Minder handwerk, meer grip: Youforce en TOPdesk via Service Automation Suite.

Youforce is voor veel organisaties het centrale HR-platform waarin personeelsbesluiten en mutaties worden vastgelegd. Door deze HR-processen gecontroleerd te verbinden met IT- en serviceprocessen in TOPdesk via Service Automation Suite, ontstaat grip, overzicht en structurele kostenbesparing.

Regie in plaats van import

Youforce kiest bewust niet voor eenvoudige imports, maar voor een model waarin organisaties expliciet bepalen welke gegevens en processen zij willen beheren. Dit vraagt vooraf om duidelijke keuzes, maar voorkomt verborgen logica en ongecontroleerde synchronisaties.

Service Automation Suite sluit hier direct op aan. Besluiten en wijzigingen vanuit HR worden gericht, gecontroleerd en procesgestuurd doorgezet naar TOPdesk.

Doorstroom via Timelines

Wijzigingen rondom medewerkers worden in Youforce vastgelegd via Timelines. Deze beschrijven de levensloop van een medewerker en vormen de basis voor processen rondom instroom, doorstroom en uitstroom.

Service Automation Suite ondersteunt deze Timelines rechtstreeks, zonder maatwerklogica of aanvullende vertaallagen. Hierdoor blijven mutaties inhoudelijk correct, transparant en technisch beheersbaar.

Minder handwerk en structurele besparing

Door HR- en IT-processen te automatiseren, neemt het aantal handmatige handelingen sterk af. Onderzoek naar intelligente automatisering laat zien dat organisaties gemiddeld 20 tot 30 procent kunnen besparen op operationele kosten, vooral door minder handwerk en lagere kosten voor foutcorrecties.

Voor een middelgrote gemeente betekent dit dat accountaanvragen, autorisatiewijzigingen, serviceverzoeken en andere handelingen binnen de medewerker lifecycle grotendeels automatisch kunnen worden uitgevoerd.

Een besparing van 2.000 tot 3.000 uur per jaar kan daarmee oplopen tot enkele tonnen aan structurele besparing, zonder uitbreiding van het aantal FTE’s.

Wij zijn trotse gecertificeerde Youforce partner. Vanuit die rol combineren wij kennis van HR-processen met Service Automation Suite als service automation laag.

Niet om Youforce te vereenvoudigen, maar om organisaties te helpen besparen en grip te houden op hun dienstverlening.

Service Automation Suite als verbindende laag

Service Automation Suite fungeert als de verbindende automatiseringslaag tussen Youforce, TOPdesk en andere systemen zoals IAM- en securityplatformen. HR blijft eigenaar van het besluit, IT volgt automatisch in de uitvoering. Dit resulteert in consistente processen, betere compliance en lagere beheerkosten.

Even tussendoor. Dit begint bijna nooit met één case. Eén vraag leidt vrijwel altijd tot meerdere vervolgcases. Ga dat gesprek aan, want daar zit de echte winst! Neem contact op!

Oud versus nieuw proces

Onderstaande vergelijking laat zien hoe HR- en IT-processen er in veel gemeenten uitzien zonder Service Automation Suite, en hoe deze worden ingericht wanneer Youforce en TOPdesk via Service Automation Suite zijn verbonden.

Onderdeel	Oud proces (zonder Service Automation Suite)	Nieuw proces (Youforce + Service Automation Suite + TOPdesk)
Instroom medewerker	Handmatige overdracht van HR naar IT via mail of formulier. IT maakt accounts en rechten aan.	HR-besluit in Youforce triggert automatisch workflows in TOPdesk via Service Automation Suite.
Doorstroom	Wijzigingen worden handmatig doorgegeven. Grote kans op vertraging of onvolledigheid.	Youforce Timelines worden direct verwerkt. Wijzigingen zijn inhoudelijk en tijdig correct.
Uitstroom	Afhankelijk van meldingen. Accounts blijven soms te lang actief.	Gecontroleerde afhandeling vanuit HR-besluit. Minder security-risico’s.
Beheerlast	Veel handmatige acties, afstemming en correcties.	Gestandaardiseerde workflows, minder beheer en minder uitzonderingen.
Kosten	Hoge interne uren, foutcorrecties en herstelwerk.	Structurele kostenreductie door automatisering en minder handwerk.

Gemeente‑specifieke context

Gemeenten staan voor de opgave om te voldoen aan BIO en NIS2, terwijl tijd, budget en veranderkracht beperkt zijn. De praktijk vraagt om aantoonbare controle en gerichte automatisering, niet om zware trajecten die moeilijk landen in de organisatie.

In deze context laten we zien hoe BIO- en NIS2-maatregelen geautomatiseerd kunnen worden ondersteund, waarom een volledige IAM-suite niet altijd past bij gemeenten en hoe Service Automation Suite een logisch en beheersbaar groeipad biedt. Een aanpak die aansluit op de gemeentelijke werkelijkheid en gebruikmaakt van bestaande systemen en processen.

Automatische ondersteuning van BIO en NIS2

Naast efficiëntie speelt compliance een steeds grotere rol. BIO en NIS2 stellen eisen aan toegangsbeheer, logging, traceerbaarheid en het tijdig intrekken van rechten.

In een handmatig ingericht proces is het lastig om aantoonbaar te maken wie wanneer welk besluit heeft genomen en of dit tijdig in de IT-systemen is verwerkt. Door Youforce als HR-bron te gebruiken en Service Automation Suite als gecontroleerde automatiserings- en regielaag richting TOPdesk in te zetten, ontstaat een sluitende audittrail.

HR-besluiten worden vastgelegd in Youforce, procesgestuurd uitgevoerd via Service Automation Suite en geregistreerd in TOPdesk. Hierdoor kunnen gemeenten aantonen dat instroom, doorstroom en uitstroom beheerst verlopen, met minder afhankelijkheid van handmatige controles en losse Excel-overzichten.

Dit ondersteunt BIO-maatregelen rondom autorisatiebeheer en draagt bij aan NIS2-doelstellingen zoals risicobeheersing, incidentpreventie en aantoonbare governance, zonder extra administratieve druk op HR en IT.

Waarom een volledige IAM-suite niet altijd past

Een volledige IAM-suite wordt vaak gepresenteerd als eindoplossing voor identity- en toegangsbeheer. In de praktijk sluit dit niet altijd aan op de huidige volwassenheid en behoeften van gemeenten. Processen zijn nog in ontwikkeling, verantwoordelijkheden zijn verdeeld en de eerste behoefte ligt vooral bij grip op de basis.

Een omvangrijk IAM-traject vraagt om duidelijk eigenaarschap, strak ingerichte processen, hoge datakwaliteit en structureel beheer. Zonder deze randvoorwaarden kan dit leiden tot hoge kosten, langdurige implementaties en functionaliteit die maar beperkt wordt benut. Het resultaat is dan vooral meer overhead, in plaats van meer controle.

Een logisch en beheersbaar groeipad met Service Automation Suite

De Service Automation Suite-aanpak sluit aan bij organisaties die gericht willen groeien in volwassenheid. Youforce fungeert als HR-bron, Microsoft Entra als identity-platform en Service Automation Suite als regie- en automatiseringslaag richting TOPdesk.

Hiermee worden instroom, doorstroom en uitstroom beheerst geautomatiseerd, zonder dat direct een aanvullende IAM-suite nodig is. De aanpak is overzichtelijk, betaalbaar en direct toepasbaar op basis van bestaande licenties en processen.

Naarmate de organisatie volwassener wordt, kan het model gecontroleerd worden uitgebreid of gecombineerd met aanvullende IAM-functionaliteit.

Zo ontstaat een helder groeimodel: starten met wat nodig is, investeren waar waarde ontstaat en pas opschalen wanneer de organisatie daar klaar voor is. Minder handwerk, meer grip en geen onnodige complexiteit.

Wil je weten wat dit voor jouw organisatie betekent? We kijken graag samen waar processen vastlopen, welke ketens elkaar raken en waar automatisering direct tijd en kosten bespaart. Of heb je een andere vraag? Neem contact op!

Niet helemaal gevonden wat je zocht, of meer informatie over onze diensten en platform? Zoek het op!