Personio is HR-software voor het beheren van medewerkers en personeelsprocessen. Het ondersteunt onder meer personeelsdossiers, afwezigheid en onboarding.
Scenario’s in de praktijk
Wat wil je regelen met Personio?
Kies een toepassing en bekijk de bijbehorende processtappen.
Neem één instroom, functiewijziging of vertrek als startpunt. Verbind de benodigde gegevens met de afgesproken toegang, middelen en taken; laat teams de uitvoering bevestigen.
Service Automation Suite · Centrale regie
Herkennen, vergelijken en opvolgen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Lees de afgesproken personeelsgegevens en het geldige dienstverband. Gebruik een ondersteunde webhook of gecontroleerde uitleesplanning.
Toegang en middelen voorbereiden
Relateer de medewerker aan de juiste account- en serviceregistraties. Laat onzekere matches en benodigde goedkeuringen beoordelen.
Uitvoering bevestigen
Leg per taak vast wat is uitgevoerd en wie een uitzondering oppakt. Houd HR-gegevens en bevestigde uitvoering van elkaar onderscheiden.
Tekenen voor middelen
Een middel uitgegeven. De ontvangst bevestigd.
Een medewerker start of krijgt een andere rol. Verbind de HR-mutatie met uitgifte van bijvoorbeeld een laptop of telefoon en laat de ontvangst digitaal bevestigen, bijvoorbeeld via ValidSign. Service Automation Suite brengt medewerker, middel, document en opvolging samen. De inrichting volgt jullie afspraken en de beschikbare interfaces.
Service Automation Suite · Centrale regie
Toewijzing, uitgifte en ondertekening verbinden
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Start bij de medewerker
In- of doorstroom en afgesproken middelen
Bevestiging & dossier
Bijvoorbeeld digitaal tekenen en bewijs bij het middel
Bepaal wat wordt uitgegeven
Gebruik de medewerker en rol uit de gekozen HR-bron. Controleer welk middel is toegewezen, welke goedkeuring nodig is en wie de uitgifte uitvoert. Koppel medewerker en middel aan dezelfde aanvraag of activiteit.
Laat de ontvangst bevestigen
Stel volgens jullie afspraken een ontvangst- of bruikleenverklaring samen met de juiste medewerker- en middelgegevens. Start bijvoorbeeld een tekenverzoek in ValidSign en volg de beschikbare tekenstatus. Een verzonden verzoek betekent nog geen bevestigde ontvangst.
Bewaar het bewijs en volg uitzonderingen op
Leg na bevestigde ondertekening het document of de documentreferentie vast bij het juiste middel en dossier, bijvoorbeeld in TOPdesk. Laat weigering, een verlopen verzoek of ontbrekende gegevens bij een eigenaar terechtkomen. Terugmelding naar HR richt je alleen in waar dat beschikbaar en afgesproken is.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
Werk vanuit Personio. Verbind de volgende stap.
Verbind personeels- en dienstverbandgegevens uit Personio met toegang, middelen en servicetaken. Service Automation Suite vertaalt de afgesproken wijzigingen naar werk voor IT en ondersteunende teams, met bevestiging en opvolging. We toetsen beschikbare API-functies, leesbare attributen en rechten voor jullie omgeving.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Microsoft Entra ID
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je Personio verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Samenbrengen
Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert
Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
