Gemeentelijke processen onder eigen regie. Met minder losse tools.

Een externe medewerker krijgt een opdracht voor drie maanden. Een collega wisselt van domein. Een samenwerkingsverband verandert. Voor een gemeente moeten dan toegang, middelen, de verantwoordelijke afdeling en de einddatum met elkaar blijven kloppen.

Organiseer de verandering over afdelingen heen

Een HR-mutatie of bevestigde inhuuraanvraag kan het begin zijn. Daarna volgen controles en besluiten, account- en groepsacties, een servicetaak en de uitgifte van middelen. Met Service Automation Suite verbind je deze stappen met de systemen die je gemeente gebruikt. Je eigen bevoegdheden en procesafspraken bepalen de uitvoering.

Zo kan TOPdesk midden in het proces meedoen: een beoordeling vastleggen, werk verdelen of een uitzondering opvolgen. Microsoft Entra verzorgt de afgesproken identityfuncties. Service Automation Suite verbindt de brongegevens, regels, uitvoering en terugkoppeling tussen die omgevingen.

Concreet: tijdelijke inhuur met een echte eindafspraak

• De juiste aanleiding: gebruik de bevestigde opdracht, verantwoordelijke afdeling en begin- en einddatum.
• Bevoegdheden die passen: bepaal met de verantwoordelijke beheerder welke accounts, groepen en applicatierechten nodig zijn.
• Middelen met een eigenaar: verbind uitgifte en retour aan de juiste persoon en opdracht.
• Verlenging onder controle: laat een gewijzigde einddatum opnieuw beoordelen en vertaal alleen het bevestigde besluit naar uitvoering.
• Afronden met terugkoppeling: controleer intrekking, openstaande taken en middelen. Bepaal per registratie welke bewaar- en overdrachtsafspraken van toepassing zijn.

Een tool minder begint met een functie beter organiseren

Gebruik je HelloID, UMRA of losse automatiseringen naast Entra en Service Automation Suite? Dan onderzoeken we welke gebruikte functies elkaar overlappen. Wat kan rechtstreeks met Entra en Service Automation Suite, wat blijft specialistisch nodig en welke inrichting kan na bewezen vervanging vervallen? We nemen koppelingen, goedkeuringen, bevoegdheden en auditbehoeften mee in die afweging.

Dat levert een concretere keuze op dan alleen een licentievergelijking. Je wilt ook weten wie wijzigingen beheert, waar proceskennis staat en hoe je een applicatie later vervangt zonder het hele proces opnieuw te ontwerpen.

Digitale autonomie wordt zichtbaar in de inrichting

Common Ground beschrijft een flexibele gemeentelijke informatievoorziening met samenhang en een gedeelde gegevenslaag. In jullie ondersteunende processen vertalen we keuzevrijheid naar expliciete bronkeuzes, beschreven interfaces, overdraagbare regels en afspraken over beheer en exit.

Scope4mation ontwikkelt en ondersteunt Service Automation Suite vanuit Nederland en werkt samen met jullie beheerders en relevante partners. We maken daarbij ook onze eigen rol en afhankelijkheden bespreekbaar. Een Nederlands platform gebruiken maakt gegevensverwerking bij andere leveranciers niet vanzelf Nederlands; databewegingen en verantwoordelijkheden leggen we per keten vast.

Kies een kleine start met een aantoonbaar vervolg

Begin met één afdeling, inhuurstroom of terugkerende wijziging. Het assessment levert de huidige functieverdeling, een doelinrichting, een kostenvergelijking en een eerste proef met acceptatiecriteria op. De oude uitvoering gaat pas uit wanneer de vervanging is geaccepteerd. Daarna breiden we gericht uit naar andere processen.

Breng jullie eerste vereenvoudiging in kaart

Meer doen met Entra en Service Automation Suite · Meer voor gemeenten · Onze visie op digitale autonomie

Lees het verhaal van Gemeente Zoetermeer

Herkenbare vragen uit de praktijk. Lees hoe deze organisaties mensen, processen en applicaties met elkaar verbinden.

Lees het verhaal van Gemeente ZoetermeerVan losse scripts, e-mails en individuele kennis naar één beheersbaar medewerkerproces.Bekijk het klantverhaal →

Bronnen en verdieping

• Common Ground: informatievoorziening in samenhang
• Microsoft Entra Lifecycle Workflows en licenties