Gegevens & administratie · Service Automation Suite
Dezelfde gegevens opnieuw invoeren, verschillen uitzoeken en fouten herstellen. Service Automation Suite verbindt je registraties en controles, zodat een wijziging niet overal opnieuw werk wordt.
Herkenbaar?
Een afdeling of contactgegeven is gewijzigd, maar niet in iedere tool.
Service Automation Suite leest bijvoorbeeld AFAS of Youforce uit, herkent dezelfde persoon en werkt afgesproken gegevens bij in bijvoorbeeld TOPdesk.
Minder overtypen en minder verschillende versies van dezelfde registratie.
Uren zijn geboekt, maar finance krijgt ze via losse exports.
Service Automation Suite verbindt bijvoorbeeld service-uren met AFAS, met jullie klantcodes, controles en verwerkingsafspraken.
Je ziet wat is verwerkt en welke boeking nog moet worden gecorrigeerd.
Iedere koppeling zoekt opnieuw uit welke klant of eigenaar wordt bedoeld.
Een klant kan in Dynamics 365 en je servicetool een ander nummer hebben. Service Automation Suite houdt de relatie tussen die registraties centraal bij. Volgende koppelingen gebruiken dezelfde herkenning en bronafspraken.
Je bouwt verder op dezelfde afspraken in plaats van nieuwe losse lijstjes.
De verbinding tussen je tools
Bepaal welke bron per gegeven leidend is. Verbind bijvoorbeeld klantgegevens uit Dynamics 365 Sales, administratie uit Business Central en servicegegevens uit je servicetool. Service Automation Suite herkent dezelfde relaties, controleert verschillen en werkt de afgesproken gegevens bij.
Geen oplossing die alleen de bouwer begrijpt. Samen leggen we gegevensrelaties, vertalingen en afspraken vast, bruikbaar voor volgende processen. We spreken af wie test en onderhoudt, zodat een collega het werk kan overnemen.
Je proces bepaalt
Andere tooling? We bekijken de mogelijkheden, API's en rechten in jouw omgeving. Je bestaande systemen blijven de plek waar je werkt.
Van plan naar uitvoering
De koppeling is één deel. De afspraken eromheen maken het werkbaar.
Omdat niet altijd duidelijk is welke bron leidend is en hoe dezelfde persoon of klant wordt herkend. Wij leggen die relaties en bronafspraken samen vast en gebruiken ze opnieuw. Afwijkingen worden gecontroleerd in plaats van stil overschreven.
Nee. We beginnen met de bestaande systemen en beschikbare interfaces. Bepaal per gegeven waar het wordt beheerd en waar het nodig is. Service Automation Suite verzorgt de ingerichte verwerking en terugmelding; je bron blijft zijn eigen rol houden.
GGz Centraal
GGz Centraal verving een bewezen geautomatiseerd IDU-proces zonder terug te vallen in kwaliteit of betrouwbaarheid.
Bekijk het klantverhaalEen bestaand medewerkerproces behouden bij vervanging.
Interstellar
Interstellar gebruikt Service Automation Suite als proceslaag tussen TOPdesk-tijdregistratie en financiële verwerking in een groeiende MSP-organisatie.
Bekijk het klantverhaalTijdregistratie en financiële verwerking op elkaar aangesloten.
Begin met wat nu vastloopt
Neem een lijst, bron of terugkerende correctie mee. We brengen in kaart wat leidend is en welke verwerking je als eerste kunt verbinden.
Van vraag naar uitvoering
Point-to-point koppelingen worden kwetsbaar en moeilijk te beheren zodra volumes en uitzonderingen groeien.
Dataflow Composer structureert bronnen, transformaties en output; API Composer verzorgt systeeminteractie.
Herbruikbare datastromen met beter beheer en minder maatwerk.
Medewerkersgegevens worden vaak op meerdere plekken bijgehouden en lopen daardoor uit elkaar.
Service Automation Suite gebruikt AFAS of Youforce als bron en synchroniseert relevante medewerkergegevens gecontroleerd naar TOPdesk.
Minder dubbele administratie en actuelere medewerkergegevens voor serviceprocessen.
Uren zijn vaak wel geregistreerd, maar validatie, bundeling, uitzonderingen en doorbelasting vragen nog handmatige controle. Daardoor ontstaan correcties, vertraging en afhankelijkheid van individuele kennis.
Service Automation Suite haalt relevante tijdregistraties op, verrijkt en controleert ze, past afgesproken regels toe en zet alleen complete en geldige data door naar het financiële proces. Uitzonderingen blijven zichtbaar voor gerichte opvolging.
Minder administratief werk, minder herstelcorrecties, sneller factureren en een herhaalbare route van serviceregistratie naar financiële verwerking.
Van geleverde dienst, asset of licentie naar controleerbare facturatie over meerdere klanten.
MSP-facturatie raakt tijd, assets, licenties, contracten en uitzonderingen; handmatige reconciliatie schaalt slecht.
Eén herbruikbaar procesmodel over klantomgevingen, met logging, approvals en audittrail.
Je proces is niet je applicatie: behoud beleid, proceslogica en regie terwijl de technologische onderlaag verandert.
Wanneer businesslogica in scripts of één applicatie zit, wordt iedere migratie een procesherbouw.
Technologie verandert. Processen en regie blijven.
Van werkelijk gebruik naar controleerbare facturatie.
Verbruik, contractafspraken en facturatie leven vaak in verschillende systemen waardoor reconciliatie handmatig blijft.
Usage-bronnen en financiële systemen blijven vervangbaar; Service Automation Suite bewaakt de keten en uitzonderingen.
Je proces bepaalt. De tooling kan verschillen. We stemmen de koppelingen af op de mogelijkheden en rechten in je omgeving.
Bekijk alle integratievoorbeeldenEén basis. Meer mogelijk.
Je gegevenslaag maakt verschillende systemen bruikbaar voor hetzelfde proces. Je bewaart de betekenis en relaties, niet alleen een kopie van een veld.
Bepaal waar personen, bedrijven, middelen en eigenaarschap worden beheerd. Niet elk veld hoeft uit dezelfde applicatie te komen.
Houd identificaties uit verschillende tools in centrale tabellen bij. Gebruik vastgelegde relaties opnieuw, in plaats van voor elke koppeling opnieuw op namen te matchen.
Vertaal de afgesproken velden en keuzewaarden naar de ontvangende applicatie. Dezelfde vertaaltabel kan meerdere integraties ondersteunen.
Controleer volledigheid, dubbelen en conflicten. Onzekere koppelingen of ontbrekende gegevens krijgen gerichte opvolging.
Leg vast wat is bijgewerkt en wat niet lukte. Herstel de oorzaak en verwerk gericht opnieuw, zonder de hele administratie met de hand te reconstrueren.
Relaties, vertalingen en procesafspraken hebben een herkenbare plek in dezelfde omgeving. Collega’s kunnen de inrichting en verwerking volgen zonder eerst de persoonlijke werkwijze van de oorspronkelijke bouwer te reconstrueren.
Ook na ingebruikname groeit je proces door. Een extra veld, andere eigenaar, nieuwe uitzondering of kleine proceswijziging pak je vanuit dezelfde basis op: aanpassen, de gevolgen nalopen, testen en de verwerking volgen. Spreek af wie beheert, wie beoordeelt en wanneer onze ondersteuning nodig is.
Begin met één toepassing. Verbind bijvoorbeeld klant-, medewerker- en middelengegevens en leg vast welke bron leidend is. Gebruik diezelfde relaties, een matrix waar nodig en de ingerichte acties opnieuw in een volgend proces. Spreek af wie de gegevens en afspraken bijhoudt. Zo breid je uit zonder dezelfde informatie telkens opnieuw te koppelen en te onderhouden.
Persoon of organisatie heet anders in de bron dan bij een klant of leverancier. Opnieuw matchen op tekst kan verkeerde of dubbele relaties opleveren.
Inkoop, een leverancier en de technische inventaris vertellen elk een deel van het verhaal. Een geleverd middel staat niet vanzelf op de juiste eigenaar.
Een bronaanroep kan slagen terwijl gegevens ontbreken, anders zijn gecodeerd of nog niet volledig zijn opgehaald.
Configureer de ontbrekende API-aanroep, invoer en uitvoer in API Composer. Gebruik het antwoord in de volgende stap; combineer dit met gegevenstabellen, formulieren en automatiseringen. Je bouwt verder binnen hetzelfde product en kunt de ingerichte bouwstenen opnieuw gebruiken.
Werk via Service Automation Suite bijvoorbeeld een melding in TOPdesk bij met de via de API beschikbare velden, zoals categorie, prioriteit, status en behandelaarsgroep. Gebruik je een andere applicatie, dan richt je de aanroep en veldvertaling daarvoor in. De uitkomst bepaalt de volgende actie: bevestigen, informatie aanvullen of laten beoordelen, niet alleen controleren of de aanroep technisch aankwam.
Zelf bouwen: bekijk de technische aanpakWil je juist gegevens beschikbaar stellen of laten aanleveren? Met Endpoint Composer ontsluit je een ingericht Service Automation Suite-dataobject met gekozen methoden en toegangsprofielen. De vervolgstappen organiseer je met de andere bouwstenen.
