GIPOD brengt informatie over innames en hinder op het openbaar domein samen. Met Service Automation Suite laat je relevante gegevens en wijzigingen vanuit je eigen werkproces aansluiten op de juiste GIPOD-registratie.
Scenario’s in de praktijk
Wat wil je regelen met GIPOD?
Kies een toepassing en bekijk de bijbehorende processtappen.
Laat een relevante TOPdesk-melding leiden tot een registratie in GIPOD. Service Automation Suite geeft alleen de afgesproken informatie door; de behandeling blijft in TOPdesk.
Verbind de referenties, controleer de gegevens en bewaak de afgesproken uitvoering.
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
De melding blijft in TOPdesk beheerd en de relevante informatie bereikt GIPOD.
Selecteren wat naar GIPOD hoort
Bepaal welke meldingen over werken, innames of hinder worden doorgegeven. Controleer het passende GIPOD-object, locatie, periode en verplichte gegevens voordat je publiceert.
Vertalen en registreren
Vertaal de afgesproken velden en registreer onder de bevoegde organisatie. Bewaar het GIPOD-nummer bij de bronmelding voor volgende verwerkingen.
De uitvoering bevestigen
Laat bij de bronmelding zien of de registratie is gelukt. Ontbrekende gegevens of een geweigerde API-actie komen ter beoordeling terug, zonder een tweede registratie te maken.
Wijzigingen & status
TOPdesk blijft de bron voor het vervolg.
Werk de bestaande GIPOD-registratie bij wanneer de relevante informatie in TOPdesk verandert. Daarvoor is geen volledige tweerichtingssynchronisatie van tickets nodig.
Verbind de referenties, controleer de gegevens en bewaak de afgesproken uitvoering.
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Actuele informatie in GIPOD, met één herkenbare werkplek voor de behandeling.
Betekenis van status afspreken
Bepaal welke TOPdesk-wijzigingen naar welke ondersteunde GIPOD-acties worden vertaald. Een ticketstatus is niet automatisch een geldige GIPOD-status.
Het bestaande nummer gebruiken
Werk de gekoppelde registratie bij met de afgesproken wijzigingen in bijvoorbeeld periode, locatie of voortgang.
Fouten en herhalingen afvangen
Service Automation Suite bewaakt de verwerking en voorkomt dat opnieuw aanbieden een dubbele registratie oplevert. Het team ziet wat nog aandacht vraagt.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
Zaak aangemaakt. De rest ook geregeld?
Service Automation Suite verbindt GIPOD met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
GIPOD
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering
Combineer
Zaak + document + behandelafspraken
Bepaal & controleer
Volledigheid controleren en vervolg bepalen
Voer uit & meld terug
Ondersteunende taak starten · Document laten tekenen · Dossier bijwerken
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Zaak → servicetaak
Gebruik beschikbare zaakgegevens om ondersteunende servicetaken te starten.
Proces → teambericht
Stuur relevante procesupdates naar het afgesproken team of communicatiekanaal.
Afwijking → taak
Leg ontbrekende informatie of verschillen bij het team dat de opvolging verzorgt.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je GIPOD verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Verbind GIPOD met je andere applicaties. Automatiseer het werk ertussen en houd zelf de regie.
Proces & regie
Minder handwerk
Verbind GIPOD met HR, IT en leveranciers. Laat gegevens en acties automatisch doorstromen.
Grip op de uitvoering
Leg afspraken vast, volg afwijkingen op en controleer het resultaat.
Gericht gegevens delen
Bepaal welke gegevens je deelt, met wie en onder welke voorwaarden.
Autonomie & keuzevrijheid
Jouw applicaties, één proces
Combineer GIPOD met de applicaties die bij jullie passen.
Korte lijnen met de makers
Werk rechtstreeks met Scope4mation: Nederlandse technologie, proceskennis en ondersteuning bij elkaar.
Ruimte om te veranderen
Hergebruik je inrichting en houd proceskennis overdraagbaar als systemen of afspraken veranderen.
Samen bouwen & beheren
Klein beginnen, verder bouwen
Start met één toepassing en hergebruik de bouwstenen voor de volgende.
Samen naar de praktijk
Wij helpen met inrichting, uitzonderingen en overdracht. Jullie praktijk is het vertrekpunt.
Beheer op jouw manier
Zelf beheren, samen beheren of aan ons overlaten. Met heldere afspraken vooraf.
Verder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
Samenbrengen
Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
Wat het oplevert
Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
GIPOD in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
