Van afwijking naar uitgevoerde correctie

Het proces is afgesproken en de administratie is ingericht. Toch geeft iemand een telefoon door zonder dit te melden. Of een laptop is uitgegeven terwijl de ontvangstbevestiging nog niet is ondertekend. Zulke situaties verdwijnen niet doordat je een koppeling hebt gebouwd.

Inzicht is het begin van de opvolging

Met Service Automation Suite kun je relevante registraties vergelijken en verschillen zichtbaar maken. Denk aan een andere gebruiker dan verwacht, een ontbrekende ondertekening of een middel dat bij vertrek nog niet retour is gemeld. Je wilt vervolgens weten wat er echt is gebeurd en wie dat kan beoordelen.

Niet ieder verschil vraagt meteen om een automatische correctie. Een bewuste uitzondering, een vertraagde bron of een foutieve registratie vraagt een andere aanpak. Spreek daarom af welke informatie nodig is voor een besluit en wie dat besluit neemt.

Beoordelen in een interactief formulier

Een interactief Service Automation Suite-formulier kan de relevante gegevens en mogelijke vervolgacties bij elkaar brengen. De verantwoordelijke controleert de situatie en selecteert de passende correctie. Daarna kan de ingerichte route bijvoorbeeld een wijziging met activiteiten in TOPdesk aanmaken.

Zo blijft de beoordeling bij de juiste persoon, terwijl de afgesproken uitvoering niet opnieuw een reeks losse beheerhandelingen hoeft te worden. Je verbindt inzicht met werk dat daadwerkelijk wordt opgepakt.

Van besluit naar herstel

Stel dat een laptop naar een andere medewerker is gegaan. Na beoordeling moet de relatie worden aangepast, kan een nieuwe ontvangstbevestiging via ValidSign nodig zijn en moet het document bij de juiste registratie terechtkomen. De route kan die stappen in samenhang uitvoeren en de uitkomst vastleggen.

Als een middel nog ontbreekt, is de vervolgstap mogelijk juist een taak om de retour te regelen. De administratie corrigeren en het middel fysiek terugkrijgen zijn verschillende resultaten. Bewaak beide.

Controleer ook de correctie

Een gestarte activiteit is nog geen afgeronde oplossing. Laat terugkomen welke acties zijn uitgevoerd, welk document is verwerkt en wat nog aandacht vraagt. Een mislukte verwerking krijgt een eigenaar en een passende vervolgactie.

Deze aanpak maakt de werkwijze overdraagbaar. Een collega kan zien wat is vastgesteld, welke keuze is gemaakt en wat daarop is gebeurd. Hergebruik dezelfde controles en activiteiten bij een volgende afwijking, zonder de verantwoordelijkheid onduidelijk te maken.

Lees meer over TOPdesk in het proces en controle en regie.

Wie heeft wat en op basis waarvan

Bij Mesdag staat juist die vraag centraal: waarom heeft iemand toegang of een middel, welk beleid hoort daarbij en wie heeft een uitzondering goedgekeurd? Het klantverhaal beschrijft de samenhang tussen personeelsinformatie, toewijzingen en uitvoering in TOPdesk. Lees meer over de aanpak bij Mesdag.

Bekijk dit proces in een demo

We kunnen deze werkwijze demonstreren. Laat zien waar jouw team nu gegevens overneemt of achter acties aanloopt. Samen kiezen we een eerste stap die bij jullie inrichting past.

Plan een demo

Meer over dit proces

Tijdwinst en grip onderbouwen · Bekijk een andere invalshoek