Over teams en systemen heen
Verbind HR, IT, facilitair, finance en leveranciers met gedeelde gegevens en afspraken. Jullie proces bepaalt de inrichting.
Alle integraties
Service & klantondersteuning
Freshworks
Freshservice van Freshworks ondersteunt je serviceteam bij meldingen en serviceaanvragen. Service Automation Suite verbindt de afhandeling met andere applicaties en leveranciers. Zo blijft het werk in Freshservice aansluiten op de gegevens en acties daarbuiten.
Continuïteit, ervaring & onderhoud
Waarom Service Automation Suite naast Freshservice?
De eigen koppelfuncties van Freshservice kunnen goed passen. Service Automation Suite en Scope4mation helpen je het hele proces inrichten én werkend houden, met afspraken over uitvoering, controle en beheer.
Proces & regie
Uitvoering én bevestiging
Bepaal wie handelt, welk akkoord nodig is en wanneer een stap klaar is. Houd uitzonderingen en terugmelding bij hetzelfde proces.
Samen met Scope4mation
Gebruik onze integratie- en proceservaring. We richten de keten in op jouw applicaties, beschikbare API’s, modules en rechten.
Continuïteit & kosten
Onderhoud hoort bij de oplossing
API’s, rechten en processen veranderen. Spreek af wie wijzigingen test, fouten herstelt en de werking controleert.
Kennis blijft overdraagbaar
Leg bronafspraken, inrichting en beheer vast. Zo kan een collega het overnemen en blijft het proces niet van één bouwer afhangen.
Vergelijk de hele levensduur
Een inbegrepen connector maakt inrichting, testen, beheer en overdracht niet kosteloos. Bij eigenbouw organiseer je dit zelf; met ons spreek je de ondersteuning af.
Gegevens & afhankelijkheid
Weet waar je gegevens komen
Leg hosting, verwerking, supporttoegang en betrokken leveranciers vast. Neem verwerking of toegang buiten de EU expliciet mee in je afweging. Alleen het vestigingsland zegt niet genoeg.
Houd regie bij verandering
Spreek eigenaarschap, documentatie, export en overdracht af. Service Automation Suite voegt een centrale inrichting toe; leg daarom ook onze rol en het onderhoud duidelijk vast.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Servicedesks verbinden
Wissel afgesproken meldingen, reacties en statussen uit met een klant, leverancier of ander team.
Klantgegevens gelijkhouden
Deel afgesproken klant- en contactgegevens met service- of administratiesystemen.
Afwijking → taak
Leg ontbrekende informatie of verschillen bij het team dat de opvolging verzorgt.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering-
Combineer
Aanvraag + klant + bestaande registratie
-
Bepaal & controleer
Afspraken toepassen en vervolgwerk bepalen
-
Voer uit & meld terug
Andere servicedesk inschakelen · Taken uitvoeren · Status terugkoppelen
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Meer procesvoorbeelden & technische uitleg
Het werk tussen je applicaties
Werk vanuit Freshworks.
Verbind het vervolg.
Je team werkt in Freshworks. Verbind meldingen, voortgang en relevante gegevens met andere teams en applicaties, zonder dezelfde informatie telkens over te nemen. Service Automation Suite houdt het vervolg bij de oorspronkelijke melding: wie is aan zet, wat is uitgevoerd en wat vraagt nog aandacht?
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
- Vergelijken
- Wat is er? Wat hoort er te zijn?
- Bepalen wat nodig is
- Matrix · beleid · wettelijke eisen
- Het vervolg regelen
- Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Freshworks
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Registraties bijhouden Populair
De werkelijkheid en je registratie bij elkaar.
Gebruik beschikbare inventarisgegevens om je CMDB of assetregistratie bij te werken. Houd eigenaarschap en verschillen zichtbaar.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
FreshworksRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Gegevens herkennen
Koppel de beschikbare apparaten of resources op stabiele kenmerken aan bestaande registraties.
Gericht bijwerken
Spreek per veld de leidende bron af. Werk alleen de benodigde gegevens bij en voorkom dubbele registraties.
Verschillen opvolgen
Laat ontbrekende gegevens of afwijkingen beoordelen door het team dat verantwoordelijk is voor het middel.
Klanten & leveranciers
Servicevragen doorzetten met de juiste context.
Stem de gebruikte Freshworks-oplossing af op de keten en verbind tickets, klantgegevens en terugkoppeling.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
FreshworksRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Deel de relevante melding
Bepaal welke melding en context de andere partij nodig heeft. Houd niet-gedeelde informatie in de eigen omgeving.
Verbind de voortgang
Stem afgesproken velden, opmerkingen en statussen op elkaar af.
Houd zicht op afhandeling
Breng terugmeldingen bij de oorspronkelijke vraag en maak ontbrekende updates zichtbaar.
Acties organiseren
Een besluit wordt uitgevoerd werk.
Verbind een aanvraag of afwijking aan een werkbaar proces. Laat mensen beslissen waar dat nodig is en systemen de afgesproken acties uitvoeren.
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
FreshworksRelevante gegevens of processtatus
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Leg het startpunt vast
Kies welke aanvraag, wijziging of afwijking vervolgwerk nodig heeft en wie beslist.
Verbind mens en systeem
Laat goedkeuringen, handmatige taken en beschikbare systeemacties op elkaar volgen.
Verwerk het resultaat
Houd bij welke stap is uitgevoerd en waar iemand nog moet handelen.
Onder de motorkap
Zo verbind, test en beheer je de integratie.
Voor de beheerder die wil weten hoe het werkt: verbind Freshworks met je andere applicaties, vertaal de gegevens en gebruik het antwoord voor de volgende stap. Je configureert dit centraal in Service Automation Suite.
Voorbeeldinrichting · afhankelijk van jouw proces
Een melding overdragen en de afhandeling terugkrijgen
Verbinden en testen
API ComposerKies de API-methode, URL en authenticatie. Beheer host en credentials in een environment. Test een request in Discovery en bekijk welke velden de API werkelijk teruggeeft.
Combineren en vergelijken
Data Flow ComposerSelecteer velden, vertaal codes en relateer records met gedeelde gegevens. Vergelijk bron en doel en bepaal welke records nieuw, gewijzigd of onvolledig zijn.
Uitvoeren en het antwoord gebruiken
API ComposerMaak de requestbody uit de gecontroleerde gegevens en bekijk Body Preview voordat je test. Gebruik de resultaat-ID in Data Context voor de volgende aanroep of sla uitvoer op in een entiteit. Richt terugschrijven afzonderlijk in.
Fouten herkennen en gericht opvolgen
API ComposerConfigureer foutregels op HTTP-code en/of melding. Een tijdelijke API-fout kan een begrensde retry krijgen. Een ontbrekende relatie of afwijzing vraagt een andere route: leg de oorzaak vast en richt bijvoorbeeld een controletaak voor de juiste groep in.
Welke gegevens houd je bij?
Een voorbeeld van de inrichting; geen vaste veldnamen of verplichte combinatie.
- Meldingnummer en externe referentie
- Bewaar de relatie tussen de twee registraties in een gedeelde tabel. Gebruik die bij vervolgupdates.
- Status, prioriteit en behandelaarsgroep
- Vertaal codes met centraal beheerde tabellen. Een externe status sluit de interne melding niet automatisch.
- Reactie, oplossing en resultaat
- Schrijf de beschikbare terugmelding naar het gekoppelde dossier. Controleer de afgesproken afrondvoorwaarden.
Verzonden ≠ verwerkt. Gebruik de terugmelding en de afgesproken controle om de vervolgstap te bepalen.
Zelf gegevens beschikbaar stellen?
Met Endpoint Composer publiceer je een ingericht Service Automation Suite-dataobject. Kies lees- en schrijfmethoden en toegangsprofielen. Zo kan bijvoorbeeld een klant afgesproken servicegegevens ophalen of een leverancier informatie aanleveren. De gegevensselectie en verdere verwerking richt je apart in.
Endpoint ComposerVan gegevens naar een compleet proces?
Combineer de integratie met bijvoorbeeld een formulier, een centrale matrix, een beoordeling of samenwerking tussen serviceteams. Bijvoorbeeld: een goedgekeurde aanvraag leidt tot uitvoering in Microsoft Entra, een tekenverzoek via ValidSign en terugmelding in TOPdesk. Welke stappen nodig zijn bepaal je vanuit het proces; niet iedere toepassing vraagt al deze onderdelen.
Bekijk de samenwerkende bouwstenenVerder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Leverancier klaar. Intern ook?
Een leverancier sluit zijn ticket, maar de interne controle of gebruikersbevestiging ontbreekt nog.
- Samenbrengen
- Relateer beide tickets en de betrokken dienst. Gebruik de externe status als aanleiding voor een controle, niet automatisch als opdracht om intern te sluiten.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Bevestigd: rond intern af. Niet akkoord: stuur de reden terug en vraag herstel. Geen antwoord: wijs opvolging toe aan de afgesproken groep.
- Wat het oplevert
- Minder te vroeg gesloten meldingen en duidelijkheid over wie nog aan zet is.
Wel geschreven, nog niet verantwoord.
Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.
- Samenbrengen
- Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
- Wat het oplevert
- Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
- Samenbrengen
- Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
- Uitkomst bepaalt het vervolg
- Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
- Wat het oplevert
- Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
Freshworks in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
