Aanvragen & goedkeuringen · Service Automation Suite
Een goedkeuring voert nog niets uit. Service Automation Suite verbindt formulieren, besluiten en acties met je bestaande systemen, tot en met ondertekening en terugmelding.
Herkenbaar?
De aanvrager kiest iets dat niet beschikbaar is of moet gegevens opnieuw invullen.
Service Automation Suite-formulieren gebruiken bijvoorbeeld voorraad uit TOPdesk en tonen aanvullende vragen volgens jullie matrix, ook vanuit het SSP.
Een beter ingevulde aanvraag, met minder vragen achteraf.
Het akkoord is binnen, maar accounts, middelen en activiteiten wachten nog.
Service Automation Suite start de afgesproken acties, bijvoorbeeld een groepswijziging in Microsoft Entra en een taak in TOPdesk. Fouten krijgen een vervolgroute.
De aanvraag laat zien wat is gelukt en wie de rest oppakt.
De overeenkomst is verstuurd. De handtekening en het bewijs moet je nog najagen.
Service Automation Suite start bijvoorbeeld een ValidSign-verzoek en verwerkt status en getekend document terug bij de oorspronkelijke aanvraag.
Aanvraag, overdracht en bevestiging blijven bij elkaar.
De verbinding tussen je tools
Service Automation Suite haalt de benodigde gegevens op, past jullie voorwaarden toe en verdeelt acties over mensen en systemen. Bijvoorbeeld vanuit een TOPdesk SSP naar Microsoft Entra, de middelenregistratie of ValidSign.
Geen oplossing die alleen de bouwer begrijpt. Samen leggen we gegevensrelaties, vertalingen en afspraken vast, bruikbaar voor volgende processen. We spreken af wie test en onderhoudt, zodat een collega het werk kan overnemen.
Je proces bepaalt
Andere tooling? We bekijken de mogelijkheden, API's en rechten in jouw omgeving. Je bestaande systemen blijven de plek waar je werkt.
Van plan naar uitvoering
De koppeling is één deel. De afspraken eromheen maken het werkbaar.
Een formulier verzamelt de aanvraag, maar regelt niet vanzelf de uitvoering. We verbinden goedkeuring met de juiste systeemactie, taak of ondertekening en bepalen welke bevestiging nodig is om af te ronden.
Dat spreken we vooraf af: welke stap wacht, wie informatie aanvult en wanneer je opnieuw controleert. Service Automation Suite volgt de ingerichte route, zonder een vereiste goedkeuring stil over te slaan.
Arts en Zorg Groep
Arts en Zorg Groep automatiseert IDU vanuit AFAS naar TOPdesk zodat accounts, toegangen en bedrijfsmiddelen centraal worden aangestuurd.
Bekijk het klantverhaalVan HR-mutatie naar accounts, toegang en middelen.
Interstellar
Interstellar gebruikt Service Automation Suite als proceslaag tussen TOPdesk-tijdregistratie en financiële verwerking in een groeiende MSP-organisatie.
Bekijk het klantverhaalTijdregistratie en financiële verwerking op elkaar aangesloten.
Begin met wat nu vastloopt
Neem jullie formulier of aanvraagroute mee. We bekijken welke vragen, controles en vervolgacties het proces echt afmaken.
Van vraag naar uitvoering
Changes bestaan uit losse taken, mails en scripts waardoor overzicht en opvolging ontbreken.
Service Automation Suite combineert intake, workflow, systeemacties, samenwerking en bewijs.
Voorspelbare uitvoering, minder overdracht en meer grip.
Medewerkers reserveren bijvoorbeeld in Outlook, terwijl facilitair de ruimtes in een ander systeem beheert. Wijzigingen en annuleringen moeten ook daar aankomen.
Via Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld Outlook met Reservations Management in TOPdesk. Je richt in hoe reserveringen, wijzigingen en annuleringen worden verwerkt en welke facilitaire vervolgacties nodig zijn. Bij een andere combinatie bepalen de beschikbare interfaces welke uitwisseling mogelijk is.
Medewerkers houden hun vertrouwde agenda en facilitair werkt verder in de bestaande beheeromgeving. De ingerichte terugmelding maakt zichtbaar of de reservering is verwerkt of nog opvolging vraagt.
Regisseer onboarding, dienstverlening, mutaties, billing en offboarding van MSP-klanten als één lifecycle.
Nieuwe klanten brengen tenants, services, assets, contracten en uitzonderingen mee die anders per klant opnieuw worden ingericht.
Van klantstart tot gecontroleerde beëindiging blijft status, ownership en audit zichtbaar.
Maak uitvoering over klant- en leveranciersketens aantoonbaar zonder bewijs handmatig bij elkaar te zoeken.
MSP-processen lopen over meerdere klantomgevingen en leveranciers waardoor logging en bewijs versnipperen.
Evidence ontstaat als onderdeel van het proces, niet achteraf als apart project.
Een aanvraag of uitgifte vraagt om ondertekening. Losse mails maken status en bewijs lastig terug te vinden.
Laat Service Automation Suite vanuit je bestaande aanvraagproces, bijvoorbeeld in TOPdesk, een ondertekenverzoek starten bij bijvoorbeeld ValidSign. Verwerk de terugmelding en koppel het getekende document aan het afgesproken dossier.
Aanvraag, ondertekening en bewijs blijven bij elkaar. Ondertekenaars, documentroute, rechten en foutafhandeling richten we samen in.
Je proces bepaalt. De tooling kan verschillen. We stemmen de koppelingen af op de mogelijkheden en rechten in je omgeving.
Bekijk alle integratievoorbeeldenEén basis. Meer mogelijk.
De aanvraag, het besluit en de daadwerkelijke uitvoering horen bij elkaar. Ook als iemand iets moet aanvullen of een andere route nodig is.
Gebruik Service Automation Suite-formulieren bijvoorbeeld vanuit een TOPdesk SSP, of vanuit een andere aanvraagomgeving. Combineer de aanvraag via Service Automation Suite met systeemgegevens en laat de ingerichte matrix de aanvullende vragen en activiteiten bepalen. Breng uitvoering en resultaat terug bij de oorspronkelijke aanvraag.
Lees via Service Automation Suite bijvoorbeeld middelen en voorraad uit TOPdesk en filter op type, locatie of beschikbaarheid. Gebruik je een andere bron, dan richt je de gegevensuitwisseling daarop in. De gekozen optie kan onderdeel worden van uitgifte, ondertekening en registratie zonder opnieuw invoeren.
Leg voorwaarden, verantwoordelijken en goedkeuringen vast. Een afwijking krijgt een passende beoordeling, niet stilzwijgend dezelfde standaardroute.
Start activiteiten, gegevenswijzigingen of een ondertekening volgens de ingerichte route. Houd ook handmatige taken onderdeel van het proces.
Bewaar welke persoon welk middel koos en bij welke aanvraag de actie hoort. Gebruik die relaties opnieuw bij levering, ondertekening en administratie.
Een opdracht versturen of een document aanbieden is niet hetzelfde als uitvoering. Laat de bevestigde uitkomst het vervolg bepalen en houd weigeringen en fouten zichtbaar.
Relaties, vertalingen en procesafspraken hebben een herkenbare plek in dezelfde omgeving. Collega’s kunnen de inrichting en verwerking volgen zonder eerst de persoonlijke werkwijze van de oorspronkelijke bouwer te reconstrueren.
Ook na ingebruikname groeit je proces door. Een extra veld, andere eigenaar, nieuwe uitzondering of kleine proceswijziging pak je vanuit dezelfde basis op: aanpassen, de gevolgen nalopen, testen en de verwerking volgen. Spreek af wie beheert, wie beoordeelt en wanneer onze ondersteuning nodig is.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
