Autotask ondersteunt IT-dienstverleners bij het organiseren van hun servicewerk.
Meer over deze koppeling
Autotask ondersteunt IT-dienstverleners bij het organiseren van hun servicewerk. Service Automation Suite verbindt meldingen en voortgang met de applicaties van klanten en leveranciers. Je team werkt vanuit Autotask, terwijl de afhandeling over organisatiegrenzen heen zichtbaar blijft.
Scenario’s in de praktijk
Wat wil je regelen met Autotask?
Kies een toepassing en bekijk de bijbehorende processtappen.
Verbind je inventaris met bijvoorbeeld TOPdesk, HaloITSM, ServiceNow, Freshservice of Jira Service Management. Vergelijk assetgegevens, werk afgesproken velden bij en laat verschillen door het juiste serviceteam opvolgen. We stemmen de route af op jouw platform, beschikbare modules en inrichting.
Gegevens herkennen
Koppel de beschikbare apparaten of resources op stabiele kenmerken aan bestaande registraties.
Gericht bijwerken
Spreek per veld de leidende bron af. Werk alleen de benodigde gegevens bij en voorkom dubbele registraties.
Verschillen opvolgen
Laat ontbrekende gegevens of afwijkingen beoordelen door het team dat verantwoordelijk is voor het middel.
Klanten & leveranciers
Klantmeldingen verbinden met MSP-uitvoering.
Deel servicevragen en voortgang met klantomgevingen en verbind goedgekeurd werk met de administratie.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Deel de relevante melding
Bepaal welke melding en context de andere partij nodig heeft. Houd niet-gedeelde informatie in de eigen omgeving.
Verbind de voortgang
Stem afgesproken velden, opmerkingen en statussen op elkaar af.
Houd zicht op afhandeling
Breng terugmeldingen bij de oorspronkelijke vraag en maak ontbrekende updates zichtbaar.
Acties organiseren
Een besluit wordt uitgevoerd werk.
Verbind een aanvraag of afwijking aan een werkbaar proces. Laat mensen beslissen waar dat nodig is en systemen de afgesproken acties uitvoeren.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Leg het startpunt vast
Kies welke aanvraag, wijziging of afwijking vervolgwerk nodig heeft en wie beslist.
Verbind mens en systeem
Laat goedkeuringen, handmatige taken en beschikbare systeemacties op elkaar volgen.
Verwerk het resultaat
Houd bij welke stap is uitgevoerd en waar iemand nog moet handelen.
Assets & CMDB synchroniseren
Breng brongegevens naar de registratie in Autotask.
Verbind bijvoorbeeld inventaris uit N-central, Intune of Lansweeper met de beschikbare asset- of configuratieregistratie in Autotask. API Composer verzorgt de API-uitwisseling; DataFlow Composer combineert, vergelijkt en vertaalt de gegevens. Heeft je servicetool geen assetmodule, dan koppelen we de juiste externe CMDB-referentie aan het ticket.
Service Automation Suite · Centrale regie
API Composer · DataFlow Composer
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Voor Autotask kijken we naar beschikbare incident-, klant- en assetreferenties; CMDB- en assetfuncties verschillen per product en module. Leg een betrouwbare match vast, bijvoorbeeld een bron-ID plus klant of tenant, of een serienummer. Alleen de computernaam is niet altijd uniek.
Lees, combineer en vertaal
API Composer haalt de toegestane gegevens op via de gekozen API. DataFlow Composer filtert en normaliseert waarden, vergelijkt met bestaande records en koppelt klant-, locatie- en persoonsreferenties waar beschikbaar. Bij paginering nemen we de volledige afgesproken selectie mee.
Maak aan, werk bij en verifieer
Maak een ontbrekend asset of CI aan, of werk de afgesproken velden via de doel-API bij. Bewaar de bron- en doel-ID en controleer de reactie. Een onzekere match gaat ter beoordeling; ontbrekende telemetrie betekent niet automatisch verwijderen.
We kiezen gegevens, richting en frequentie op basis van de beschikbare interfaces, modules en rechten. Een bestaande import kan blijven werken; alleen afgesproken velden worden bijgewerkt.
Tickets verbinden met CC
De melding en de afhandeling blijven verbonden.
Laat je team vanuit Autotask werken en verbind de melding met een andere servicedesk, leverancier of uitvoerend team. Collaboration Composer (CC) verbindt ticketreferenties, afgesproken reacties en voortgang. Assetcontext uit API Composer en DataFlow Composer helpt de juiste registratie mee te geven.
Service Automation Suite · Centrale regie
Collaboration Composer (CC)
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Aanleiding & context
Melding, referentie en relevante asset
Afhandeling & terugmelding
Eigen ticket, verantwoordelijke en status
Bepaal wanneer een ticket nodig is
Selecteer relevante signalen of aanvragen. Herken dezelfde bronmelding voordat je opnieuw een ticket maakt; voeg waar beschikbaar het juiste asset, klant en service toe. Een update is niet automatisch een nieuw incident.
Verbind tickets en werkafspraken
Richt met CC in welke velden, reacties en statussen worden uitgewisseld. Bewaar beide ticketreferenties en spreek prioriteit, eigenaarschap en afhandeling af. Deel interne notities en bijlagen alleen wanneer dat expliciet is afgesproken en ondersteund.
Verwerk de bevestigde voortgang
Koppel de afgesproken uitkomst terug en laat fouten opnieuw behandelen. Een opgelost monitoringalarm sluit niet vanzelf een incident of beveiligingsonderzoek. Terugschrijven naar Autotask richten we alleen in voor aantoonbaar beschikbare acties; anders blijft de terugverwijzing naar het serviceticket beschikbaar.
Verschillen controleren
Ontdekt, geregistreerd en in gebruik: klopt het nog?
Vergelijk de beschikbare operationele gegevens met de afgesproken CMDB-registratie. DataFlow Composer maakt ontbrekende, dubbele of afwijkende gegevens bruikbaar voor gerichte opvolging. Per gegeven bepaal je de bron; je hoeft niet alles naar twee kanten te synchroniseren.
Service Automation Suite · Centrale regie
DataFlow Composer · API Composer
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Spreek af wie eigenaar is van serienummer, locatie, gebruiker en lifecyclestatus, voor zover beschikbaar. Neem tijdstip van de meting en bronkwaliteit mee. Een ontbrekend apparaat is niet hetzelfde als een bevestigde retour.
Corrigeer alleen wat is afgesproken
DataFlow Composer vergelijkt en bereidt de juiste wijziging voor. API Composer schrijft alleen toegestane velden terug na de afgesproken controle. Conflicterende of onzekere matches blijven bij een verantwoordelijke liggen.
Verbind de uitzondering met werk
Laat een relevante afwijking een ticket of taak in je serviceproces starten, zo nodig via CC. Bewaar vergelijking, referenties en uitkomst zodat je een volgende verwerking kunt controleren en herhaalde meldingen beperkt.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
Werk vanuit Autotask. Verbind het vervolg.
Je team werkt in Autotask. Verbind meldingen, voortgang en relevante gegevens met andere teams en applicaties, zonder dezelfde informatie telkens over te nemen. Service Automation Suite houdt het vervolg bij de oorspronkelijke melding: wie is aan zet, wat is uitgevoerd en wat vraagt nog aandacht?
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering
Combineer
Aanvraag + klant + bestaande registratie
Bepaal & controleer
Afspraken toepassen en vervolgwerk bepalen
Voer uit & meld terug
Andere servicedesk inschakelen · Taken uitvoeren · Status terugkoppelen
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Servicedesks verbinden
Wissel afgesproken meldingen, reacties en statussen uit met een klant, leverancier of ander team.
Werk → facturatie
Zet goedgekeurde uren en artikelen klaar voor controle en verwerking door finance.
Werk & contract
Combineer uitgevoerd servicewerk met de afgesproken klant- en contractreferenties.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je Autotask verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Verbind Autotask met je andere applicaties. Automatiseer het werk ertussen en houd zelf de regie.
Proces & regie
Minder handwerk
Verbind Autotask met HR, IT en leveranciers. Laat gegevens en acties automatisch doorstromen.
Grip op de uitvoering
Leg afspraken vast, volg afwijkingen op en controleer het resultaat.
Gericht gegevens delen
Bepaal welke gegevens je deelt, met wie en onder welke voorwaarden.
Autonomie & keuzevrijheid
Jouw applicaties, één proces
Combineer Autotask met de applicaties die bij jullie passen.
Korte lijnen met de makers
Werk rechtstreeks met Scope4mation: Nederlandse technologie, proceskennis en ondersteuning bij elkaar.
Ruimte om te veranderen
Hergebruik je inrichting en houd proceskennis overdraagbaar als systemen of afspraken veranderen.
Samen bouwen & beheren
Klein beginnen, verder bouwen
Start met één toepassing en hergebruik de bouwstenen voor de volgende.
Samen naar de praktijk
Wij helpen met inrichting, uitzonderingen en overdracht. Jullie praktijk is het vertrekpunt.
Beheer op jouw manier
Zelf beheren, samen beheren of aan ons overlaten. Met heldere afspraken vooraf.
Onder de motorkap
Deze koppeling, stap voor stap.
Zo richten we dit voorbeeld in
Autotask-tickets per klant in de keten volgen
Verbinden en ophalen
Gebruik de Autotask REST API met de toegewezen API-toegang en de juiste zone. Selecteer de ticket- en referentiegegevens die jouw serviceproces nodig heeft.
De juiste registratie vinden
Bewaar het ticket-ID met de company- en contactreferentie. Vertaal queue, status en priority met de waarden van deze Autotask-omgeving.
De afgesproken actie uitvoeren
Zet tickets en afgesproken notities door naar de gekoppelde partij. Houd klantcontext en externe ticketreferentie bij elkaar, ook bij meerdere MSP-klanten.
De uitkomst controleren
Controleer de opgeslagen ticketstatus en welke notities zichtbaar zijn voor de klant. Een afwijzing door een verplicht veld gaat terug naar de verantwoordelijke beheerder.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Leverancier klaar. Intern ook?
Een leverancier sluit zijn ticket, maar de interne controle of gebruikersbevestiging ontbreekt nog.
Samenbrengen
Relateer beide tickets en de betrokken dienst. Gebruik de externe status als aanleiding voor een controle, niet automatisch als opdracht om intern te sluiten.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bevestigd: rond intern af. Niet akkoord: stuur de reden terug en vraag herstel. Geen antwoord: wijs opvolging toe aan de afgesproken groep.
Wat het oplevert
Minder te vroeg gesloten meldingen en duidelijkheid over wie nog aan zet is.
Wel geschreven, nog niet verantwoord.
Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.
Samenbrengen
Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
Wat het oplevert
Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
Autotask in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
