De uitdaging
Leidinggevenden moesten bij iedere instroomaanvraag zelf bepalen welke rechten en middelen nodig waren. Ontbrekende informatie leidde tot correcties en extra vragen van ICT. CAOP wilde één uniforme werkwijze, zodat nieuwe medewerkers goed kunnen starten.
De aanpak
Samen met Scope4mation richtte CAOP een centrale matrix in met rechten, middelen en activiteiten per afdeling en functieprofiel. Na registratie in AFAS ontvangt de leidinggevende een vooraf ingevuld formulier om te controleren en aan te vullen.
CAOP noemt de samenwerking prettig, duidelijk en constructief. Scope4mation dacht actief mee over een inrichting die past bij de eigen processen en TOPdesk-omgeving. De combinatie van de matrix, het formulier en de automatische verwerking naar TOPdesk maakt volgens CAOP het verschil.
AFAS levert de instroom. Service Automation Suite gebruikt de centrale matrix voor de basisselectie en maakt na controle door de leidinggevende een wijziging met activiteiten in TOPdesk aan. Accounts en rechten worden nog handmatig ingericht.
Het resultaat
Volgens de schatting van CAOP daalt de gezamenlijke behandeltijd van leidinggevende en servicedesk van 70 naar 30 minuten per aanvraag. Bij 30–70 IDU-aanvragen per jaar is dat ongeveer 20–47 uur tijdwinst.
ICT ontvangt completere aanvragen en de verantwoordelijkheden zijn duidelijker. De centrale matrix blijft onderhoud vragen, in afstemming met HRM.
“Een flexibele en betrokken partner die complexe processen overzichtelijk maakt en slim met TOPdesk verbindt.”
Het volledige klantverhaal
Lees de oorspronkelijke case van Stichting CAOP.
