Verbind documenten in DocuWare met je service- of bedrijfsadministratie. Service Automation Suite relateert dossierkenmerken en bronreferenties en verwerkt documenten of metadata volgens de afgesproken archiefinrichting.
Scenario’s in de praktijk
Wat wil je regelen met DocuWare?
Kies een toepassing en bekijk de bijbehorende processtappen.
Verbind documenten in DocuWare met je service- of bedrijfsadministratie. Service Automation Suite relateert dossierkenmerken en bronreferenties en verwerkt documenten of metadata volgens de afgesproken archiefinrichting.
Laden in de afgesproken registratie, met resultaatcontrole.
Selecteer de juiste gegevens
Behoud documentrechten en bewaartermijnen; bepaal of een verwijzing of een gecontroleerde kopie nodig is.
Relateer en vertaal
Document-ID, archief, indexvelden en toegestane documentinhoud.
Laad en controleer het resultaat
Spreek per veld de leidende bron af. Controleer verplichte waarden en bestaande records vóór het laden. Bewaar de bron- en doelreferentie, aantallen en fouten; herhaal alleen wat nog niet succesvol is verwerkt.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
Documenten en metadata bij de juiste registratie.
Verbind documenten in DocuWare met je service- of bedrijfsadministratie. Service Automation Suite relateert dossierkenmerken en bronreferenties en verwerkt documenten of metadata volgens de afgesproken archiefinrichting.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
DocuWareService Automation Suite
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Combineer tot één gecontroleerd proces
Gegevens → regels → uitvoering
Combineer
Aanvraag + document + dossier
Bepaal & controleer
Gegevens controleren en juiste route kiezen
Voer uit & meld terug
Document of ondertekening starten · Uitkomst verwerken · Dossier bijwerken
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je DocuWare verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Verbind DocuWare met je andere applicaties. Automatiseer het werk ertussen en houd zelf de regie.
Proces & regie
Minder handwerk
Verbind DocuWare met HR, IT en leveranciers. Laat gegevens en acties automatisch doorstromen.
Grip op de uitvoering
Leg afspraken vast, volg afwijkingen op en controleer het resultaat.
Gericht gegevens delen
Bepaal welke gegevens je deelt, met wie en onder welke voorwaarden.
Autonomie & keuzevrijheid
Jouw applicaties, één proces
Combineer DocuWare met de applicaties die bij jullie passen.
Korte lijnen met de makers
Werk rechtstreeks met Scope4mation: Nederlandse technologie, proceskennis en ondersteuning bij elkaar.
Ruimte om te veranderen
Hergebruik je inrichting en houd proceskennis overdraagbaar als systemen of afspraken veranderen.
Samen bouwen & beheren
Klein beginnen, verder bouwen
Start met één toepassing en hergebruik de bouwstenen voor de volgende.
Samen naar de praktijk
Wij helpen met inrichting, uitzonderingen en overdracht. Jullie praktijk is het vertrekpunt.
Beheer op jouw manier
Zelf beheren, samen beheren of aan ons overlaten. Met heldere afspraken vooraf.
Verder dan de eerste koppeling.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Samenbrengen
Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert
Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
DocuWare in je bredere proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
