Je IT-dienstverlening begint met actuele gegevens.
Gebruik bijvoorbeeld personeels-, organisatie- en contactgegevens uit AFAS om je serviceplatform actueel te houden. TOPdesk is een voorbeeld, niet het eindpunt van de mogelijkheden.
Werk je met een ander platform of een externe serviceprovider, dan richten we de gegevensuitwisseling in op wat jullie proces nodig heeft en de beschikbare API ondersteunt.
Service Automation Suite · Centrale regie
Herkennen, relateren & vertalen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Bron
Personen, vestigingen & bedrijven
Bijvoorbeeld naar
Personen- en bedrijfsregistratie
Kies de gegevens en de bestemming
Bepaal wat uit AFAS moet komen en waar het nodig is: bijvoorbeeld personen en vestigingen voor je servicedesk, of bedrijfsgegevens voor een serviceprovider. Deel alleen de afgesproken selectie.
Herken relaties en werk gericht bij
Service Automation Suite verbindt de identificaties en veldwaarden. In het TOPdesk-voorbeeld worden de afgesproken personen en bedrijven aangemaakt of bijgewerkt. Bij een ander platform bepalen we dezelfde bronafspraken en de passende verwerking; mogelijkheden verschillen per API en inrichting.
Gebruik die context in je serviceproces
Koppel de juiste persoon of organisatie aan bijvoorbeeld een aanvraag, wijziging of leveranciersmelding. Ontbreekt informatie of wordt een update afgewezen, dan bepaalt jullie inrichting wie controleert en wat er volgt. Actuele gegevens vormen zo de basis voor verdere automatisering.
Naar je andere applicaties
Verbind AFAS met wat jouw proces nodig heeft.
Niet ieder proces loopt via een servicedesk. Gebruik AFAS-gegevens bijvoorbeeld direct voor een account in Microsoft Entra, of werk contact- en bedrijfsgegevens bij in een andere bedrijfsapplicatie. De bestemming, gegevens en richting hangen af van wat je wilt bereiken.
Service Automation Suite combineert de broninformatie met jullie afspraken en herbruikbare vertaaltabellen.
Service Automation Suite · Centrale regie
Herkennen, controleren en vertalen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Kies bijvoorbeeld AFAS als bron voor naam, afdeling en dienstverband. Leg vast welke gegevens de doelapplicatie beheert. Een koppeling hoeft niet alles te kopiëren of automatisch twee kanten op te werken.
Combineer gegevens met je eigen regels
Gebruik bijvoorbeeld een centrale tabel voor herkenning of een matrix voor accountprofielen. Controleer bestaande registraties voordat je iets aanmaakt of wijzigt. Ontbreekt een betrouwbare match, vraag dan eerst informatie of beoordeling op.
Controleer de uitkomst en bouw verder
Voer de beschikbare API-actie uit en controleer het antwoord. Een bevestigde accountaanmaak kan bijvoorbeeld een volgende stap starten of worden teruggeschreven naar HR. Voor een volledige IAM-keten combineer je dit met goedkeuringen, middelen, wijzigingen en terugkoppeling.
Terug naar AFAS Populair
De uitkomst hoort ook terug in AFAS.
AFAS kan gegevens leveren én uitkomsten ontvangen. Laat een afgeronde processtap de afgesproken gegevens in AFAS bijwerken. Dit is een eigen route, niet automatisch de omgekeerde versie van elke sync.
Service Automation Suite · Centrale regie
Resultaat controleren & vertalen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Uitvoering
Afgeronde activiteit of processtatus
Bijwerken
Afgesproken velden of registratie
Herken de bevestigde uitvoering
Gebruik de bevestigde afronding van een activiteit, bijvoorbeeld een aangemaakt account. De uitkomst, niet alleen de opdracht, start de terugkoppeling.
Bepaal wat AFAS moet ontvangen
Service Automation Suite past de afspraken voor herkenning, veldvertaling en verwerking toe. Alleen de gekozen gegevens worden teruggeschreven.
Werk bij en leg de uitkomst vast
Verwerk via de beschikbare AFAS-aansluiting en koppel succes of een fout aan het oorspronkelijke proces.
Uren naar AFAS Populair
Servicewerk in TOPdesk. Verwerking in AFAS.
Verbind geschreven uren op meldingen, wijzigingen en activiteiten met de juiste klant of het juiste project in AFAS. Actuele personen en bedrijven vormen daarvoor de basis.
Service Automation Suite · Centrale regie
Klant, project & verwerking koppelen
Vul aan met een centrale lijst en bronafspraken. Controleer verschillen, vraag ontbrekende gegevens na en bepaal wat wordt bijgewerkt.
Bron
Geschreven uren & servicewerk
Bijwerken
Urenverantwoording of facturatie
Verzamel de service-uren
Gebruik de afgesproken urenregistratie en de bijbehorende persoon, organisatie en werkzaamheden.
Koppel aan klant en project
Herken de verkooprelatie en het project in AFAS. Leg ontbrekende gegevens ter beoordeling voor.
Verwerk na de afgesproken controle
Laat de gegevens aansluiten op urenverantwoording of facturatie. Finance houdt de beoordeling; het proces krijgt de uitkomst terug.
IAM met AFAS · instroom
Van personeelsmutatie naar een complete start.
Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.
Service Automation Suite · Centrale regie
IDU-matrix, formulier & uitzonderingen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.
Laat de matrix de route bepalen
Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.
Uitvoeren, bevestigen en bijwerken
Verbind account- en groepsacties met uitgifte en bevestiging van middelen. Laat waar nodig ondertekening via ValidSign en dossieropslag meelopen. Koppel het resultaat terug aan de activiteiten.
Sluit de keten met HR
Is het account aangemaakt? Schrijf de afgesproken accountgegevens of status terug naar AFAS of de gekozen HR-bron. De TOPdesk-activiteit krijgt dezelfde uitkomst. HR en IT hoeven de bevestiging niet meer los over te nemen of na te vragen.
Bekijk de volledige IDU-keten
IAM · doorstroom
Een andere functie. Een passende nieuwe situatie.
Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.
Service Automation Suite · Centrale regie
IDU-matrix, formulier & uitzonderingen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.
Laat de matrix de route bepalen
Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.
Uitvoeren, bevestigen en bijwerken
Verbind account- en groepsacties met uitgifte en bevestiging van middelen. Laat waar nodig ondertekening via ValidSign en dossieropslag meelopen. Koppel het resultaat terug aan de activiteiten.
Sluit de keten met HR
Koppel bevestigde wijzigingen of intrekkingen terug aan de TOPdesk-activiteiten en, waar afgesproken, de HR-bron. Zo sluiten personeelsregistratie, uitvoering en opvolging weer op elkaar aan.
IAM · uitstroom
Vertrek bekend. Toegang en middelen volgen mee.
Service Automation Suite verbindt IAM met het bredere medewerkerproces. Met een matrix in Service Automation Suite verbind je bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Combineer die afspraken met actuele HR- en TOPdeskgegevens en leg vast wie de matrix onderhoudt. Daaruit volgen de benodigde wijzigingen en acties.
Service Automation Suite · Centrale regie
IDU-matrix, formulier & uitzonderingen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Gebruik de HR-mutatie en de actuele gegevens over persoon, rechten en middelen. Een formulier of beoordeling vult ontbrekende informatie en uitzonderingen aan.
Laat de matrix de route bepalen
Service Automation Suite past functieprofielen, voorwaarden en ingangsdatum toe. Start of actualiseer de TOPdesk-wijziging met de juiste activiteiten voor HR, IT en facilitair.
Intrekken, innemen en afronden
Verbind het intrekken van toegang en groepen met retour van middelen. Werk relaties en registraties bij en houd openstaande activiteiten zichtbaar tot de uitkomst bekend is.
Sluit de keten met HR
Koppel bevestigde wijzigingen of intrekkingen terug aan de TOPdesk-activiteiten en, waar afgesproken, de HR-bron. Zo sluiten personeelsregistratie, uitvoering en opvolging weer op elkaar aan.
IAM & aantoonbaarheid
Van toegangsbesluit naar aantoonbare uitvoering.
Een gesloten ticket vertelt nog niet waarom toegang is verleend of wat werkelijk is uitgevoerd. Verbind het IAM-besluit met de goedkeuring, TOPdesk-activiteiten en de uitkomsten uit de betrokken systemen. Zo ondersteun je auditeerbaarheid en verantwoording binnen onder meer BIO2.
Service Automation Suite · Centrale regie
Toegepaste regels, acties & uitzonderingen
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Verbind de persoon, de reden en de vereiste goedkeuring aan de gevraagde toegang of middelen.
Verbind activiteiten aan echte uitkomsten
Laat systeemacties en handmatige bevestigingen terugkomen in de TOPdesk-wijziging en activiteiten. Een verstuurde opdracht is nog geen geslaagde uitvoering.
Houd afwijkingen opvolgbaar
Maak zichtbaar wat is uitgevoerd, wat afwijkt en wie moet handelen. Dit ondersteunt beheersmaatregelen en controles; naleving vraagt ook passend beleid en beheer.
Tekenen voor middelen
Een middel uitgegeven. De ontvangst bevestigd.
Een medewerker start of krijgt een andere rol. Verbind de HR-mutatie met uitgifte van bijvoorbeeld een laptop of telefoon en laat de ontvangst digitaal bevestigen, bijvoorbeeld via ValidSign. Service Automation Suite brengt medewerker, middel, document en opvolging samen. De inrichting volgt jullie afspraken en de beschikbare interfaces.
Service Automation Suite · Centrale regie
Toewijzing, uitgifte en ondertekening verbinden
Combineer de gegevens met jullie beleid, risicoafwegingen en controles. Vraag informatie of een besluit op waar nodig, bewaak acties en leg de uitkomst vast.
Start bij de medewerker
In- of doorstroom en afgesproken middelen
Bevestiging & dossier
Bijvoorbeeld digitaal tekenen en bewijs bij het middel
Bepaal wat wordt uitgegeven
Gebruik de medewerker en rol uit de gekozen HR-bron. Controleer welk middel is toegewezen, welke goedkeuring nodig is en wie de uitgifte uitvoert. Koppel medewerker en middel aan dezelfde aanvraag of activiteit.
Laat de ontvangst bevestigen
Stel volgens jullie afspraken een ontvangst- of bruikleenverklaring samen met de juiste medewerker- en middelgegevens. Start bijvoorbeeld een tekenverzoek in ValidSign en volg de beschikbare tekenstatus. Een verzonden verzoek betekent nog geen bevestigde ontvangst.
Bewaar het bewijs en volg uitzonderingen op
Leg na bevestigde ondertekening het document of de documentreferentie vast bij het juiste middel en dossier, bijvoorbeeld in TOPdesk. Laat weigering, een verlopen verzoek of ontbrekende gegevens bij een eigenaar terechtkomen. Terugmelding naar HR richt je alleen in waar dat beschikbaar en afgesproken is.
Hoe Service Automation Suite gegevens en uitvoering verbindt
Het werk tussen je applicaties
HR bijgewerkt. De rest ook?
Service Automation Suite verbindt AFAS met je andere applicaties, mensen en afspraken. Zodat gegevens kloppen, het werk doorgaat en je weet wat nog aandacht vraagt.
Een wijziging, aanvraag of signaal
Service Automation Suite
Gegevens, personen, middelen en relaties op één basis.
Vergelijken
Wat is er? Wat hoort er te zijn?
Bepalen wat nodig is
Matrix · beleid · wettelijke eisen
Het vervolg regelen
Controles · taken · goedkeuringen · acties
Uitvoering ↔ terugmelding
Jouw mensen en tools
Microsoft Entra ID
Bijvoorbeeld. Ook met andere teams, leveranciers en applicaties.
Controleren. Informeren. Rapporteren.
Wat is klaar? Wie is aan zet? Welke afwijking vraagt actie?
Begin met één koppeling, lijst of controle. Bouw verder met dezelfde gegevens en afspraken.
Controleer bron en afspraken, test wijzigingen en volg het resultaat. Handmatige taken krijgen een verantwoordelijke en een bevestiging.
Visueel bouwen. Eenvoudig beheren.
Hergebruik bouwstenen, pas je proces aan en test de wijziging. Je beheert het zelf, samen met ons of laat het aan Scope4mation over.
Van product naar proces
Zo gebruik je de koppeling
Instroom, wijziging & vertrek
Laat personeelsmutaties doorwerken in afgesproken accounts, middelen en servicetaken.
Persoonsgegevens actueel
Synchroniseer afgesproken persoons- en organisatievelden met de betrokken applicaties.
Uitgifte & retour
Verbind personeelswijzigingen met middelenuitgifte en bevestigde inname.
Verbind het werk tussen je applicaties
Waarmee wil je AFAS verbinden?
Kies de rol in jouw proces. Hieronder vind je applicaties uit de scenario’s en aanvullende richtingen om samen te verkennen. We bepalen de gegevens, acties en beschikbare aansluiting per combinatie.
Verbind AFAS met je andere applicaties. Automatiseer het werk ertussen en houd zelf de regie.
Proces & regie
Minder handwerk
Verbind AFAS met HR, IT en leveranciers. Laat gegevens en acties automatisch doorstromen.
Grip op de uitvoering
Leg afspraken vast, volg afwijkingen op en controleer het resultaat.
Gericht gegevens delen
Bepaal welke gegevens je deelt, met wie en onder welke voorwaarden.
Autonomie & keuzevrijheid
Jouw applicaties, één proces
Combineer AFAS met de applicaties die bij jullie passen.
Korte lijnen met de makers
Werk rechtstreeks met Scope4mation: Nederlandse technologie, proceskennis en ondersteuning bij elkaar.
Ruimte om te veranderen
Hergebruik je inrichting en houd proceskennis overdraagbaar als systemen of afspraken veranderen.
Samen bouwen & beheren
Klein beginnen, verder bouwen
Start met één toepassing en hergebruik de bouwstenen voor de volgende.
Samen naar de praktijk
Wij helpen met inrichting, uitzonderingen en overdracht. Jullie praktijk is het vertrekpunt.
Beheer op jouw manier
Zelf beheren, samen beheren of aan ons overlaten. Met heldere afspraken vooraf.
Onder de motorkap
Deze koppeling, stap voor stap.
Zo richten we dit voorbeeld in
AFAS-mutaties doorgeven aan ICT
Verbinden en ophalen
Lees personeels- en dienstverbandgegevens met een GetConnector die is opgenomen in jullie AFAS App connector. Gebruik de daarvoor ingerichte autorisatie.
De juiste registratie vinden
Koppel personeelsnummer en dienstverband aan de bekende accounts. Gebruik ingangsdatums om een toekomstige wijziging op het juiste moment te verwerken.
De afgesproken actie uitvoeren
Vertaal afdeling en functie met jullie rollenmatrix naar toegangsacties, middelen en TOPdesk-taken. Houd meerdere dienstverbanden bij dezelfde persoon uit elkaar.
De uitkomst controleren
Controleer per taak of account of middel werkelijk is geregeld. Terugschrijven naar Profit richt je alleen in via de daarvoor toegestane UpdateConnector.
Gebruik dezelfde gegevens en afspraken in je volgende proces.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Ondertekening geweigerd. Geen doodlopend proces.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Samenbrengen
Koppel aanvraag, ondertekenverzoek en document aan elkaar. Lees de beschikbare status en gebruik de afgesproken voorwaarden voor het vervolg.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Getekend: verwerk document en bevestig de activiteit. Geweigerd: leg de reden bij de verantwoordelijke. Tijdelijk technisch probleem: alleen volgens de ingerichte foutregel opnieuw proberen.
Wat het oplevert
De juiste opvolging per uitkomst, zonder een verzonden tekenverzoek als afgeronde taak te tellen.
Tijdelijke toegang, ook het einde geregeld.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Samenbrengen
Verbind identiteit, goedkeuring, einddatum en de beschikbare toegangsactie. Gebruik dezelfde gegevens voor de geplande vervolgcontrole.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Intrekking bevestigd: leg het resultaat vast. Verlenging gevraagd: vraag een nieuw besluit. Niet ingetrokken: meld de uitzondering bij de bevoegde groep; sluit niet stilzwijgend af.
Wat het oplevert
Minder vergeten uitzonderingen en een controleerbare relatie tussen besluit en werkelijke toegang.
Een andere naam, niet meteen een nieuwe relatie.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Samenbrengen
Bewaar bevestigde identificaties en bronafspraken in een gedeelde tabel. Hergebruik die relatie voor aanvragen, meldingen en andere integraties.
Uitkomst bepaalt het vervolg
Bekende sleutel: gebruik de relatie. Meerdere kandidaten of ontbrekende identificatie: vraag beoordeling. Na bevestiging kan de vastgelegde relatie opnieuw worden gebruikt.
Wat het oplevert
Een consistente gegevensbasis die je als team beheert, in plaats van per koppeling opnieuw uitzoekt.
Jouw proces past niet in een standaardactie?
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Wil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
Van product naar proces
AFAS in jouw proces
Schuif aan. Of bel even in.
Koffie, thee of gewoon online: vertel ons waar je mee bezig bent.
We denken mee over de koppelingen, automatisering en regie die jouw proces verder helpen. Ook als jouw toepassing nog niet in het overzicht staat.
