

Begin bij één type middel

Je hoeft niet eerst alle bedrijfsmiddelen en afdelingen in één groot project samen te brengen. Begin bijvoorbeeld met laptops. Spreek af wie uitgeeft, wie bevestigt, wat er wordt ondertekend en waar het document thuishoort. Daarna breid je uit met telefoons, accessoires, passen of andere middelen.

API Composer verbindt de berichten en acties. Dataflow Composer combineert en vertaalt de benodigde gegevens. Daarmee bouwen we voort op de applicaties die jullie al gebruiken, met afspraken over beheer en opvolging.

Bekijk de integratievoorbeelden voor TOPdesk en ValidSign.

Herkenbaar in de praktijk

NVM bracht HR en ICT samen in één gestandaardiseerd medewerkerproces rond rechten, middelen en toegang. Het laat zien waarom de samenhang tussen teams belangrijker is dan alleen een losse gegevensoverdracht. Lees het klantverhaal van NVM.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

Digitaal tekenen in het proces · Bekijk een andere invalshoek