Gebruik AFAS als bron voor personen, vestigingen of bedrijven in TOPdesk. Service Automation Suite herkent de relaties en werkt de afgesproken gegevens bij. Zo begint een melding of aanvraag met de juiste context.

1. Lees de juiste brongegevens

   Neem de relevante personen en organisatiegegevens uit AFAS over. Gebruik de afgesproken herkenningsvelden om dezelfde relaties terug te vinden.

2. Werk TOPdesk gericht bij

   Maak ontbrekende registraties aan en werk gewijzigde gegevens en relaties bij. Gegevens die elders worden beheerd blijven bij hun eigen bron.

3. Bouw verder op die context

   Gebruik de actuele persoon en organisatie bij servicevragen, wijzigingen en IDU. Gegevens synchroniseren is de basis; procesuitvoering is de volgende stap.

Gebruik Youforce als bron voor personen, vestigingen of bedrijven in TOPdesk. Service Automation Suite herkent de relaties en werkt de afgesproken gegevens bij. Zo begint een melding of aanvraag met de juiste context.

1. Lees de juiste brongegevens

   Neem de relevante personen en organisatiegegevens uit Youforce over. Gebruik de afgesproken herkenningsvelden om dezelfde relaties terug te vinden.

2. Werk TOPdesk gericht bij

   Maak ontbrekende registraties aan en werk gewijzigde gegevens en relaties bij. Gegevens die elders worden beheerd blijven bij hun eigen bron.

3. Bouw verder op die context

   Gebruik de actuele persoon en organisatie bij servicevragen, wijzigingen en IDU. Gegevens synchroniseren is de basis; procesuitvoering is de volgende stap.

Verbind de inventaris uit Microsoft Intune met TOPdesk Asset Management. Service Automation Suite herkent apparaten en relaties, vertaalt kenmerken en houdt de afgesproken registratie actueel.

1. Selecteer de relevante inventaris

   Gebruik de beschikbare apparaatkenmerken en de afgesproken scope. Houd vast welke bron per veld leidend is.

2. Herken en actualiseer

   Voorkom dubbele assets, werk gewijzigde velden bij en verbind de juiste personen aan middelen.

3. Verbind de registratie met het vervolg

   Laat ontbrekende gegevens, een andere eigenaar of een vertrekkende medewerker aansluiten op een taak, wijziging of retourproces.

Verbind de inventaris uit Microsoft SCCM met TOPdesk Asset Management. Service Automation Suite herkent apparaten en relaties, vertaalt kenmerken en houdt de afgesproken registratie actueel.

1. Selecteer de relevante inventaris

   Gebruik de beschikbare apparaatkenmerken en de afgesproken scope. Houd vast welke bron per veld leidend is.

2. Herken en actualiseer

   Voorkom dubbele assets, werk gewijzigde velden bij en verbind de juiste personen aan middelen.

3. Verbind de registratie met het vervolg

   Laat ontbrekende gegevens, een andere eigenaar of een vertrekkende medewerker aansluiten op een taak, wijziging of retourproces.

Begin met één objecttype of een beperkte selectie. De verwijzing tussen oud en nieuw voorkomt dat je voor de overgang alle bestaande meldingsrelaties tegelijk moet omleggen. Welke historie en bijlagen je aanvullend wilt overnemen, spreken we per omgeving af.

1. Breng gegevens en relaties in kaart

   Map de bestaande soorten configuratie-items op de nieuwe assettypen. Bepaal welke velden, personen, relaties en meldingsverwijzingen nodig zijn. Laat ongebruikte velden weg uit het nieuwe model, na controle van het gebruik door koppelingen. Oorspronkelijke gegevens kunnen bij het oude item blijven.

2. Verbind het nieuwe asset met het oude item

   Maak het nieuwe asset met de afgesproken gegevens en een verwijzing naar het oorspronkelijke configuratie-item. Koppel het nieuwe asset ook aan de juiste persoonskaarten en andere relevante registraties, zoals locaties en gerelateerde assets.

   We spreken af welke relaties worden overgenomen of opnieuw gelegd en controleren die. Het oude item en zijn bestaande meldingsrelaties blijven behouden.

3. Houd de naam herkenbaar

   Bijvoorbeeld: hernoem het oude label “LAP-042” naar “LAP-042 (oud)” en geef het nieuwe asset de naam “LAP-042”. Je verandert de labelnaam, niet de identiteit van het oude item. Controleer de verwijzingen voordat je de volgende selectie verwerkt.

4. Controleer ook je koppelingen

   Vergelijk aantallen, inhoud en relaties. Test de aangepaste imports en vervolgacties. Leg het omschakelmoment en de terugvalroute vast en laat de verantwoordelijke de overgang vrijgeven.

Gebruik functie, afdeling, locatie en startdatum om de route te bepalen. Wat al bekend is, gebruik je opnieuw; wat nog ontbreekt vraag je gericht uit.

1. Samenbrengen en bepalen

   Combineer de gegevens uit HR en TOPdesk met jullie matrix voor rechten, middelen en werkzaamheden. Bepaal welke vragen en activiteiten voor deze situatie gelden.

2. Automatisch aanvullen

   Bied aanvullende vragen aan via een formulier. Laat nieuwe informatie de benodigde activiteiten aanvullen of bijwerken, in plaats van de hele onboarding handmatig opnieuw samen te stellen.

3. Uitvoeren en terugmelden

   Laat accounts, middelen en servicetaken volgens de ingerichte route uitvoeren. Verwerk status en resultaat in TOPdesk en de afgesproken HR-registratie; uitzonderingen blijven onderdeel van hetzelfde proces.

Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.

1. Combineer de beschikbare informatie

   Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.

2. Laat de matrix de route bepalen

   Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.

3. Uitvoeren, bevestigen en bijwerken

   Verbind account- en groepsacties met uitgifte en bevestiging van middelen. Laat waar nodig ondertekening via ValidSign en dossieropslag meelopen. Koppel het resultaat terug aan de activiteiten.

4. Sluit de keten met HR

   Is het account aangemaakt? Schrijf de afgesproken accountgegevens of status terug naar AFAS of de gekozen HR-bron. De TOPdesk-activiteit krijgt dezelfde uitkomst. HR en IT hoeven de bevestiging niet meer los over te nemen of na te vragen.

Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.

1. Combineer de beschikbare informatie

   Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.

2. Laat de matrix de route bepalen

   Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.

3. Uitvoeren, bevestigen en bijwerken

   Verbind account- en groepsacties met uitgifte en bevestiging van middelen. Laat waar nodig ondertekening via ValidSign en dossieropslag meelopen. Koppel het resultaat terug aan de activiteiten.

4. Sluit de keten met HR

   Koppel bevestigde wijzigingen of intrekkingen terug aan de TOPdesk-activiteiten en, waar afgesproken, de HR-bron. Zo sluiten personeelsregistratie, uitvoering en opvolging weer op elkaar aan.

Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.

1. Combineer de beschikbare informatie

   Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.

2. Laat de matrix de route bepalen

   Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.

3. Intrekken, innemen en afronden

   Verbind het intrekken van toegang en groepen met retour van middelen. Werk relaties en registraties bij en houd openstaande activiteiten zichtbaar tot de uitkomst bekend is.

4. Sluit de keten met HR

   Koppel bevestigde wijzigingen of intrekkingen terug aan de TOPdesk-activiteiten en, waar afgesproken, de HR-bron. Zo sluiten personeelsregistratie, uitvoering en opvolging weer op elkaar aan.

AFAS kan gegevens leveren én uitkomsten ontvangen. Laat een afgeronde processtap de afgesproken gegevens in AFAS bijwerken. Dit is een eigen route, niet automatisch de omgekeerde versie van elke sync.

1. Herken de bevestigde uitvoering

   Gebruik de bevestigde afronding van een activiteit, bijvoorbeeld een aangemaakt account. De uitkomst, niet alleen de opdracht, start de terugkoppeling.

2. Bepaal wat AFAS moet ontvangen

   Service Automation Suite past de afspraken voor herkenning, veldvertaling en verwerking toe. Alleen de gekozen gegevens worden teruggeschreven.

3. Werk bij en leg de uitkomst vast

   Verwerk via de beschikbare AFAS-aansluiting en koppel succes of een fout aan het oorspronkelijke proces.

Verbind een goedgekeurde aanvraag met account- of rechtenacties. Het beleid en de autorisatie blijven leidend.

1. Besluit vastleggen

   Controleer welke persoon, toegang en termijn zijn goedgekeurd. Een aanvraag zonder akkoord geeft geen uitvoeringsopdracht.

2. De juiste uitvoerder

   Laat de beschikbare account- of groepsactie uitvoeren via de ingerichte aansluiting. Als HelloID de lifecycle beheert, sluit Service Automation Suite daarop aan zonder dezelfde regels opnieuw te bouwen.

3. Resultaat terugmelden

   Leg vast of de actie is gelukt. Routeer een fout of uitzondering naar de bevoegde beheerder; een verstuurde opdracht is nog geen geslaagde uitvoering.

De medewerker begint in het TOPdesk Self-Service Portal. Service Automation Suite organiseert de vervolgstappen, ook wanneer gegevens, keuzes of acties uit andere systemen nodig zijn.

1. Aanvraag met context starten

   Gebruik de aanvraag en de bestaande gegevens van persoon, organisatie en middelen als startpunt. Bepaal met de afgesproken matrix welke vragen, keuzes en goedkeuringen nodig zijn.

2. Aanvullen en uitvoeren

   Vraag ontbrekende informatie via een formulier op en laat antwoorden aanvullende activiteiten starten of bijwerken. Verbind goedkeuringen, handmatige taken en systeemacties aan dezelfde aanvraag.

3. Terug naar de aanvrager en het dossier

   Verwerk de bevestigde uitkomsten in TOPdesk en koppel status en resultaat terug aan de oorspronkelijke aanvraag. Een fout of ontbrekende bevestiging krijgt opvolging in plaats van een onterecht afgeronde aanvraag.

Gebruik Service Automation Suite-formulieren vanuit je SSP en combineer TOPdesk-informatie met gegevens uit andere bronnen. Het formulier is onderdeel van het proces, niet alleen een invoerscherm.

1. Beschikbare opties ophalen

   Lees middelen en voorraad uit TOPdesk en pas filters toe op bijvoorbeeld type, locatie en beschikbaarheid. Gebruik ook centrale tabellen of gegevens uit andere applicaties voor de keuzelijsten.

2. Vragen op de situatie afstemmen

   Laat de matrix, de bestaande gegevens en eerdere antwoorden bepalen welke aanvullende vragen of keuzes nodig zijn. Zo vraag je gericht door bij onboarding of een bedrijfsmiddelenaanvraag.

3. De keuze laten doorwerken

   Verwerk het antwoord bij de juiste persoon, wijziging of activiteit. Start de ingerichte vervolgacties, zoals goedkeuring, uitgifte, ondertekening en registratie, en breng de uitkomst terug.

Bijvoorbeeld een laptop uitgeven vanuit een TOPdesk-wijziging. Niet alleen een tekenverzoek versturen, maar de keuze, het middel, de medewerker en de bevestigde overdracht bij elkaar houden.

1. Selecteren met de juiste context

   Laat de medewerker of behandelaar via een formulier een beschikbaar middel kiezen. Gebruik filters op type, locatie of voorraad en leg de relatie met de juiste wijziging of activiteit vast.

2. Ondertekening en uitkomst verbinden

   Gebruik de gekozen gegevens in het document voor ValidSign. Een verstuurd verzoek is nog geen afgeronde overdracht: laat de vervolgstap afhangen van de bevestigde ondertekenstatus. Weigering of een fout vraagt om opvolging.

3. Relaties, dossier en administratie bijwerken

   Koppel na de afgesproken bevestiging het middel aan de medewerker en verwerk status en document in de activiteit. Hetzelfde proces kan het getekende document doorzetten naar het juiste HR-dossier, bijvoorbeeld in AFAS.

Laat een aanvraag, statuswijziging of activiteit via een ingerichte actiereeks of API-aanroep een Service Automation Suite-proces starten. De gebruiker blijft in TOPdesk werken.

1. Startmoment en context bepalen

   Bepaal welke gebeurtenis de actie start en welke verwijzing naar de melding, wijziging of activiteit meegaat. Richt de toegang voor die aanroep in.

2. De samenhang organiseren

   Service Automation Suite haalt benodigde gegevens op, past voorwaarden en matrixen toe en voert de afgesproken stappen in andere systemen uit. Een formulier kan ontbrekende informatie aanvullen.

3. Resultaat terugbrengen

   Breng de uitkomst en eventuele fouten terug bij het oorspronkelijke dossier. Laat het vervolg afhangen van de bevestigde verwerking.

Verbind een aanvraag of activiteit met digitaal ondertekenen. Houd het document, de ondertekenstatus en de opvolging bij hetzelfde dossier.

1. Aanvraag gereed

   Het document en de gegevens van de ondertekenaars zijn gecontroleerd. Een afgesproken status of activiteit geeft het startsein.

2. Ondertekening aanvragen

   Service Automation Suite kan de tekenaanvraag bij ValidSign starten en de beschikbare status ophalen of ontvangen. Je spreekt af wat gebeurt bij weigering, verlopen of een fout.

3. Terug in TOPdesk

   Koppel status en het ondertekende document terug aan het oorspronkelijke dossier. Rond de activiteit pas af volgens de afgesproken controle.

Een medewerker start of krijgt een andere rol. Verbind de HR-mutatie met uitgifte van bijvoorbeeld een laptop of telefoon en laat de ontvangst digitaal bevestigen, bijvoorbeeld via ValidSign. Service Automation Suite brengt medewerker, middel, document en opvolging samen. De inrichting volgt jullie afspraken en de beschikbare interfaces.

1. Bepaal wat wordt uitgegeven

   Gebruik de medewerker en rol uit de gekozen HR-bron. Controleer welk middel is toegewezen, welke goedkeuring nodig is en wie de uitgifte uitvoert. Koppel medewerker en middel aan dezelfde aanvraag of activiteit.

2. Laat de ontvangst bevestigen

   Stel volgens jullie afspraken een ontvangst- of bruikleenverklaring samen met de juiste medewerker- en middelgegevens. Start bijvoorbeeld een tekenverzoek in ValidSign en volg de beschikbare tekenstatus. Een verzonden verzoek betekent nog geen bevestigde ontvangst.

3. Bewaar het bewijs en volg uitzonderingen op

   Leg na bevestigde ondertekening het document of de documentreferentie vast bij het juiste middel en dossier, bijvoorbeeld in TOPdesk. Laat weigering, een verlopen verzoek of ontbrekende gegevens bij een eigenaar terechtkomen. Terugmelding naar HR richt je alleen in waar dat beschikbaar en afgesproken is.

Maak wijzigingsbeheer herhaalbaar: de juiste vragen, goedkeuringen en activiteiten, met een duidelijk verantwoordelijke. Service Automation Suite verbindt de acties buiten TOPdesk en brengt de uitkomst terug.

1. Begin met een werkbaar proces

   Richt een wijzigingssjabloon in met de benodigde informatie, autorisatiemomenten, activiteiten en eigenaren. Van een werkplekaanvraag tot een verhuizing.

2. Verbind besluit en uitvoering

   Laat goedgekeurde activiteiten systeemacties starten: een document laten tekenen, gegevens aanpassen of toegang regelen. Handmatige taken blijven onderdeel van dezelfde route.

3. Weet wat daadwerkelijk klaar is

   Verwerk resultaten terug in de wijziging en de bijbehorende activiteiten. Het team ziet welke stap klaar is en waar iemand nog moet handelen.

Reservations houdt ruimteboekingen in Outlook en TOPdesk in beide richtingen bij. Boeken, wijzigen en annuleren hoeven niet twee keer. Je bekijkt de beschikbaarheid vanuit Outlook of Exchange.

1. Boek in Outlook of TOPdesk

   Maak de ruimteboeking in de omgeving waarin je werkt. Reservations verwerkt de boeking ook in de andere omgeving.

2. Houd wijzigingen en annuleringen gelijk

   Laat aanpassingen en annuleringen in beide omgevingen doorwerken. Zo blijft een geannuleerde boeking niet onnodig ruimte bezet houden.

3. Maak conflicten en status zichtbaar

   Ontvang bericht bij een conflicterende boeking en bekijk de verwerkingsstatus in de omgeving. Houd beschikbaarheid en afwijkingen zichtbaar zonder twee agenda’s handmatig te vergelijken.

Geen leverancier meer nabellen voor een status. Collaboration Composer (CC) verbindt de serviceomgevingen van klanten en leveranciers met TOPdesk. Contracten en serviceafspraken blijven in TOPdesk; CC verbindt de uitvoering tussen partijen.

1. Overdracht afspreken

   Bepaal welke melding naar de andere partij gaat en welke klantgegevens, velden en bijlagen gedeeld mogen worden.

2. Meldingen verbinden

   Service Automation Suite kan gekoppelde tickets aanmaken of bijwerken en de afgesproken opmerkingen en statussen vertalen naar de andere omgeving.

3. Voortgang bij elkaar

   Koppel updates terug aan de oorspronkelijke melding. Houd overdrachtsfouten, conflicten en ontbrekende terugmeldingen zichtbaar.

Verbind geschreven uren op meldingen, wijzigingen en activiteiten met de juiste klant of het juiste project in AFAS. Actuele personen en bedrijven vormen daarvoor de basis.

1. Verzamel de service-uren

   Gebruik de afgesproken urenregistratie en de bijbehorende persoon, organisatie en werkzaamheden.

2. Koppel aan klant en project

   Herken de verkooprelatie en het project in AFAS. Leg ontbrekende gegevens ter beoordeling voor.

3. Verwerk na de afgesproken controle

   Laat de gegevens aansluiten op urenverantwoording of facturatie. Finance houdt de beoordeling; het proces krijgt de uitkomst terug.

Een gesloten ticket vertelt nog niet waarom toegang is verleend of wat werkelijk is uitgevoerd. Verbind het IAM-besluit met de goedkeuring, TOPdesk-activiteiten en de uitkomsten uit de betrokken systemen. Zo ondersteun je auditeerbaarheid en verantwoording binnen onder meer BIO2.

1. Leg de keuze bij de aanvraag vast

   Verbind de persoon, de reden en de vereiste goedkeuring aan de gevraagde toegang of middelen.

2. Verbind activiteiten aan echte uitkomsten

   Laat systeemacties en handmatige bevestigingen terugkomen in de TOPdesk-wijziging en activiteiten. Een verstuurde opdracht is nog geen geslaagde uitvoering.

3. Houd afwijkingen opvolgbaar

   Maak zichtbaar wat is uitgevoerd, wat afwijkt en wie moet handelen. Dit ondersteunt beheersmaatregelen en controles; naleving vraagt ook passend beleid en beheer.

Verbind monitoring met TOPdesk. Niet alleen een melding aanmaken, maar ook context toevoegen en zorgen dat de juiste partij ermee verder kan.

1. Herken wat aandacht vraagt

   Ontvang een relevant signaal en koppel het aan de klant, het apparaat of de betrokken dienst.

2. Maak de melding bruikbaar

   Verrijk de melding en pas afgesproken prioriteit en routering toe. Herken herhaalde signalen om onnodig dubbel werk te voorkomen.

3. Laat het juiste team handelen

   Verbind het incident aan de behandelaar of leverancier en houd de afhandeling bij. Laat herstel of een vervolgstap volgens je proces terugkomen.

Gebruik de beschikbare TOPdesk-data via API’s en waar beschikbaar OData, aangevuld met gegevens uit andere systemen. Maak er een samenhangende dataset van voor BI.

1. Gericht uitlezen

   Haal de afgesproken meldingen, activiteiten, personen of middelen op via de ingerichte toegang. Bepaal welke velden en selecties voor de rapportage nodig zijn.

2. Relateren en voorbereiden

   Gebruik gedeelde tabellen om klant, eigenaar en apparaat te herkennen. Combineer bronnen en maak definities en waarden consistent voordat je ze aan BI aanbiedt.

3. Bijhouden en controleren

   Richt de verversing en controles in. Houd mislukte verwerking zichtbaar, zodat een onvolledige dataset niet ongemerkt als actuele informatie wordt gebruikt.

Geef een klant of andere afnemer toegang tot de afgesproken informatie via een ingericht endpoint. Niet tot de volledige achterliggende TOPdesk-omgeving.

1. Afbakenen wat gedeeld mag worden

   Bepaal per afnemer de toegestane gegevens, velden en klantselectie. Houd interne informatie buiten de beschikbaar gestelde selectie.

2. Toegang en filtering inrichten

   Richt authenticatie, rechten en de verwerking in Service Automation Suite in. Controleer de afbakening bij iedere aanvraag, niet alleen in de weergave van het formulier.

3. Toetsen en blijven beheren

   Test toegestane en niet-toegestane toegang. Spreek af wie selecties en toegang beheert wanneer klanten, gegevens of systemen veranderen.