Verbind de gegevens die je proces nodig heeft. Spreek per gegeven af welke bron leidend is en welke registraties moeten volgen.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Bron en bestemming bepalen
Kies welke gegevens beschikbaar zijn en wat andere teams nodig hebben.
Vergelijken en bijwerken
Herken dezelfde records, pas veldafspraken toe en werk relevante verschillen bij.
Uitkomst controleren
Maak zichtbaar wat is gelukt en laat ontbrekende of conflicterende gegevens opvolgen.
Service naar administratie
Van servicewerk naar factuurgegevens.
Breng goedgekeurde uren, artikelen en klantgegevens naar Exact Online. Laat finance de verwerking controleren.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Werk is afgerond
Goedgekeurde uren en servicegegevens komen beschikbaar uit de systemen waar het werk is vastgelegd.
Service Automation Suite bereidt de overdracht voor
We vertalen die gegevens naar de administratieafspraken voor Exact Online en leggen afwijkingen voor aan de juiste persoon.
Finance houdt de controle
Na controle kunnen gegevens volgens afspraak in Exact Online worden verwerkt. De status komt terug in het proces.
Overdracht naar service
De klant hoeft niet opnieuw te beginnen.
Verbind beschikbare klant-, project- of zaakgegevens met het team dat de uitvoering oppakt. Houd de oorspronkelijke vraag herkenbaar.
Service Automation Suite · Centrale regie
Gegevens combineren en afspraken toepassen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Informatie & startpunt
Relevante gegevens of processtatus
Vervolg & terugmelding
Bijwerken, uitvoeren en resultaat vastleggen
Moment van overdracht
Kies welke status of gebeurtenis de overdracht start en welke context nodig is.
Gericht werk klaarzetten
Verbind de relevante gegevens met een aanvraag of taak voor het verantwoordelijke team.
Voortgang terugbrengen
Laat het oorspronkelijke team zien wat is opgepakt en welke informatie nog ontbreekt.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
Administratie bijgewerkt. Waarom nog lijstjes vergelijken?
Service Automation Suite verbindt Exact Online met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering
Combineer
Klant + goedgekeurde uren + contract
Bepaal & controleer
Controleren en factuurgegevens voorbereiden
Voer uit & meld terug
Finance laten beoordelen · Administratie bijwerken · Status terugmelden
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Werk → facturatie
Zet goedgekeurde uren en artikelen klaar voor controle en verwerking door finance.
Klantgegevens gelijkhouden
Deel afgesproken klant- en contactgegevens met service- of administratiesystemen.
Betaalstatus → vervolg
Laat een beschikbare betaalstatus de afgesproken klant- of servicetaak starten.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je Exact Online verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Verbind Exact Online met je andere applicaties. Automatiseer het werk ertussen en houd zelf de regie.
Proces & regie
Minder handwerk
Verbind Exact Online met HR, IT en leveranciers. Laat gegevens en acties automatisch doorstromen.
Grip op de uitvoering
Leg afspraken vast, volg afwijkingen op en controleer het resultaat.
Gericht gegevens delen
Bepaal welke gegevens je deelt, met wie en onder welke voorwaarden.
Autonomie & keuzevrijheid
Jouw applicaties, één proces
Combineer Exact Online met de applicaties die bij jullie passen.
Korte lijnen met de makers
Werk rechtstreeks met Scope4mation: Nederlandse technologie, proceskennis en ondersteuning bij elkaar.
Ruimte om te veranderen
Hergebruik je inrichting en houd proceskennis overdraagbaar als systemen of afspraken veranderen.
Samen bouwen & beheren
Klein beginnen, verder bouwen
Start met één toepassing en hergebruik de bouwstenen voor de volgende.
Samen naar de praktijk
Wij helpen met inrichting, uitzonderingen en overdracht. Jullie praktijk is het vertrekpunt.
Beheer op jouw manier
Zelf beheren, samen beheren of aan ons overlaten. Met heldere afspraken vooraf.
Onder de motorkap
Deze koppeling, stap voor stap.
Zo richten we dit voorbeeld in
Goedgekeurde service-uren voorbereiden voor Exact Online
Verbinden en ophalen
Verbind de Exact Online-API met de juiste administratie. Haal de klant-, artikel- en projectreferenties op die nodig zijn voor jullie factuurvoorbereiding.
De juiste registratie vinden
Koppel elke goedgekeurde urenregel aan klant, project en de oorspronkelijke serviceactiviteit. Controleer tarief, eenheid en periode vóór verwerking.
De afgesproken actie uitvoeren
Maak de afgesproken conceptgegevens voor finance. Bewaar de Exact-referentie bij de bronregel zodat dezelfde uren niet twee keer worden aangeboden.
De uitkomst controleren
Laat finance het concept controleren. Markeer de bronregel pas als verwerkt na bevestigde opslag, niet al na het versturen van de aanvraag.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Wel geschreven, nog niet verantwoord.
Servicewerk is uitgevoerd, maar de uren passen niet bij een bekende klant, projectcode of afgesproken verwerking.
Samenbrengen
Combineer uren met de centrale klant- en projectrelaties en de afspraken voor administratieve verwerking. Vraag ontbrekende gegevens gericht op.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Geaccepteerd: bewaar de referentie van de financiële verwerking. Afgewezen: laat de verantwoordelijke de oorzaak herstellen. Een opnieuw verstuurde regel vraagt controle op bestaande verwerking.
Wat het oplevert
Minder zoekwerk en correcties tussen serviceteam en administratie, zonder fouten automatisch als factureerbaar werk te behandelen.
Besteld, geleverd en werkelijk in gebruik?
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
Samenbrengen
Vergelijk bestelling, leveringsgegevens, serienummer en inventaris met centrale eigenaarrelaties. Laat een ontbrekende bevestiging deel van de afhandeling blijven.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Gegevens sluiten aan: werk de afgesproken registratie bij. Onbekend apparaat, afwijkende eigenaar of niet-bevestigde levering: maak werk aan voor de juiste behandelaarsgroep.
Wat het oplevert
Minder verschillen tussen administratieve en technische werkelijkheid en gerichte opvolging waar iets niet klopt.
Een rapport verversen is nog geen betrouwbare dataset.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
Samenbrengen
Combineer paginering en uitvoermapping met de afgesproken gegevenscontroles. Gebruik gedeelde relatietabellen om bronnen bij elkaar te brengen.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Controle geslaagd: zet de dataset klaar. Afwijking: laat controleren en maak de actualiteit zichtbaar. Een tijdelijke API-fout krijgt een begrensde herstelroute.
Wat het oplevert
Beter onderscheid tussen een technisch geslaagde import en informatie waarop je verantwoord kunt sturen.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
Exact Online in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
