Bedrijfsmiddelen · Service Automation Suite
Je inventarisatie ziet het apparaat. Je administratie noemt een andere gebruiker. Service Automation Suite verbindt de registraties met uitgifte, eigenaarschap en retour. Met de tools die je al gebruikt.
Herkenbaar?
Namen en device-ID’s verschillen. Exports vergelijken blijft handwerk.
Service Automation Suite verbindt bijvoorbeeld Intune of Lansweeper met TOPdesk op afgesproken sleutels en vertaalt gebruikers naar dezelfde medewerker.
Een bruikbare registratie zonder telkens opnieuw op namen te matchen.
De laptop is uitgegeven, maar de ontvangstbevestiging zit in een losse mail.
Service Automation Suite verbindt de aanvraag en het middel met een bevestiging of ondertekening via bijvoorbeeld ValidSign en werkt de registratie bij.
Je vindt eigenaar, afspraak en bewijs bij dezelfde overdracht.
Er is een kwetsbaar apparaat, maar eigenaar en vervolgactie ontbreken.
Service Automation Suite combineert bijvoorbeeld Intune-gegevens met eigenaarschap en laat een gerichte melding aanmaken in je servicetool.
Het juiste team krijgt context en kan de afhandeling per middel volgen.
Scenario · Bedrijfsmiddelen
De leverancier levert de eerste gegevens. Daarna controleer je de registratie met wat technisch aanwezig is. Service Automation Suite verbindt die stappen tot één doorlopend proces, bijvoorbeeld met TOPdesk en Intune.
Gebruik beschikbare artikel-, leverings- en serienummergegevens om bijvoorbeeld een asset in TOPdesk aan te maken of te herkennen. Bewaar de leveranciersreferentie en voorkom dubbele registraties.
Herken hetzelfde apparaat met betrouwbare identificaties. Vergelijk beschikbare kenmerken, gebruiker en status. Nog niet zichtbaar in Intune? Houd dat verschil herkenbaar; een geleverd apparaat hoeft nog niet ingeschreven te zijn.
Bepaal per gegeven welke bron leidend is. Laat technische kenmerken gericht bijwerken, maar overschrijf niet zomaar inkoopgegevens of bevestigd eigenaarschap. Een aangemelde gebruiker is niet automatisch degene die het middel heeft ontvangen.
Een onzekere match of ontbrekend gegeven krijgt bijvoorbeeld een activiteit in TOPdesk. Verwerk de bevestigde correctie en vergelijk daarna opnieuw. Zo blijven registratie, uitvoering en terugmelding bij elkaar.
Dustin is een bestaande leverancierskoppeling. Bechtle en ALSO zijn voorbeelden van andere leveranciersroutes, niet van reeds ingerichte Service Automation Suite-koppelingen. API, XML/EDI of OCI: de beschikbare aansluiting, gegevens en rechten bepalen wat we kunnen verbinden. Levering of technische detectie bewijst geen fysieke ontvangst; die bevestiging blijft een eigen processtap.
Scenario · Kleding & uitrusting
Bij een veiligheidsregio moet duidelijk zijn welke kleding en uitrusting aan een medewerker is verstrekt. Verbind uitgifte en inname met de registratie en het werk van het verantwoordelijke team. NIPV levert brandweerkleding; activiteiten en opvolging organiseer je in je eigen servicemanagementtool, bijvoorbeeld HaloITSM, ServiceNow, Freshservice of TOPdesk.
Verbind de beschikbare gegevens met de juiste medewerker en locatie. Gebruik jullie afspraken over functie, toegestane middelen en goedkeuring. Ontbreekt informatie? Laat die eerst aanvullen.
Zet de activiteit klaar in de servicemanagementtool die je team gebruikt. Maak duidelijk wat moet worden uitgegeven of ingenomen, wie dit regelt en welke bevestiging nodig is.
Laat de uitvoerder vastleggen wat daadwerkelijk is overgedragen. Een aangemaakte activiteit is geen bewijs van uitgifte; een retourverzoek is nog geen bevestigde inname.
Werk de registratie bij na bevestiging van de overdracht. Houd ontbrekende middelen en deelretouren zichtbaar, wijs vervolgwerk toe en controleer wat nog openstaat.
Ingenomen is niet hetzelfde als weer inzetbaar. Houd een benodigde controle of vrijgave als eigen stap in het proces.
De verbinding tussen je tools
Service Automation Suite koppelt bijvoorbeeld serienummers uit Intune of Lansweeper aan de medewerker en het assetrecord in TOPdesk. Bronafspraken en relatietabellen beheer je centraal en gebruik je opnieuw bij andere integraties.
Geen oplossing die alleen de bouwer begrijpt. Samen leggen we gegevensrelaties, vertalingen en afspraken vast, bruikbaar voor volgende processen. We spreken af wie test en onderhoudt, zodat een collega het werk kan overnemen.
Je proces bepaalt
Andere tooling? We bekijken de mogelijkheden, API's en rechten in jouw omgeving. Je bestaande systemen blijven de plek waar je werkt.
Van plan naar uitvoering
De koppeling is één deel. De afspraken eromheen maken het werkbaar.
Een import legt een moment vast. Uitgifte, verhuizing, vervanging en retour veranderen daarna het eigenaarschap. We verbinden de afgesproken bronnen met die handelingen en richten vergelijking en foutopvolging in.
Niet alles hoeft vooraf perfect te zijn. We kiezen de benodigde gegevens en identificaties voor je eerste toepassing. Onzekere matches worden zichtbaar voor beoordeling; we spreken af welke gegevens wel automatisch mogen worden bijgewerkt.
NVM
NVM bracht HR en ICT samen in één gestandaardiseerd medewerkerproces waarin rechten, mailboxen, laptops en toegangen vanuit personeelsmutaties worden aangestuurd.
Bekijk het klantverhaalRechten, middelen en toegang vanuit personeelsmutaties.
Strukton
Strukton verbindt medewerkerprocessen, identity en assets om grip te houden op security, compliance en middelen.
Bekijk het klantverhaalMedewerkerprocessen, identity en assets verbonden.
Mesdag
Mesdag gebruikt Service Automation Suite/Qixium als IAM-orchestratieplatform om beleid, toewijzingen, uitzonderingen en fulfillment aantoonbaar bij elkaar te brengen.
Bekijk het klantverhaalBeleid, toewijzingen en uitzonderingen bij elkaar.
Begin met wat nu vastloopt
Laat zien waar inventarisatie, eigenaarschap of retour uit elkaar loopt. We bekijken welke bronnen je al hebt en hoe je die bruikbaar verbindt.
Van vraag naar uitvoering
Devicegegevens en assetregistraties lopen uiteen. Handmatige exports laten verschillen te laat zien.
Lees via Service Automation Suite de afgesproken gegevens uit bijvoorbeeld Intune, herken bestaande assets en vertaal velden en opzoekwaarden naar je assetregistratie, bijvoorbeeld in TOPdesk. Koppel de juiste persoon aan het middel en laat afwijkingen gericht opvolgen.
Een actuele registratie met zicht op afwijkingen. Gegevens, API-rechten en bronhouderschap worden per omgeving afgesproken.
De inventarisatietool ziet een apparaat, maar in je registratie ontbreken bijvoorbeeld de juiste gebruiker, locatie of status. Eén import vertelt niet of alle gegevens bij elkaar passen.
Via Service Automation Suite verbind je gegevens uit bijvoorbeeld Intune, Lansweeper of Snow met je bestaande assetregistratie. Je legt vast welke bron per veld leidend is, herkent hetzelfde middel via de ingerichte sleutels en combineert het met medewerker- en eigenaargegevens. Service Automation Suite werkt de afgesproken velden bij, bijvoorbeeld in je servicetool, en laat verschillen volgens jullie route opvolgen.
Je brengt inventarisatie en beheer bij elkaar zonder telkens exports te vergelijken. Dezelfde relatie tussen medewerker en middel kun je hergebruiken bij uitgifte, functiewijziging, retour of een melding over dat apparaat.
Veel organisaties hebben delen van assetmanagement geautomatiseerd, maar missen samenhang tussen inkoop, registratie, uitgifte, eigenaarschap, gebruik, inname en afvoer. Daardoor blijft een control-gap bestaan.
Service Automation Suite verbindt de volledige lifecycle: instroom en registratie, uitgifte en digitale overdracht, deployment en gebruik, daarna inname, decommissioning, wipe, herinzet of gecontroleerde afvoer.
Minder handmatige naverwerking, lagere foutkans, betere herinzet, minder afhankelijkheid van specialistische kennis en aantoonbaar meer grip op eigenaarschap en compliance.
Toon niet alleen welke licenties zijn toegewezen, maar waarom, op basis van welke waarheid en of ze werkelijk worden gebruikt.
Licenties worden vaak historisch toegewezen en blijven actief zonder actuele onderbouwing of gebruikscontrole.
Detecteer, verklaar, review, keur goed, wijzig en verifieer: optimalisatie onder regie in plaats van blind intrekken.
Laat actieve assets en services gecontroleerd doorwerken naar contract en facturatie.
Assetmutaties en facturatie lopen vaak uiteen waardoor inkomsten lekken of correcties ontstaan.
De assetbron kan TOPdesk, Intune, Ultimo of een andere bron zijn; de regielogica blijft in Service Automation Suite.
Vertaal toegewezen en gebruikte Microsoft-licenties naar een controleerbaar billingproces.
Licentieaantallen, klantcontracten en werkelijk gebruik lopen snel uit elkaar.
Graph levert Microsoft-context; Service Automation Suite houdt regels, approvals, uitzonderingen en audit centraal.
Je proces bepaalt. De tooling kan verschillen. We stemmen de koppelingen af op de mogelijkheden en rechten in je omgeving.
Bekijk alle integratievoorbeeldenEén basis. Meer mogelijk.
Een inventaris vullen is het begin. De waarde zit in weten welk middel bij welke persoon, leverancier en dienstverlening hoort, en of dat nog klopt.
Relateer serienummer, asset-ID en technische device-ID. Gebruik de afgesproken kenmerken om dezelfde laptop in verschillende bronnen te herkennen.
Koppel een middel aan de juiste eigenaar, ook wanneer namen of gebruikerscodes per tool verschillen. Dezelfde relatietabel kan andere integraties en processen voeden.
Combineer inkoop- en leveranciersregistraties met technische inventaris. Laat verschillen beoordelen voordat een bron bestaande gegevens overschrijft.
Houd keuze, wijziging, medewerker en ontvangstbevestiging bij elkaar. Laat een ontbrekende retour of ondertekening niet verdwijnen achter een bijgewerkt assetrecord.
Gebruik de relaties ook bij securitymeldingen of herstelacties: welk apparaat, welke eigenaar en welke dienst zijn betrokken? Met gekoppelde tickets en meetafspraken kun je de afhandeling per middel volgen.
Behoud de centrale relaties en procesafspraken als uitgangspunt. Bij een andere tool pas je de aansluiting en identificaties aan en controleer je of de uitkomst nog klopt.
Relaties, vertalingen en procesafspraken hebben een herkenbare plek in dezelfde omgeving. Collega’s kunnen de inrichting en verwerking volgen zonder eerst de persoonlijke werkwijze van de oorspronkelijke bouwer te reconstrueren.
Ook na ingebruikname groeit je proces door. Een extra veld, andere eigenaar, nieuwe uitzondering of kleine proceswijziging pak je vanuit dezelfde basis op: aanpassen, de gevolgen nalopen, testen en de verwerking volgen. Spreek af wie beheert, wie beoordeelt en wanneer onze ondersteuning nodig is.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Een medewerker krijgt een ander apparaat. Het oude middel, de nieuwe registratie en openstaande service- of securitymeldingen mogen niet los van elkaar raken.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
