IAM & medewerkerprocessen · Service Automation Suite
HR heeft de wijziging verwerkt. Maar toegang, laptop en servicetaken volgen niet vanzelf. Service Automation Suite verbindt je bestaande systemen, zodat niet ieder team opnieuw hoeft te beginnen.
Herkenbaar?
De startdatum is bekend, maar het account en de laptop zijn nog niet geregeld.
Service Automation Suite vertaalt de HR-mutatie naar bijvoorbeeld een account in Microsoft Entra en uitgiftetaken in TOPdesk, volgens jullie matrix.
HR en IT zien wat klaar is en welke taak nog aandacht vraagt.
Nieuwe rechten komen erbij. De oude blijven ongemerkt bestaan.
Service Automation Suite vergelijkt de nieuwe functie met bestaande toewijzingen en laat bijvoorbeeld Entra-groepen toevoegen of intrekken. Een afwijking volgt jullie goedkeuringsroute.
Ook wat niet meer nodig is, wordt onderdeel van de wijziging.
Het account is dicht. Maar wie volgt de telefoon, laptop en open taken op?
Service Automation Suite verbindt de einddatum met toegangsacties en retourtaken, bijvoorbeeld in Microsoft Entra en TOPdesk. Bevestigingen worden teruggeschreven.
Je ziet wat echt is afgerond en kunt besluiten en uitvoering terugvinden.
De verbinding tussen je tools
In Service Automation Suite verbind je met een matrix bijvoorbeeld functies aan rechten, middelen en taken. Service Automation Suite combineert die afspraken met actuele gegevens uit bijvoorbeeld AFAS of Youforce en vergelijkt ze met bestaande toewijzingen. Samen spreek je af wie de matrix bijhoudt en hoe wijzigingen worden gecontroleerd.
Geen oplossing die alleen de bouwer begrijpt. Samen leggen we gegevensrelaties, vertalingen en afspraken vast, bruikbaar voor volgende processen. We spreken af wie test en onderhoudt, zodat een collega het werk kan overnemen.
Je proces bepaalt
Andere tooling? We bekijken de mogelijkheden, API's en rechten in jouw omgeving. Je bestaande systemen blijven de plek waar je werkt.
Van plan naar uitvoering
De koppeling is één deel. De afspraken eromheen maken het werkbaar.
Een mutatie vertelt nog niet wie welke toegang, middelen en goedkeuring nodig heeft. Samen leggen we dat vast met een matrix, bronafspraken en een eigenaar voor uitzonderingen. Service Automation Suite verbindt die keuzes met acties en terugmelding.
Ja, met een afgebakende medewerkerroute en de IAM-voorzieningen die je al hebt. We toetsen welke gegevens en rechten nodig zijn en nemen ook controle op intrekking en retour mee.
Mesdag
Mesdag gebruikt Service Automation Suite/Qixium als IAM-orchestratieplatform om beleid, toewijzingen, uitzonderingen en fulfillment aantoonbaar bij elkaar te brengen.
Bekijk het klantverhaalBeleid, toewijzingen en uitzonderingen bij elkaar.
Cosis
Cosis gebruikt Service Automation Suite als centrale regielaag voor instroom, doorstroom en uitstroom tussen HR, IT en ondersteunende diensten.
Bekijk het klantverhaalHR, IT en ondersteunende diensten in dezelfde keten.
NVM
NVM bracht HR en ICT samen in één gestandaardiseerd medewerkerproces waarin rechten, mailboxen, laptops en toegangen vanuit personeelsmutaties worden aangestuurd.
Bekijk het klantverhaalRechten, middelen en toegang vanuit personeelsmutaties.
Begin met wat nu vastloopt
Bij de eerste werkdag, een functiewijziging of de laatste laptop die nog terug moet? Neem één situatie mee; samen bepalen we welke stap je als eerste kunt verbinden.
Van vraag naar uitvoering
HR heeft een nieuwe medewerker geregistreerd. IT en facilitair hebben dezelfde gegevens nodig voor toegang, werkplek en middelen. Zonder verbonden proces moeten teams die informatie opnieuw invoeren en elkaars voortgang navragen.
Met Service Automation Suite verbind je je bestaande HR-, identity- en servicesystemen. Service Automation Suite leest bijvoorbeeld de startdatum en functie uit HR en past de door jullie ingerichte matrix toe. Daaruit volgen bijvoorbeeld een accountactie in Microsoft Entra en uitgiftetaken in TOPdesk. Benodigde goedkeuringen, ontvangstbevestiging en eventuele ondertekening verbind je aan dezelfde aanvraag.
Dezelfde gegevens sturen de verschillende teams aan. Service Automation Suite verwerkt de bevestigde resultaten en schrijft de afgesproken uitkomst terug. Zo hoef je de start niet in ieder systeem apart te organiseren en blijft zichtbaar welke taak nog openstaat.
De functie is bekend, maar iemand moet nog bepalen welke accounts en groepen daarbij horen en waar goedkeuring nodig is. Losse aanvragen maken dezelfde afweging telkens opnieuw nodig.
Je koppelt in Service Automation Suite de functie en afdeling aan een beheerd profiel. Service Automation Suite vergelijkt de gewenste toegang met de bestaande registratie en voert de goedgekeurde acties uit, bijvoorbeeld accounts aanmaken en groepslidmaatschappen wijzigen in Microsoft Entra. Rechten, beschikbare API-acties en controles richten we per omgeving in.
Je gebruikt dezelfde afspraken voor iedere medewerker met dat profiel. De terugmelding maakt duidelijk welke toegang is verwerkt en welke actie nog moet worden beoordeeld, zonder iedere toewijzing handmatig na te lopen.
Een account sluiten is niet genoeg bij vertrek. Groepsrechten, toegewezen middelen en openstaande werkzaamheden moeten ook worden afgehandeld.
Service Automation Suite leest bijvoorbeeld de einddatum uit HR en haalt de gekoppelde accounts en middelen erbij. Met de ingerichte route laat je toegang blokkeren of intrekken, start je retourtaken in bijvoorbeeld je servicetool en verwerk je de bevestiging van ontvangst. Een ontbrekend middel of mislukte actie krijgt de afgesproken opvolging.
Toegang en retour worden vanuit dezelfde medewerkergegevens afgehandeld. Je ziet wat daadwerkelijk is bevestigd en wat nog openstaat; een afgesloten account betekent niet automatisch dat de hele uitdienstmelding klaar is.
De personeelsregistratie en de werkelijke toegang kunnen uiteenlopen. Alleen nieuwe rechten toevoegen ruimt oude toewijzingen niet op.
Je verbindt in Service Automation Suite de actuele brongegevens, matrix en bestaande accounts. Service Automation Suite berekent de afgesproken verschillen en zet ze om naar toevoegingen, wijzigingen of intrekkingen, bijvoorbeeld via Microsoft Entra. Voor afwijkingen richt je een controle of goedkeuringsroute in.
Je werkt gericht bij in plaats van telkens opnieuw alles toe te wijzen. De verwerkte antwoorden laten zien wat is gelukt en welke verschillen nog opvolging nodig hebben.
Een ontbrekende manager of afwijkende aanvraag past niet in de standaardroute. Teams moeten weten wie iets moet aanvullen voordat toegang kan worden toegekend.
In Service Automation Suite leg je de vereiste gegevens en goedkeuring vast. Ontbreekt bijvoorbeeld de goedkeurder, dan laat je de betreffende stap wachten en stuur je een vraag of taak naar de ingerichte behandelaar, bijvoorbeeld via TOPdesk. Na aanvulling controleert de route opnieuw of uitvoering is toegestaan.
De aanvraag heeft een concrete vervolgstap in plaats van een onduidelijke foutmelding. Je voorkomt dat een vereiste goedkeuring wordt overgeslagen en kunt de beoordeling bij de uitgevoerde actie terugvinden.
HR legt de wijziging vast in Youforce. Toegang, taken en middelen moeten daarop aansluiten.
Service Automation Suite koppelt de personeelsmutatie aan profielen en afspraken. De afgesproken acties gaan bijvoorbeeld naar TOPdesk en Microsoft Entra; goedkeuringen en uitzonderingen blijven onderdeel van de route.
Controleer de terugmelding en houd zichtbaar wat is afgerond en wat opvolging vraagt. Beschikbare rechten en systeemfuncties bepalen de concrete inrichting.
HR legt de wijziging vast in AFAS. Toegang, taken en middelen moeten daarop aansluiten.
Service Automation Suite koppelt de personeelsmutatie aan profielen en afspraken. De afgesproken acties gaan bijvoorbeeld naar TOPdesk en Microsoft Entra; goedkeuringen en uitzonderingen blijven onderdeel van de route.
Controleer de terugmelding en houd zichtbaar wat is afgerond en wat opvolging vraagt. Beschikbare rechten en systeemfuncties bepalen de concrete inrichting.
Een start, functiewijziging of vertrek vraagt acties bij meerdere teams.
HR levert de mutatie. Profielen en afspraken bepalen de accounts, rechten, middelen en servicetaken. Service Automation Suite verbindt de uitvoering en terugmelding.
Houd zichtbaar wat is afgerond en welke uitzondering nog opvolging vraagt.
Je proces bepaalt. De tooling kan verschillen. We stemmen de koppelingen af op de mogelijkheden en rechten in je omgeving.
Bekijk alle integratievoorbeeldenEén basis. Meer mogelijk.
Je richt de gegevensuitwisseling, matrix en vervolgacties in één omgeving in. Service Automation Suite vervangt je HR-, identity- of servicetool niet: je verbindt wat die systemen weten en kunnen, en vult het ontbrekende werk ertussen aan. Bijvoorbeeld zo:
Service Automation Suite verbindt bijvoorbeeld een personeelsnummer uit HR met het account-ID en de persoon in je servicetool. Je beheert die koppeling centraal en gebruikt hem opnieuw voor toegang, middelen en terugmelding. Zo hoeft iedere nieuwe integratie niet opnieuw op namen te matchen.
Je legt bijvoorbeeld in Service Automation Suite vast dat een functie bepaalde groepen en een laptop nodig heeft. Service Automation Suite vertaalt het profiel naar accountacties en uitgiftetaken. Een wijziging in de afspraken beheer je op dezelfde plek, in plaats van in afzonderlijke koppelingen.
Ontbreekt bijvoorbeeld de vereiste goedkeurder? Je richt in Service Automation Suite in dat de betreffende stap wacht en een vraag of taak naar HR gaat, bijvoorbeeld via je servicetool. Na aanvulling controleert Service Automation Suite opnieuw of de stap verder mag. Zo blijft de aanvraag in behandeling zonder de vereiste goedkeuring over te slaan.
Service Automation Suite vergelijkt de bestaande toewijzingen met het nieuwe profiel. Laat bijvoorbeeld groepsrechten in Microsoft Entra toevoegen of intrekken, met een goedkeuringsstap waar nodig. Zo neem je niet alleen nieuwe rechten mee, maar handel je ook toegang af die niet meer past.
Gebruik de vertrekdatum bijvoorbeeld om via Service Automation Suite toegang te laten intrekken en retourtaken voor toegewezen middelen te starten. Verwerk een ontvangstbevestiging in de registratie en laat ontbrekende middelen opvolgen. Een afgesloten account verbergt zo geen laptop die nog moet worden ingeleverd.
Service Automation Suite verwerkt de antwoorden van aangesloten systemen en de bevestigingen van medewerkers. Je koppelt het resultaat bijvoorbeeld aan de oorspronkelijke activiteit in TOPdesk en schrijft de afgesproken gegevens terug naar HR. Zo kun je voor een audit aanvraag, goedkeuring en uitvoering terugvinden; een verzonden opdracht is nog geen afgeronde actie.
Relaties, vertalingen en procesafspraken hebben een herkenbare plek in dezelfde omgeving. Collega’s kunnen de inrichting en verwerking volgen zonder eerst de persoonlijke werkwijze van de oorspronkelijke bouwer te reconstrueren.
Ook na ingebruikname groeit je proces door. Een extra veld, andere eigenaar, nieuwe uitzondering of kleine proceswijziging pak je vanuit dezelfde basis op: aanpassen, de gevolgen nalopen, testen en de verwerking volgen. Spreek af wie beheert, wie beoordeelt en wanneer onze ondersteuning nodig is.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Een aanvraag wacht op een handtekening via ValidSign. Weigering, verlopen en een technische fout vragen elk een andere afhandeling.
Extra toegang is goedgekeurd voor een bepaalde periode. Een los vinkje onthoudt niet vanzelf waarom, voor wie en tot wanneer.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
